新北市政府（以下简称本府）档案管理作业要点.docVIP

新北市政府所屬各級學校檔案管理作業要點 一、新北市政府（以下簡稱本府）為健全所屬各級學校檔案管理業務（以下簡稱各學校），發揮檔案功能，特訂定本要點。 二、各學校檔案管理，依本要點規定。檔案管理，由統一規劃，以集中管理為。辦畢案件，承辦單或文書單位應於五日，併同歸檔清單送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份，檔案管理單位簽收後，各執一份備查。機密案件歸檔時，承辦人員應另機密檔案專用封套裝封依規定填寫相關，加蓋職名章歸檔案件歸檔案件如有下列情一，檔案管理單位應，將其退回承辦單位或文書單位補正：案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。案件污損或內容不清楚。案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。案件未編列文號或文號有誤者。案件未填註保存年限或分類號者。案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋樣張或註銷字樣者。案件與歸檔清單之登載不符者。案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，。檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量，製成歸檔數量統計表於次月五日前簽報權責長官核作為日後檔案管理業務之參考。依職掌性質分類、綱、目、節、，應依下列規定辦理：。附件隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂，應在原加蓋附件另存戳記，，並號、文號、，案卷目次表註明。厚度以三公分為原則，按目次號大小依序排列整齊，首頁應放置目次表，。整理檔案應注意下列事項：檔案上加附之金屬物應予去除，如有皺摺，應予理平，如有破損，應予修補，檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右三面邊緣應保持整；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案內容；未達規定標準，應以公文用紙襯貼。檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：永久保存與定期保存檔案得分置存放。檔案應依紙質類、攝、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒型式分區分類。按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。檔案架應預留架位空，以利後續檔案排檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。為保管檔案，應設置檔案庫房。機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不得擅自進入，借調檔案以與承辦業務有關為限，經單位主管核准，借調非主管案件時，先經本單位主管核後，送會承辦業務主管同意，或簽請權責長官核准。借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准。申請借調檔案時，以案件或案卷為單，由調案人填具調案單，檔案管理單位對調出之檔案於逐頁加蓋騎縫章依法有權調用檔案之機關，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經權責長官核准後向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責借調檔案應於日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。 期次數超過次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。機密檔案之借調、展期應依前項程序辦理，惟每次借調（展期）期間最長以日為限對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸。檔案管理單位應每月統計數量，製成數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各非有法律依據不得拒絕。各檔案應用，依辦理檔案管理單位至少每年應辦理檔案清次，。 一 屆滿保存年限之檔案，檔案管理單位編製檔案銷毀目錄，送會相關單位，就檔案是否銷毀或延長保存年限等事項表達意見。 二 各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及具體理由，經業務主管及校長核可後辦理。 三 檔案管理單位制定檔案銷毀計畫陳報校長核可後，辦理實體檔案銷毀。 四 已銷毀之檔案應於檔案銷毀目錄註記（核准銷毀文號及）銷毀日期，並於公文系統註記之。 五 機密檔案未經解密，不得銷毀本定期檔案管理情形， 1