广告制作及费用理办法.doc

归口管理部门 ： 存档部门：行政部 传达对象：□ 全体员工 □ 主管及以下所有员工 □ 主管及以上所有员工 □ 部门经理级以上所有管理人员 □ 高层管理人员 □ 其他 文 件 会 签 表 会签部门 会签人 会签日期 会签部门 会签人 会签日期 财务部 销售管理部 人力资源部 品牌部 采购部 市场部 后勤服务部 团购部 文 件 更 改 记 录 修改单号 修改页码 行 / 条款号/内容 修改人 生效日期 现版号/修定状态 2011-05-30 A/0 目 录 市场费用管理办法 ------------------------------------------------------03 费用报销制度 ------------------------------------------------------09 市场费用管理办法 第一章 市场费用执行 市场费用的执行采用报批制度，分为费用申请、费用使用、费用核销三个管理环节 市场费用申请 公司各市场费用执行主体（市场部、分公司、办事处）依据业务开展的需要，在预算范围之内独立制定费用使用的具体计划，并逐级报批申请。各执行主体对费用计划的合理性、专业性负主要责任； 公司性广告和品牌宣传费用由市场部、品牌部按预算申请，并按流程和管理权限签批； 产品促销费用由市场部设计促销活动后按预算申请，并按流程和管理权限签批； 区域促销费用由各办事处制定费用使用计划后按预算申请，并按流程和管理权限签批； 因市场情况发生变化导致已申请的区域市场费用中的具体项目不能执行或者执行方式与申请存在差异时，可由分公司、办事处申请对费用变更后使用 如市场有特殊情况，需先实施后补报告的，必须由实施人写清楚详细实施情况，并注明批准人（分管副总以上）、实施人，报至市场部登记，待市场部落实清楚后予以先登记督查，负责此事的实施人在事后，应立即补办手续，如不及时补办的，按不申请处理 原则上品鉴会地点必须在该城市设置四家固定地点，在该店内做好客情关系，做到免费陈列及良好的氛围营造。 区域市场费用使用管理 办事处作为区域市场费用使用管理的主体责任人，对区域市场费用使用的真实性、有效性和手续清楚完备负有主要责任 若区域市场费用由赠酒或促销礼品形式支付的，需由申请人填写《赠品领用单》，经办事处经理同意后领取发放并填写《赠品发放表》 区域市场费用的核销 区域市场费用核销时需填写《市场费用核销清单》经客户及办事处经理签署后传至市场部，逐级审批后核销，办事处应准备好相关文件以备审计监察部监察审计。 办事处应按费用项目的规定准备核销凭证，妥善保管供公司审查 实物部分保存年限应大于半年，经办事处经理、市场督导现场清点并填制实物销毁清单后当场销毁。市场部应核对审计期间累计的报账数量和实物数量。半年内市场部未到办事处审计的，办事处可将超过保存期限已报帐的实物自行销毁，并填写〈实物销毁清单〉备查。 单据部份（主要指收据、协议、照片、实务销毁清单等）保存年限不少于一年，由办事处留存，年终时按照方案分类整理成册，作为审计凭证备查，超过公司要求保存年限后，经分公司、办事处经理与市场督导联合签字确认后方可销毁。 办事处应建立区域市场费用（含费用申请、核销、促销品、赠酒）使用台账，并于每月同经销商、市场部至少对帐一次。 市场费用核销 一、核销时间 每月1-10日核销上月开展的品鉴会，实际开展场地及时间允许与签呈提报时间有差异，但开展场次不能超过签呈申请量，且实际开展差异需在结案报告上给予说明。 二、促销活动费用 1、陈列费 （1）需提供该费用的报告，与超市、卖场等签订的协议，收款的发票（或收据）； （2）该网点的门店及产品陈列的照片（需附当地当期报纸）； （3）实施情况一览表中要填写网点的名称、详细地址、负责人(或相关联系人)的手机及办公室电话。 2、促销人员费用 需提供报告、工资表、外聘人员使用情况一览表(如有暗促或兼职等请注明其在网点的真实身份)。 3、旅游活动 （1）需提供该费用的报告， （2）旅游合同，发票，旅游行程表， （3）参加者在旅游景点的集体合影(严禁电脑合成)，往返交通工具的票据， （4）旅游人员登记表，活动期间的销量证明。 4、刮奖卡(公司统一投放) (1)、刮奖卡兑现的礼品价值在500元以内(含)，凭刮奖卡直接核报； (2)、刮奖卡兑现的礼品价值超过500元的，凭刮奖卡、中奖者身份证复印件、奖品发放登记表核报。 5、二批、终端促销活动 （1）需提供该费用的报告