QP44-003资讯沟通管理程序.doc

檔案名稱：資訊溝通管理程序 編號 : QP44003 版次 :1.0 頁次 : 1 1.0.目的： 規範內、外部環境管理溝通之程序，使環境問題的預防、溝通、解決能獲致及時有效處理。 2.0.範圍： 2.1.適用於企業內、外部環境管理系統議題。 2.2.屬於客戶對産品的要求或抱怨，依照ISO9000質量管理系統程序實施。 2.3.與運作管制相關之溝通。 3.0.責任： 3.1.管理課：負責執行環境管理溝通及改善的管制，並負責環境管理系統一般事務之對內、外溝通（環境、教育、倡導）。 3.2.管理代表：負責協調執行環境管理溝通及改善業務，並負責重大事項之對外溝通。 3.3.其他部門：對內、外專責産品及運作管制事務之溝通。 4.0.作業說明 4.1.一般事務 4.1.1.內部溝通 .建議提報：員工對於環境安全衛生管理之異常或改善建議，可透過公司內部各項正式會議或自行向溝通單位提報。（提案改善單） .建議管道：電話、會議記錄、電子郵件、提案改善單。 .提報流程：提報人利用溝通管道提出建議，運用各項建議管道送達至行政課登錄整理後，交給權責單位研究處理，將處理的結果交由管理課復核，再轉覆提報人結案。（提案改善單） .檔案整理：所有建議案件處理，應留下記錄及公佈，于環境安全衛生管理委員會開會時提出，做爲環境安全衛生政策制定與改善的參考，並開放提供查詢調閱。 .政策宣達：各部門環境管理人員，管理課負責以企業內部電子郵件及公告做爲環境政策等、訊息宣達的工具，並定期公佈處理環境問題結果。 .宣達管理：爲求宣達內容簡明易懂、辭彙一致，負責宣達者應使用統一且經定義過之專有名詞，並避免使用艱澀字眼。 .教育訓練：針對企業內部人員在環境安全衛生管理系統的教育訓練，則參照＜教育訓練管理程序＞實施。 4.1.2.外部溝通 .外部提報人：系指鄰居、社會機構、政府機關、環保團體、廠商客戶、其他人員..等等。 .溝通管道：利用電話、公文、電子郵件、信函、當面陳述或其他合法管道。 .提報流程：提報人提出建議，運用溝通管道，送達至環安衛單位登錄整理後，交給權責單位研究處理，將處理的結果交由環安衛單位復核，再轉覆提報人結案。處理期間應與提報人保持聯繫，以使提報人掌握確切進度。（環境異常處理單） 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 文件名稱：資訊溝通管理程序 編號 : QP44003 版次 :1.0 頁次 : 2 .特殊处理：倘外部提报人所提之环境议案，因特殊性质使环安卫单位无法径行或随时答复时，得指定最终处理之部门专案处理，但管理课仍须掌握进度，予以适切之指导。 .档案整理：所有建议案件处理，应留下记录及公布，于环境安全卫生管理委员会开会时提出，做为环境政策制定与改善的参考，并开放提供查询调阅。 .政策宣达：管理课为统一窗口，负责以大众媒体、计算机因特网及营运报告书做为环境政策、讯息宣达的工具，并定期公布处理环境安全卫生问题结果。 .宣达管理：为求宣达内容简明易懂、词汇一致，负责宣达者应使用统一且经定义过之专有名词，并避免使用艰涩字眼。 4.2.重大事项 4.2.1.凡属公司业务机密且未经授权予对外沟通人员者，一律经由管理课提报给管理代表研拟回复，管理课掌握进度。 4.2.2.此重大事项含 .重要环境因素资料及其处理方式（含运作管制、目标管理计划）。 .政府法规相关之监控测试资料。 .产品设计、规格相关信息 4.3.其它不列管之沟通 4.3.1.客户事项（参考质量体系之合约审查、产品开发、客户服务说明） .产品之要求由业务传达相关部门。 .抱怨事项由业务/服务人员依客户服务作业程序处理。 4.3.2.运作管制事项，原则上由运作管制执行部门负责对外沟通，并留下记录。 .分包商影响源由采购人员传达要求给供货商分包商 .厂内施工由申请施工单位依厂内施工作业管制要求登录及向厂商倡导。 .厨房环境、废弃物处理由管理课向厂商说明。 .以上各项并视需要由管理课向邻居沟通。 6.0 附录窗体 6.1. 提案改善 6.2. 环境异常处理单 7.0 参考文件 7.1. 教育训练管理程序 QP06001 8.0 备注 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 文件名称：資訊沟通管理程序 编号 : QP44003 版次 :1.0 页次 : 3 8.1 重大事项之对外沟通内容见下表： 环境对像 对像窗口 沟通内容 记录 客户 业务 客诉 8D报告 供方 采购 化学品类事宜 公告函 食堂承包商 管理课 环保、卫生事宜 沟通单 施工 管理课 施工须知 施工须知 服务商 采购 环保事项 协议 临近社区 管理课 投诉、抱怨 环境异常处理单 其它相关方 管理课 环境绩效 公告 更多免费资料下载请进： 好好学习社区