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案例2：电子档案管理之分析报告 原文 电子档案管理 尽管使用电子文件很有效率，但是在实际操作和成本效益上，电子文件仍有些问题。采用电子档案管理的问题有： 公司方面 a. 公司无法负担保管文件（信息）的责任。 b. 系统的档案分享需要配合作业的改变。 c. 公司并未考虑到处理文件产生的费用。 d. 电子档案管理属于公司营运概念，而不只是工作自动化。 信息索引的需求 a. 索引标准很关键——“新的功能”。 b. 人们无法忍受索引的角色只是一个附加功能，而与文件的生成或接收（如E-mail）无关。 c. 对索引/检索的内容分析需求很大。 3. 技术 a. 不能满足每个工位的使用。 b. 在个人使用档案时存在着潜在的风险。 4. 效益 a. 成本绩效和功能不能满足实际的需求。 b. 企业没有急迫的需求，而且电子档案管理会产生许多支出。 c. 决策者认为档案管理不是个问题。 电子档案管理在 实际操作和成本 效益上仍有问题 公司方面 信息索引的需求 效益 技术 修正后 电子档案管理 企业在近期内并不适合采用电子档案管理。 决策者认为档案管理并不是个问题。 他们没有意识到真正的成本支出。 因为公司内的既有制度，他们无法注意到这个现象。 2. 可用的系统价格昂贵，而且效果并不明显。 3. 使用电子档案系统将需要员工作业上的改变，且会产生高额成本。 员工不想改变原有的档案操作方式。 员工不想分享档案。 员工不想检索档案。 企业在近期内并不 适合采用电子档案 管理 决策者认为档案管理 并不是个问题 使用电子档案系统将需 要员工作业上的改变, 且会产生高额成本 可用的系统价格昂贵, 而且效果并不明显 答案 论点 论点 论点 步骤 论证 理由 如何? 你如何知道? 为什么? ③ 问题：如何？ 为什么？ 你如何知道？ ① 背景（S） 冲突（C） 疑问（Q） ② 我们应该做什么? 我们应该如何做? 我们是否应该这样做? 为什么会发生这种情况? ④ 三、 商务信函（一）商务文书（二）信函是商务沟通的重要工具  1．信函是商务文书的最主要形2．商务信函关系到形象问题  3．信函是商务沟通的重要工具 商业书信格式 Letterhead （信头） Reference number (案号） Date （日期） Inside address （封内地址） Attention Line （注意项） Salutation （称呼） Subject Line （事由） Body _____________________________________ ___________________________________________ Complimentary Close （信尾敬语） Signature（签名） Postscript （附言） 表8.1 书信撰写者清单 A．写信前 1．信的主题是什么?  2．你为什么写这封信? 3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者 4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? ·现有知识 · 需要知道的知识 B．信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”） · 清楚 · 按逻辑顺序编排 · 语法正确 · 没有行话和俚语 · 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益 · 准确 · 完整 · 迅捷 写作的一般指导方针 首先说明写作目的，以使读者有个总体性认识 读者对于必须做出决定的信息和乐于听到的消息，处理方式是不一样的 信件要简短；如果一封信超过两页，就需要改用一封简洁的信，并附上两三页报告来代替。 准备好被随机阅读：读者很少从头到尾完整地阅读一份文件（除非为了消遣）。 突出正文各个标题、简表、图表以及词语解释说明。 指令要使用祈使句式，是用标题标明全文的各主要部分。 媒介适应性. (电子邮件就需要较短的段落） 对于较长的文件，前面附上一张内容梗概表；对于相当长的文件，需要同时再附上目录索引。 工作中的写作 电子邮件 备忘录