询价与回复2.doc

询盘回复 第一节 询盘基本格式及注意事项 询盘基本格式 Dear Mr. XXX，（对买家的礼貌的称呼，不要以sir or madam来开头，这样对对方不够尊重） Thanks very much for your?inquiry dated XXXXX via . （提醒买家他于什么时候通过哪里看到你公司的产品信息并发送了询盘） Pls find our quotation for XXX as follows: ……（此处为报价内容，如果是初次联系的买家，还要在报价之后加上简单扼要的公司介绍） We are looking forward to your early reply.（结束前的惯用语，表达对他的重视） Sincerely yours/Yours faithfully,（礼貌的客套话，但商务信函不可不用） XXX Export Manager（专业的签名档：你的姓名、职位、公司名称、联系方式等） Hangzhou xxx Co., Ltd. Tel: 0086 571- Fax: 0086 571- E-mail: xxx@163.com Website: 回复注意事项 A. 邮件格式需规范： 1.）邮件应有明确主题，应一件事情一个主题。 如:quotation sheet for cal coolers with full details 2.）邮件正文的每一段中间要空一行，方便别人阅读。 3.）邮件显示的发件人要用英文,也可加上公名． 如：Frank Li(Fastar Ltd) B. 回复邮件的操作技巧： 1.）回复时间 --- 不要超过24小时 --- 香港、台湾、韩国2个小时内回复 --- 澳大利亚收到后马上回 --- 欧洲下午三点前一定要回 --- 美国下班前回 --- 如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回复 跟进邮件的发送时间宜选择在星期二到星期五期间，星期六、星期日最好不要进行这样的跟进邮件（特别是主动的业务开发邮件）。因为星期一上班后，客户的邮箱里往往会充满了需要处理的工作邮件，人们常常会没有时间或耐心仔细阅读此类业务开发邮件，机会从而也会大打折扣了。 2.）回复前先建立客户文档，尽量多调查和了解其背景 3.）给客户二次或多次报价时要不断更新报价单 4.）多用请求的语气，少用命令式的口气 “Would you…; Could you…; 而不是Please…;” 5.）买家如果将邮件抄送给其他人你回复的时候要按“reply all” ，而不要只回复发件的那个人 6.）回复买家邮件的时候要最好保留上一次交流的内容 7.）不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报．　如receive: rcv等．以免产生误解．也尽量不要用俚语 8.）重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用其他颜色或大写 9.）不要全部用大写字母写邮件正文．如 I AM VERY GLAD TO RECEIVE YOUR INQUIRY DATED ON…，哪怕客人这么做 10.）不要用过多的感叹号，你在一个邮件用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的 11.）不要一味地发送请求阅读收条 C．外贸新人的十大误区： 1.）我给客人回复了，他就应该给我回复呀 2.）价格都报过了，就听天由命吧 3.）开发新客户才是最重要的 4.）客户是分等级的，事情是分等级的 5.）这是客户的事不是我的事 6.）客户比我们更专业 7.）我们的产品没竞争力所以订单难接啊 8.）我确实很忙所以没时间回复 9.）平台就是用来搜集客户信息的 10.）这个客人跑掉啦还多呢 第二节 询盘筛选 询盘类型及处理思路 1．寻找卖家型 特征：有明确的采购计划，信息全面、专业，问题详尽 （如：指定面料、尺寸、颜色、包装方式、价格范围、数量等，通常会要样品） 处理思路：高度关注，及时、准确、全面、专业地答复，报价要有竞争力 2．准备入市型 特征：新买家/新产品/中间商，信息全面，但专业度差 （如：对自己公司介绍比较多） 处理思路：判断为潜在客户，耐心、专业地回答，培养其对你的信任 3．无事生非型 特征：群发询盘，信息既不全面也不专业，回复后通常不再有任何消息 处理思路：通用格式邮件答复，表达合作意愿，请其更多介绍自己信息 4．信息收集型 特征：技术人员刺探市场及同行信息，十分专业，可能会购买样品，但永远不会成为客户，甚至可能成为竞争对手 处理思路：把握专业的尺度，超出销售的话题礼貌拒绝 5．索要样品型 特征：索要免费样品，来自欠发达国家