01公司合同管理制度.doc

河南至尚装饰工程有限公司文件 至尚装饰【2015】01号 至尚装饰合同管理规定 为加强企业法制建设，实现合同的科学规范管理，减少合同纠纷，降低经营风险，保障企业合法权益，依据《中华人民共和国合同法》结合我公司实际，特制定本规定。 一、签订的合同包括 (一)设计、工程施工合同； (二)物业管理、网络通讯、职工培训、物品采购、财务相关等合同； (三)公司授权的其它合同。 二、职能划分 （一）人事行政部 人事行政部是公司合同的主管部门。主要负责： 1、负责合同印章的管理，建立合同登记和合同台账，监督、审查各单位合同的签订和执行情况，组织合同执行情况的评估； 2、负责监督设计部设计、工程施工合同的签订与管理工作； 3、负责物业管理、网络通讯、职工培训、物品购买等合同的签订及管理工作； 4、负责总经理授权的其它合同的签订与管理。 （二）设计部 1、负责设计、工程施工合同的签订与管理工作。 4、负责总经理授权的其它生产类合同的签订与管理。 （五）财务部 1、负责财产保险、财务租赁合同的签订与管理； 2、负责资金借贷等合同的签订与管理； 3、负责公司及公司财务部授权的其它合同的签订与管理。 三、合同管理制度 （一） 签订合同的基本原则：签订合同必须遵守国家法律、法规和政策，应遵循平等互利、协商一致的原则。 （二）“授权委托书”制度：所有签订合同，必须实行“授权委托书”制度，采用一年一委托的方式或一事一委托的方式，必须经总经理批准签字。 （三）合同归口管理制度 1、为明确责任，使科学规范管理有效贯穿合同签订、履行、管理全过程，公司对合同实行“谁主办、谁签订、谁负责、谁管理”的归口管理制度。 2、人事行政部负责监督各单位合同履行情况。 （四）合同管理员制度 1、公司要指定一名兼职合同管理人员。 2、合同管理人员素质要求 （1）从事合同管理工作两年以上，有高度的责任心和事业心，工作认真负责，作风正派，廉洁奉公。 （2）具有合同管理的必要知识、丰富的专业知识和管理能力。 （3）要有一定的公关能力、应变能力、写作能力和语言表达能力。 3、合同管理人员的上岗、离岗、培训。 （1）合同管理人员要相对稳定。合同管理人员原则上不得变动（不合格人员除外）。合同管理人员上岗或调动须报经总经理同意。 （2）根据合同管理人员素质的不同，参加不同程度的培训班，以提高业务素质。 四、合同管理流程 （一）合同调查 1、审查被调查对象的身份、法人登记证书、资质证明、授权委托书等说明原件，必要时查询其证书的真实性、合法性，充分评价主体资格是否恰当。 2、与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等。 3、未经调查或未进行主体资格评价，给予主办部门及其责任人相应处分和处罚。 （二）合同谈判 1、谈判前收集对方资料，研究相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等，正确制定谈判策略。 2、重点研究核心条款及关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或条款等。 3、对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判。 4、必要时可请外部专家参与相关工作，要充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德。 5、所有参与谈判人员的主要意见和重要事项须记录并妥善保存。 6、不得泄漏谈判任何情况，否则给予主办部门及责任人相应处分和处罚。 （三）合同文本拟订 1、所有合同应采用书面形式签订，必要时参照合同范本订立。 2、所有合同的订立必须遵循《合同法》的一般规定，必须符合企业生产经营计划、项目立项书等。 3、合同文本一般由业务部门起草、审核，重大合同或法律关系复杂的合同由公司法律顾问参与。 4、委托代理合同的订立必须符合代订合同的条件，即必须事先取得委托人的委托证明，必须在授权范围内订立合同，必须以委托人的名义签订合同。 5、由对方起草的合同，认真审查合同内容，特别留意“其他约定事项”等补充栏目，如不存在其他约定事项，要注明“此项空白”或“无其他约定事项”。 6、合同的订立应使用《合同法》中的基本术语、基本格式，内容完整、条款规范，文字准确、措词恰当，关键条款应明确双方各自的权利和义务，仲裁地点清楚，其它事项明确。 （四）合同审核 1、审核人要严格审核合同文本的合法性、经济性、可行性、严密性。 2、对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财务部门、法律顾问和其它相关部门共同审核。 3、审核后要形成审核意见，并做好记录。 （五）合同签署 1、对审核同意签订的合同，按照规定权限和程序与当事人签署。 2、严格“授权委托书制度”和“归口管理制度”，不得超越范围签署。 3、严格执行“合同专用章管