会务管理规定.docVIP

1、目的 为提高会议效率，使会议管理规范化、有序化，以利于信息的传达与交流，特制订本制度。 2、适用范围：适用于《公司例会安排表》中的各种会议。 3、内容 3.1、会前准备： 3.1.1明确会议的议题及特别事项； 3.1.2确定会议的时间、地点及与会人员； 3.1.3拟发会议通知。内容包括：会议名称、时间、地点、与会人员，主要议题、讨论事项、准备文件资料等。 3.1.4准备会场。 公司级会议所需会议场所由人力资源部负责准备，部门级会议所需场所由举办部门负责准备。 各部门如需使用公司会议室时，要提前1天知会人力资源部，由人力资源部作出协调安排。 3.1.5对会议所需的文件资料，由相关责任人按照会议通知的要求准备，需讨论的方案须提前1天传阅参会人，会议上需投影的资料，由资讯室配合准备。 3.2、会议要求： 3.2.1严守时间。与会人员在《会议签到表》上签字，特殊情况不能按时到会的，应提前向会议主持人说明原由，经同意后方可请假，否则按缺席处理。 3.2.2迟到、早退5分钟之内的，捐款10元；迟到、早退5分钟以上者，捐50元；无故缺席者，给予警告一次并罚款100元。会议记录员将迟到、早退人员名单予以记录，经会议主持人裁定后，报人力资源部扣款。所扣款项以公司的名义作为希望工程基金或用作奖励金或作为集体活动经费。 3.2.3遵守会场纪律，保持会议安静，关闭手机或设置为振动位置。禁止接听办公室电话（业务电话应安排人记录，会后再行联系）。 3.2.4各类会议均设专职人员做好会议记录，必要时可录音、录像。 3.2.5尊重会议主持人，接受主持人裁决。尊重他人发言，不要随便打断他人讲话。有急事需离开时，须主持人同意。 3.2.6主持人不得随意延长会议时间，确有必要延长时，应征得2/3以上与会人员的同意，并决定延长的时间，但每次会议延长时间不得超过一个小时。 3.2.7发言要点： 事先要准备好发言资料，不可蓄意攻击或批评他人。 与议题相关，并控制发言时间。 提出问题时要有解决方案供会议研讨。 3.3主持人职责： 3.3.1会议主持人应具备较强的会议组织能力，开会前应当进行策划，明确会议主题、会议时间和准备相关资料。不得随意扩大参会人员范围，不得将与会议内容不相关的人员召集参加会议。 会议事项及内容的裁决权； 3.3.2会议临时动议权； 3.3.3决定会议议决事项追踪方案及落实人。 3.4会议纪要 3.4.1会议结束后，由专职记录人员整理会议记录，如有议决事项，应当及时写出会议纪要，经会议主持人审核后，发至各参会人员及相关部门，作为参照及跟踪的依据。 3.4.2公司级各类会议的会议纪要须报总经理室备案。 3.5会议内容传达 3.5.1参会人员应当将会议内容及时报告部门负责人，由部门负责人决定是否传达到一线员工。 3.5.2若是公司要求传达的会议内容，部门负责人应当在会后1天内将会议精神传达到本部员工，组织讨论、学习领会。 3.6会议评估 会议效果评估作为内部顾客满意度调查的一项内容。公司认为有必要时，可由人力资源部对会议状态进行跟踪抽查，评估会议效果，对公司要求传达的会议内容，不在规定时间传达到本部员工的，经人力资源部查证属实的，每次处罚部门负责人100元，并警告一次。 4、会议室的管理和维护: 4.1公司会议室由人力资源部专人管理;各部门专用会议室的管理由本部门自行安排人员,报人力资源部备查. 4.2会议室管理员必须于会后及时关闭室内空调、电风扇及电灯,整理好桌椅并 取下标示牌;会议室不使用时,应及时锁好门窗.平时定期对会议室进行整理。 4.3.会议室需经申请才能使用,工作时间严禁进入看报纸、打瞌睡、聊天等. 4.4人力资源部不定期对会议室进行检查,如有异常,将依据《人力资源管理制度》对责任人进行处罚. 5、因各种原因导致会议变更、推迟或被取消，会议组织部门必须及时报人力资源部，并提出相关理由，由人力资源部作出相应调整。 6、本《规定》解释权归人力资源部。 7、相关记录 7.1会议记录表 7.2会议签到表 7.3会议纪要 7.4会议效果评估表 附件：《安兴纸业（深圳）有限公司例会规划表》（共2页） 三茅人力资源网： HR找资料上三茅资料： / 编制 审核 批准 审核 批准 编制