专项维修资金使用作流程手册.doc

专项维修资金使用操作流程手册 一、使用专项维修资金向小区办申报必须提供的资料 （一）使用申请 序 号 资 料 名 称 1 物业维修申请报告 2 《单位工程综合质量评定表》或《辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》 3 工程预算书 4 住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案 5 商品住宅专项维修资金使用预算分摊业主确认明细表 6 商品住宅专项维修资金使用预算分摊业主确认结果汇总表 7 业主大会决议 8 维修资金使用有关情况的告知函（此函由业委会报送社区委员会）及社区居委会出具的复函 9 住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案公示证明及公示照片 10 商品住宅专项维修资金使用预算分摊业主确认明细及汇总表公示证明及公示照片 11 业主大会决议公示证明及公示照片 12 项目维修前状况的照片 PS 对住宅共用部位共用设施设备实施特种改造的，还应提交相关专业部门出具的审批意见或鉴定报告等资料； 上述资料需提交一式五份。（至少一份为原件） （二）结算资料 序 号 资 料 名 称 1 物业维修管理委托书（由业委会与被委托管理单位签订） 2 工程中标通知书、中标公示及公示照片 3 施工单位营业执照和资质证书（复印件） 4 工程开、竣工报告 5 施工合同 6 质量检验评定表 7 工程结算书 8 维修资金分摊情况说明 9 维修资金分摊表 10 业主委员会对工程结算、质量评定、资金分摊等情况的验收报告 11 项目维修后状况的照片 12 收款收据及建筑业统一发票（复印件） 13 工程质量监督检验报告、相关费用结算发票（复印件） 14 工程费用审计报告、相关费用结算发票（复印件） 15 商品住宅专项维修资金使用结算付款委托书 PS 业主大会决定聘请监理机构监督检验施工质量和聘请专业机构对工程费用进行审计的，需分别提交上述13、14项；需直接把维修资金划拨给施工单位的，需提交上述第15项。 对消防、电梯等特种共用设施设备进行维修、更新和改造的，还应提交专业部门出具的验收鉴定。 上述资料需提交一式五份。（至少一份为原件） 二、操作步骤： （一）前期准备工作 1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作，提前将错误信息进行更正，避免影响结算时的分摊进展，对未缴纳维修资金业主的情况要了解原因，做好催缴方案，避免影响公司的经济利益。 2、提前准备本次使用维修资金涉及到分摊楼体的《单位工程综合质量评定表》（基本为2001年上半年之前竣工的楼体）或《辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》 （基本为2001年下半年之后竣工的楼体） 3、对维修部位进行原始状况拍照存档。 （二）制定维修资金使用计划，向业委会提出物业维修申请报告 1、定项（确定维修内容） 2、对需维修工程进行充分论证，避免公司风险（必须已过质保期，且分析业主对此项工程认可程度），向公司管理层提报通过。 3、对维修项目进行工程造价的预算（考虑招标费用、监理费用及审计费用，预算价要高于结算价），维修项目要求找专业的招标机构进行招标确定施工单位、聘请监理公司及结算审计公司，召开业委会时要明确提出并声明，费用统一进行分摊。 4、如有资金缺口（由业主未缴纳或账户余额不足）的，项目应提前与管理层明确是否进行先行垫付施工，后续由业主大会授权业委会进行催缴（或物业公司进行催缴）。 （三）业主委员会对维修项目的审批、授权 1、以客观事实、规范、规定为依据，提出书面申请维修报告，一并提供工程预算书及住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案，使业主委员会充分理解维修工作的必要性，达到业主委员会通过，签署物业维修管理委托书。 2、考虑全面，委托书的内容要授权物业公司进行整个使用过程的操作（包括委托进行全体业主的维修资金问卷调查工作、业主大会通过后的申报办理，施工单位、监理单位以及审计单位的选择、施工管理、工程结算、预留及支付施工单位质保金） （四）以书面调查问卷的形式召开业主大会 1、调查前应该对业主进行公示告知，公示至少包括维修申请报告、业委会委托授权书、住宅共用部位共用设施设备维修和更新改造方案，公示时间不能低于10天。（需要对公示进行拍照存档） 2、调查问卷要按统一格式填写并经过品质部专业岗进行审核。 3、调查工作要合理有序，过程中须让每户业主先仔细阅读‘住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案’后，再进行签字确认，否则可视为无效。 4、将问卷做好存档工作，并建立电子档案，汇总形成业主意见调查汇总表 ，每份问卷都需要业委会签字盖章确认。 5、将调查结果形成业主大会决议进行公示（需要对公示进行拍照存档），公示时间不能低于5天。 （五）区小区办初审批 1、将申请资料准备齐全，一式5份报