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第一部分 公文基础知识 ????一、公文定义 ??? 从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。我国现行公文，主要取狭义角度，大致分为两大块：中国共产党的公文，中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。国务院办公厅2001年颁布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文的定义为：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。中央办公厅对党的公文的定义与国务院办公厅对公文的定义表述基本一致， ???二、机关常用公文种类及适用范围 ?? 我们常用较多的公文文种有8种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要。 ??? 1、决定 ??? 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 ??? 2、意见 ??? 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ??? 3、通知 ??? 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 ??? 4、通报 ??? 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 ??? 5、报告 ??? 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。 ??? 6、请示 ??? 适用于向上级机关请求指示、批准。 ??? 7、函 ??? 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ??? 8、会议纪要 ??? 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 ??? 三、行文中要注意的几个问题 ??? 1、行文应当确有必要，注重效用。 ??? 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 ??? 3、学校内设机构除办公室外不得对外正式行文。 ??? 4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 ??? 5、机关各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报校办呈校领导审批。 ??? 6、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。 ??? 7、“报告”不得夹带请示事项。 ??? 8、公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 ??? 9、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 ??? 10、“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。 ??? 11、提取主题词。（工作大类 具体工作 文种） ??? 四、如何写好公文 ??? 1、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。 ??? 2、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。 ?? 3、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。 ?? 4、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。 ?? (1)学习和研究公文写作专著。 ?? (2)要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。 ?? (3)抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 ??? 5、