机关档案管理资讯化作业要点.doc

機關檔案管理資訊化作業要點 檔案管理局 九 十 年 十 二 月 十 二 日（九○）檔秘字第○○○二○六六號函訂頒 機關檔案管理資訊化作業要點 壹、總則 　一　 為建立機關檔案管理資訊化作業標準，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。 　二　 各機關之檔案管理資訊化作業，應與文書處理結合，並依行政院訂頒之文書及檔案管理電腦化作業規範等有關規定辦理。 貳、作業要求 　三　 各機關應依本要點使用檔案管理局建置之全國檔案資訊系統或自行建置檔案管理系統。 　四　 使用全國檔案資訊系統之機關，應依檔案管理局規定之時程上線；必要時，得經檔案管理局同意提前上線。前項上線之機關，應備妥政府網際服務網（Government Service Network，簡稱GSN）通信線路及可聯結網際網路之個人電腦等硬體設備。 　五　 各機關自行建置檔案管理系統時，其系統應具備下列作業事項及功能： （一）點收作業： 公文欄位轉入：機關已建置公文管理系統者，應提供其公文欄位轉入檔案管理系統之功能。 公文欄位登錄：機關未建置公文管理系統者，應提供歸檔公文欄位建檔之新增、修改、查詢及逕行點收確認等功能。 檔案點收：提供以條碼、線上選入或鍵盤輸入等方式確認點收作業，並得視需要產出確認點收清單之功能。 退件處理：提供將不符點收規定之公文註記其退件理由、退件日期，並產出退件清單之功能。 歸檔稽催：提供依預定之應歸檔日數檢核公文辦畢日期，並依單位、承辦人及辦畢日期起迄期間等條件，產出逾期未歸檔案件稽催單之功能。 延後歸檔：提供修正應歸檔日期之功能。 統計報表：提供依點收日期起迄期間為條件，統計歸檔及逾期未歸檔情形，並產出統計報表之功能。 （二）立案、編目作業： 檔案分類表維護：提供機關檔案分類表之新增、修改、查詢及列印等功能；其欄位包括分類號、類目名稱及保存年限等項目。 保存年限查核：提供以檔案分類號查核檔案保存年限正確性之功能。 分類編案：提供依分類號瀏覽或查詢相關案名之功能，並提供建立檔號之新增、修改、刪除及查詢等功能。 編目：提供檔案目錄新增、修改、查詢及提供檔案必備欄位檢核等功能；其編目欄位依檔案管理局訂定之檔案編目規範第六點規定辦理。 目錄列印及轉出：提供列印及轉出檔案目錄之功能。 統計報表：提供依分類號及編目日期起迄期間等條件，統計檔案編目數量，並產出統計報表之功能。 （三）保管作業： 入庫保管：提供檔案入庫確認、附件另存位置、微縮編號、電子媒體編號、電子檔案路徑、電子檔案名稱及檔案保存狀況等資料之新增、修改及查詢等功能。 複製品管理：提供電子媒體或微縮等複製品之型式、編號、數量及複製時間等資料之新增、修改、刪除及查詢，並具有將電子檔案整批匯入與檔案目錄連結等功能。 檔案清查：提供依年度、分類號產生盤點清單及依盤點結果註記之功能，或提供直接以條碼讀取檔號或檔案識別編號，自動比對系統內檔案目錄，產出並註記盤點結果清單之功能。 案名標籤製作：提供以檔號製作足供黏貼於檔案卷脊或封面之卷夾標籤及條碼標籤之功能；其標籤應載項目依檔案管理局訂定之機關檔案保管作業要點第五點規定辦理。 案卷目次表製作：提供製作案卷目次表之功能，並可列印單筆案件之標籤；其應載項目依檔案中央主管機關訂定之機關檔案保管作業要點第七點規定辦理。 機密等級調整：提供機密檔案依保存年限、解密條件或文件產生日期起迄期間等選擇條件，產出以單位別及檔號排序之機密檔案等級調整檢討清單，並提供註記各業務單位檢討結果之功能。 統計報表：提供依入庫年度起迄期間、檔案保存狀況、區分檔案保存年限及檔案媒體型式為條件，統計檔案保管數量，並產出統計報表之功能。 （四）檢調作業： 查詢：提供調案人以詳細欄位或簡要欄位查詢相關案件目錄及處理狀態之功能。 調案單製作：提供以案件查詢結果，選擇調案範圍，並產出調案單之功能；其調案單應載項目依檔案管理局訂定之機關檔案檢調作業要點第四點規定辦理。 調案登錄：提供依核准調案單登錄其編號或內容之新增、修改、查詢、列印及內部線上調閱等功能，得視需要產出調案簽收單；並提供機關間借調或調用檔案期限之登錄等功能。 展期單製作：提供依調案單編號或調案人為條件，選擇預定展期之案件，註記展期次數及展期理由等項目，並產出展期單之功能；本作業得與調案單製作合併辦理。 展期處理：提供已核准展期單之新增、修改、查詢、刪除及限制其展期次數最多三次之功能。 歸還：提供依調案人、調案單編號、檔號、文號或調案日期等查詢條件顯示未歸還檔案清單，並提供已歸還檔案之歸還日期及使用狀態註記之功能。 稽催：提供依調案人順序產出逾期未歸還通知單及稽催已達三次清單，或視需要提供列印公務急用催還通知等功能。 統計報表：提供依調案日期起迄期間為條件，