采购与付款内部会控制的内容.doc

采购与付款内部会计控制的内容 制造单位的生产经营比较复杂，企业管理需要关注的问题是全方位的，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料动态运动过程，依次构成了单位采购流程、生产流程、销售流程。 一般来说，采购与付款业务包括制定采购预算、请购、采购作业、验收入库、货款结算、帐务处理。 采购预算的主要控制内容 在确定采购预算时，为了避免盲目采购，单位必须制定采购预算，这即是单位从总体上统筹使用资金，减少资金闲置，提高资金使用效率的需要，也上确保合理采购的需要。 采购预算是根据销售计划或实际生产进度，由使用部门（如生产部门、产品开发与设计部门等）或仓库部门填报“采购预算申请单“，经有关部门共同或逐一核准后，交采购部门编制采购预算。 划分申请采购部门 一般来说，常用原料和生产用常用备物料由使用部门或仓储部门提出申请；常备物料中的非生产用物料和非常备物料由总务（后勤）部门提出申请。 采购预算申请单 由申请采购部门根据市场与销售预测、生产能力与规模预估、最低库存量是与最高库存量限制、市场供应总量和供应价格预测等因素，分别测算对不同规格、不同等级、不同地区的预计采购需要量，编制本部门的“采购预算申请单”。 采购预算的编制 编制采购预算的依据是各申请采购单位已获批准的“申请采购单”。采购预算的内容包括：应采购的品名、规格、质量标准、数量、单位价格、交货日期、结算方式、预付货款比例各时间、运输工具、违约条款等。 单位在编制采购预算时，需要考虑以下几点：第一，采购对象的现有库存量；第二，未来一段时间内的消耗量；第三，采购对象未来的价格走向；第四，存货的短缺成本；第五，单位现金流转状况；第六，用相关成本最低的原则，确定的最佳采购批量。 （四）、采购预算的批准 采购预算作为全面预算系统的一个子系统，应随全面预算，经单位全面预算管理委员会通过，如果单位没有全面预算体制，一般情况下，单位主要原料及其他金额较大的存货采购，应当由总经理、主管存货采购的副总经理、“三总”（总工程师、总经济师、总会计师）各相关部门负责人通过会议或联审（签）等形式集体决策。 采购预算内部会计控制的关键内容为： 1、单位会计人员应叁与采购预算制定的全过程； 2、采购预算应与全面预算系统的其他子系统协调； 3、采购预算的编制是一个反复修订，集体决策的过程。 二、请购的主要控制内容 请购是采购环节的第一步。许多规模较大的公司，通常由熟悉市场的采购部门人员来决定货源和发出购货订单，这样可以增强管理控制力度，并能够有批量采购的规模经济效应。 无论何种需要的请购，采购部门在收到请购单后和在最终发出购货订单之前，都必须对应订购多少、向谁发出购货单、什么时候发出购货订单三个方面做出决定，采购的内部控制制度应该为合理做出这些决定而制定相应的请购制度。 材料或零配件的请购一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出请购单。材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当材料保管人员认为生产所需的数量超过库存数量时，就应签字同意请购。 临时性物品的采购需要通常由使用部门直接提出。由于这种需要很难列入采购计划之中，因此使用者在请购单上一般要对采购需要做出描述，解释其目的和用途。请购单须由使用部门的主管审批同意，并须经资金预算的负责人同意签字后，或经董事会或厂长经理办公室会议同意后，采购部门才能办理采购手续。 在请购这一环节，应注意以下几方面的控制： 1、单位有关部门或人员应当按照以销定产和合理库存的原则，根据单位预算、实际需要等情况，及时向相关部门提出采购申请。凡是不需要的、不急用的商品，一律不得采购或提前采购，防止不必要的资金占用和增加仓储负担。单位超过一定金额的采购需求，必须由采购部门统一进行，领用部门不得自行采购。 2、审批人根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。 3、单位所有采购申请书必须先由领用部门主管签名批准，采购部门应当进行负责检查采购申请书内的申请是否属于该主管职权范围内可以批核的项目。 4、单位超过限定金额的大宗采购必须由单位管理层集体决策审批，再交予采购部门执行。 三、采购作业的主要控制内容 采购作业就是以单位审批过的请购为依据，进行采购的实施过程。在这个过程中要决定供应商、采购价格、签订合同，它是一个决策的过程，因此也可称为采购决策，是整个采购的关键控制环节 供应商的选择 在订购前往往存在着“货比三家”的问题，当然单位最终要采购物美价廉的商品，但是。单位还应当从战略的角度出发，考虑原材料供应的长期性、稳定性。因此，单位应通过一定的选择标准确定最终供应商。 对供应商的评价标准包括： 1、基本标准：包括能否满足单位采购标的的质量、数量、价格、服务等。