FB-42B-002记录控制程序(B).doc

标 题 记录控制程序 编 号 FB-42B-002 版本 A 管理归口 文控中心 制订日期 2012-6-25 页次 1/7 1.目的： 为证明产品、过程符合要求及管理体系有效运行，以及为采取纠正预防措施和持续改进管理体系提供资讯。 2.范围：体系运行中所产生之相关记录 3.权责：3.1行政部文控中心： 归口管理本程序，负责监督各部门按照本程序进行/审查。 3.2各相关部门： 各职能部门按规定对所进行的品质管制活动状况进行记录，对所记录的内容真实性负责，并遵照本程序执行记录之保管。 4.作业内容： 4.1记录的编号： 4.1.1当记录涉及跨部门之活动 部门代号：指发行部门代号，各部门下属单位发行记录时均须使用其部门代号，表示方法为： B-采购部，E-工程部，F-财务部， G-总经理，M-行政部， MR-管理者代表，PM-物控部，P-生产部，Q-品质部， S-业务部。 名称缩写：指记录名称之中文缩写，取二个词的字首（各部门所需发行的表格的名称缩写须于文控中心备案后方可使用）； 年 份 号：采用西元年最后两位阿拉伯数字； 流 水 号：记录发行单位依据阿拉伯数字进行统一编流水号。 修订记录：日期/版本 批 准 确 认 审 核 拟 定  标 题 记录控制程序 编 号 FB-42B-002 版本 A 管理归口 文控中心 制订日期 2012-6-25 页次 2/7 4.1.2 当记录仅涉及本部门时，由各部门本着方便使用和查找之原则自行编制发行编号。 4.1.3 各部门应确保本部门形成之记录之发行编号必须保持连续性。 4.2表格的填写要求： 4.2.1 以表格的填写设计要求正确填写，字体要清楚，易于识别，且内容完整，若无内容可填写的栏目，需用斜线划掉；记录的填 4.2.2 所有记录如设计有记录人一栏必须有记录人的署名，如文件规定尚需有审核批准手续的均需签署后方可生效，如拟（制）定、审核、批准/确认栏，其中有两栏是同一个人签署时，则“审核”栏可省略，并画一斜线表示。 4.2.3 记录的填写、审核、批准可以是签名或签章的方式，如是其职务代理人代签，则应备注“代”字；除记录者本人外不得以电脑输入代替签名，电子文档除外。 4.3记录的保存： 4.3.1 公司各类记录正本之保存期根据不同情况分为以下9类(详见附件)： 记录产生当年，再加上1个日历年(一个日历年1月1日至12月31日)； 记录保存3年； 动态管理； 文件作废/设备、仪器报废/供应商资格取消等活动后半年； 记录保存3个月； 记录保存6个月； 人员离职后2年； 当其他文件或顾客有特殊要求时，按其要求期限保存； 记录保存7年。 4.3.2 各类的记录保存部门，原则上为公司各类的记录正本之产生部门，使用相关记录副本的部门，依据具体情况自行决定保存期限，各部门应指派责任人集中管理，保存时要采取适当防护措施确保保存期内质量记录不受损坏。 4.3.3 各类品质记录应分类归档并标示，必要时建立目录、索引以方便取阅，在保存期限内若欲装箱储存，则应于箱外标示名称及起迄日期； 4.3.4逾保存期限之品质记录，经保存部门评审后，由保存部门自行销毁。若因特殊情况需要继续保留者，可另置保管。 4.4记录的借阅： 对于本公司各单位之间的记录借（调）阅应经各单位之负责人批准；对于外部单位（如供应商或客户）需借阅时，则必须由总经理批准。（内、外部审核除外） 4.5外来(指客户、供应商等)记录之保存、借阅及销毁参照上5.参考或引用文件： 5.1文件控制程序； 标 题 记录控制程序 编 号 FB-42B-002 版本 A 管理归口 文控中心 制订日期 2012-6-25 页次 3/7 6.附件： 6.1 质量记录保存期限一览表： 序号 记录名称 表单编号 保存期限 序号 记录名称 表单编号 保存期限 1 外来文件登记表 FB-42D-001 A B 17 临时培训申请表 FB-62D-004 A E 2 文件签阅表 FB-42D-002 A A 18 年度培训计划 FB-62D-005 A A 3 文件申请表 FB-42D-003 A A 19 年度培训需求表 FB-62D-006 A E 4 文件收发记录表 FB-42D-004 A A 20 培训不合格人员统计表 FB-62D-007 A A 5 物料编码申请单 FB-42D-005 A I 21 培训签到表 FB-62D-008 A A 6 文件编号一览表 FB-42D-006 A I 22 培训缺席申请条 FB-62D-009 A A 7 样品收发记录表 FB-42D-007 A A 23 学员意见调查表 FB-62D-010 A A