管理人员的自我管理.ppt

帕雷托定律的运用 一般做法： 列出清单给所有客户电话； 去拜访所有客户； 阅读所有文件； 要做所有的工作； 讨论所有的问题； 什么事都想自己做； 自己些所有的报告； …… 结果：忙碌 帕雷托定律做法： 只给有价值的客户电话 只拜访有价值的客户； 只阅读有必要的文件； 只挑选紧急重要的工作 只讨论有意义的问题； 授权被人或请人人代做 自己些有必要的报告或提纲； …… 结果：充裕 帕雷托定律的运用 价值80％的工作 事项一 事项二 事项三 价值20％的工作 事项四 事项五 事项六 事项七 事项八 －－－－ 区分工作价值，进行分类 帕雷托定律的运用 价值80％的工作分配 事项一：需2H集中精力 事项二：需1H不受干扰 事项三：需2H高效时间 价值20％的工作分配 事项四：往后推 事项五：可不做 事项六：可委托下属 事项七：---------- 事项八：---------- 对时间和精力的分配 急迫性指数测验 　　 选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常） 　　1、我在压力之下表现最好。 （ ） 　　2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 　　3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 　　4、我休息时会觉得不安。 （ ） 　　5、我似乎永远在赶时间。 （ ） 　　6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 　　7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 　　8、?以谧鲆患率背；嵯氲搅硪患隆? （ ） 　　9、我处理危机时表现最好。 （ ） 　　10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 　　11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 　　12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ） 　　13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 　　14、我常边工作边吃饭。 （ ） 　　15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 　　16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） 　　 “A”总数： “B”总数： “C”总数： 总得分： 　　（A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。 　　2.4 原则之四：合理地安排时间  原则四：合理地安排时间  对事情要规划一个期限； 明确什么时间适合做什么； 分清不同工作或任务所适合的时间 效率最高的 不受干扰的 无法控制的 零散的 原则五：制定有效时间表 制定时间表的意义： 时间表不仅仅是提醒； 重要的是规划时间； 主动管理时间； 强制行动； 高效； 制定的方法： 列出代办事情的流水帐 运用四象限分析排出： 紧急－重要； 不紧急－重要； 紧急－不重要； 不紧急－不重要。 用帕雷托定律分配时间。 合理安排时间。 制定时间表应注意： 留出机动时间； 什么时间适合干什么； 不要超量； 有效分解任务； 大事情小时间； 给自己安排出一定的绝－对独立的时间； 有机结合，长远结合； 科学的时间表不会让你变成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。 有人喜欢列出详细的清单，把时间精确地分为一小块一小块，严格按日程表行动；有人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间方法只会使他感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割小块，填入时间表。无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以创造出自己的时间管理体系。 原则六：检讨 浪费时间 的坏习惯 调查自己 不断检讨 拖延 不专一，精神不集中， 执行不严格，对自己宽容 东西摆放无序 缺乏明确的目标 缺乏优先顺序 想做的事情太多 做事有头无尾 缺乏调理与整洁 不懂授权 不会拒绝被人 行动缓慢 懒惰 心态消极 给自己做一段时期的记录 总结：时间管理几个注意 1、事先的了解所在部门的业务定位 2、所在岗位的业务定位 3、上级主管的业务目标 4、上级主管对你的期望和要求 5、与其它相关岗位的业务接口关系 6、磨刀不误砍柴工 　 5W2H原则 Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本