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蕲春县第一高级中学 档案实体分类及编号方案 为了加强本校档案工作，提高本校档案工作的标准化、规范化和现代化管理水平，促进学校档案信息资源的开发利用，根据国家有关档案工作的规定，结合本校实际，特编制本方案。 编制依据 本方案主要依据下列文件制定： 1、《湖北省中小学校档案管理暂行办法》（鄂档〔2006）13号）； 2、《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规[2011]2号）； 3、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）； 4、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规[2011]7号）； 5、《湖北省会计档案管理实施办法》（鄂财会1999年399号文件）； 6、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国标GB/T11822-2000）； 7、《档号编制规则》（国标DA/T13-1994）； 二、主题内容 本方案确定了本校档案的分类原则、类目设置及分类和编号方法。 三、适用范围 本方案适用于本校各种门类和载体档案的分类整理工作。 四、分类原则 坚持集中统一管理原则，对本校形成的各门类和各载体的档案实行整体分类；以本校全部档案为对象，根据学校各项职能活动，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 五、类目设置 （一）一级类目设置 本校档案分类设置9个一级类目，分别是 1、党政工作类， 2、教学科研类， 3、学籍管理类， 4、基本建设类， 5、设备仪器类， 6、财会类， 7、声像档案类 8、电子文件类， 9、实物档案类。 （二）二级及以下类目设置 1、党政工作类、教学科研类、学籍管理类、基本建设类、设备仪器类不设二级类目。 2、财会类分设凭证、财薄、报表和其它4个二级类目。 ３、电子文件类设光盘、磁盘、硬盘3个二级类目。 ４、实物档案类设奖品、印章、字画3个二级类目。 5、声像档案类设置照片、录像带、录音带2个二级类目。 六、类目代号 本校采用汉语拼音字母与阿拉伯数字混合编制类目代号。其中一级类目的代号，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“DZ”即“dang zheng”(党政)的简称；二级类目的代号，采用阿拉伯数字“双位制”的编制方法。 本校档案类目名称及其代号如下： 一、党政工作类 DZ 二、教学科研类 JX 三、学籍管理类 XJ 四、基本建设类 JJ 五、设备仪器类 SB 六、财会类 CK 6.1凭证 6.2账簿 6.3报表 6.4其他 七、声像档案类 SX 7.1照片 7.2录音、录像带 八、电子文件类 DZ 8.1光盘 8.2磁盘 8.3硬盘 九、实物档案类 9.1奖品 9.2印章 9.3字画 七、分类方法 1、党政工作类、教学科研类、学籍管理类在一级类目下分别按年度—问题-保管期限进行分类。 2、基建类在一级类目下采用按工程项目分类。 3、设备仪器类按在一级类目下采用两按按设备仪器型号分类。 4、财会类在二级类目下按年度进行分类。 5、声像、电子、实物档案类分别在二级类目下按年度进行分类。 八、档号结构 本校档号包括年度号、分类号、目录号、案卷号或件号。 目录号是根据全宗内档案整理状况设置的案卷目录的编号。每案卷宗目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并加编案卷目录号。 年度号是档案形成年度的编号，由四位阿拉伯数字组成。全宗内以年度号作为档号的档案不编制案卷目录号。 分类号是档案类目名称的代号，由汉语拼音和阿拉伯数字组成。本校各一级类目名称用两位汉语拼音大写字母标识，二、三级类目名称采用“双位制”编号法，即二、三级类目名称用分别用两位阿拉伯数字标识。 案卷号是案卷目录内每卷的流水编号，是档案最基本的保管单位，它一般不超过三位阿拉伯数字。照片档案的册号、音像和电子档案的盘号、实物档案的件号，通常也是最基本的档案保管单位号。 件号是每一文件的顺序号的编号。本校党群、行政类、外事类、出版的归档文件，按《归档文件整理规则》的要求编制件号。 本校档号结构定为3种模式： 1、党政、教学、学籍类的档号结构为：年度号—分类号——保管期限代号-案卷号（件号）； 2011—DZ—Y—9 件 号 保管期限 分类号 年度号 2、基建类、设备类的档号结构为： 年度号—分类号—项目代号—案卷号 2011—JJ—项目代号（设备号）—9 案卷号