秘书必备品质和知识.docVIP

　　秘书工作者知识结构的组成 　　于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识 　　一、基础知识 　　秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。 　　1. 科学文化知识 　　基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。 　　2. 马列主义理论知识 　　哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。 　　3. 政策法规知识 　　这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。 　　二、专业知识 　　是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。 　　1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论， 　　也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。 　　2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。 　　3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。 　　三 相关知识 　　秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。 　　1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。 　　2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。 　　3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。 　　4 心理学知识。 　　四 社会知识 　　国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。 　　国内知识，国情，民情，民俗，民风等 。 　　一个好秘书必须具备的优秀品质 　　作为一名优秀的秘书,必须具备在以下八大方面的优秀品质: 　　一.礼貌 　　面对一个有教养的人,有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温和善良才是真正的礼貌。 　　二.分寸感 　　一名好秘书可以从以下三方面掌握分寸: 　　A.这样为人处世有分寸:自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。 　　做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,与人方便,与己方便。同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。 　　B.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。 　　病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。 　　C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。 　　三.谦虚 　　谦虚有三个好处:既能使你在别人心里感觉良好,又不会树大招风,更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话,他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等,只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。 　　四.自制 　　善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现,但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己,而不应该是性情中人。我们常说办公室里有六不原则:不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之,急躁会影响人的判断力,秘书,切忌躁火攻心,失去理智。 　　五.敬业心 　　秘书的职业特点,决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动,做到招之即来,来之能干,在具体紧张的工作中,脚踏实地,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。 　　七.责任感 　　责任分为两种,明确的责任是你的职责范围,不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作,这是秘书的本份;做好不明确的工作,则会受人重用。一个好秘书,一定知道什么事情是重要的,哪些细节会给上司带来帮助,遇到突发性的意外事件,秘书应沉着、从容地应对,变通地解决。责任感不仅在危难时候需要,在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。