秦杨勇-如何进行组织与岗位运行现状调研与诊断.doc

时代光华管理课程——人力资源系列 HRM010502 如何进行组织与岗位运行现状调研与诊断 学习导航 通过学习本课程，你将能够： 经理人学习吧整理 如何进行组织与岗位运行现状调研与诊断 一、开展组织优化与岗位分析的七大操作步骤 企业要破除传统组织优化与岗位分析所带来的危害，就需要运用组织管控优化法。 一般来说，企业运用组织管控优化法进行组织优化与岗位分析的操作分为七个步骤： 1.现状调研与诊断 企业首先应对现行组织和岗位运行的现状进行调研和诊断，即对企业现行的运营管理模式进行分析和了解。 2.组织功能定位分析 组织功能定位分析指企业对组织管控运行模式的分析。 对于单体公司，组织功能定位分析就是确定组织构架的基本形态；而对于集团公司，组织功能定位分析指对集团公司总部和子公司之间的关系进行界定。 3.部门设置与部门职责描述 在对组织管控运行模式进行分析后，企业要设置部门并对部门职责进行描述。 4.部门内部岗位设置与定编 完成部门设置后，企业需要对部门内部的岗位进行设置，并进行人员定编。 部门职责是部门内部岗位设置的依据，因此，部门职责必须分解到部门内部的每个岗位，以使各岗位能够有效承载部门职责。 5.岗位职责描述 岗位设计出来后，企业需要按照一定的规则对岗位的职责进行描述。 6.岗位任职资格描述 岗位任职资格描述指企业对员工履行相应岗位职责需具备的资格的描述，即确定岗位需要使用符合什么条件的人。 7.汇总编写《岗位说明书》 完成上述六个步骤后，企业的最后一步就是汇总编写《岗位说明书》。 二、组织与岗位无效的五大症状 企业在进行组织优化和岗位分析时，之所以要先对组织设置和岗位运行的现状进行调研和诊断，目的是了解自身、找出问题。 一般来说，企业的组织构架和岗位设置存在问题时，会出现五大症状： 1.决策和反应速度迟缓 一些企业由于各部门相互推诿工作，造成决策和反应速度迟缓，办事效率低下。 2.职位和职能重复交叉 职位和职能额重复交叉指企业同一个工作出现多部门都拥有管理职责的现象，与职位和职能重复交叉相对的，还有的职责无人管理。 3.人员膨胀，工作低效 有些企业的管理人员设置过多，甚至多过生产人员，造成人员膨胀、工作效率低下。这也由企业组织和岗位无效所引起的。 要点提示 组织与岗位无效的五大症状： ① 决策和反应速度迟缓； ② 职位和职能重复交叉； ③ 人员膨胀、工作低效； ④ 信息沟通与传递困难； ⑤ 明显的、过多的工作冲突。 4.信息沟通与传递困难 企业的组织规模过大会造成信息传递困难，不同部门与岗位间沟通出现障碍。 5.明显的、过多的工作冲突 在企业的日常运作过程中，本位主义导致部门之间出现职能冲突，是较为常见的现象。比如，营销部门需要花钱进行客情维护，而财务部门则要量入为出，两部门间就存在着所谓的职能冲突。如果部门间存在的职能冲突过多或过于明显，则说明企业组织和岗位设置存在问题。 三、组织与岗位运行现状调研与诊断的四大操作步骤 概括来说，企业对组织和岗位运行现状进行调研与诊断的操作主要包括四个步骤： 1.相关资料收集与调阅 企业要对组织和岗位运行现状进行调研和诊断，首先应对与组织内部现行的组织构架和岗位分析有关的资料进行收集和调阅，其中最重要的是调阅资料。 调阅的资料除了公司内部的刊物和杂志等外，还包括三种重要资料： ?战略与经营计划资料 企业需要根据自身战略意图设计组织构架和岗位，因此与企业战略和经营计划相关的资料是一定要调阅的。比如，公司的基础介绍、公司三到五年的发展规划、行业相关资料以及公司负责人关于业务发展的讲话等。 ?管控模式与组织资料 对于集团公司而言，集团的管控模式和组织相关的资料也应调阅。比如，组织构架图、部门职责描述、岗位设置、权责划分表格、岗位说明书等。 ?管控流程与制度资料 与整个组织的流程和制度有关的资料也是需要调阅的重要部分。 如图1所示： 图1? 组织优化与岗位分析相关资料收集调阅清单 2.公司内部一对一访谈 为避免收集的文字资料与实际情况不符，调研人员还要走访员工，与组织内部工作人员进行一对一地访谈，通过沟通和交流，了解组织内所有层次可能存在的问题。 3.发放并统计调查问卷 在进行访谈后，调研人员可以发放调查问卷，通过问卷的方法了解组织运行的现状。 4.撰写调研与诊断报告 在充分了解企业的组织与岗位运行现状后，撰写出调研与诊断报告。 四、组织诊断案例分析 【案例】 深圳某彩钢板生产企业年产值达10亿元，拥有员工近千人。该企业属于订单式生产，产品基本标准化，只是在色差方面要求不同，需要根据订单调整工艺。同时，企业拥有全自动化生产流水线，按照生产节拍进行生产。 如图2所示，这是该企