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第四章 合同管理系统 文件编号：XH／XMGL／A－4 修改状态：A／B 管理状态： 分 发 号： 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 发布日期： 实施日期： 第一节 合同与合同管理 一、合同管理的概念 1、合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争议处理等进行的管理。合同管理有着十分广泛而复杂的内涵。 合同管理作为一种活动是在特定组织，特定时空环境下发生、发展直至结束的。 合同管理是一种有目的的活动。它与活动主体的目标相关。 合同管理的核心是协调。协调的对象是组织中各种资源之间的关系。 合同管理活动是一个动态过程。 2、广义上讲，工程建设合同管理有两个层次，第一层政府对工程合同的宏观管理，第二层是合同当事人各方对合同实施的具体管理。 （1）政府对工程合同的宏观管理，又称合同监督处理，是指国家行政机关依职权，对利用合同危害国家利益、社会公共利益的违法行为，进行监督并依法进行处理或移交司法机关追究刑事责任的活动，政府对合同的管理主要包括制定法规，编制或认定标准合同条件（或称示范文本）和监督合同执行等几个方面。 （2）合同当事人各方对合同实施的具体管理，是各方在合同的订立和履行过程中自身所进行的计划、组织、指挥、监督和协调等活动，使内部各部门、各环节相互衔接，密切配合，以顺利实现预期的管理目标的过程。 二、合同管理在项目管理中的地位 合同确定了建设项目的价格、工期和质量（功能）等目标，规定着合同双方责权关系。概括地说，参与工程建设的各方在工程项目中的一切工作都是为了全面的正确的履行合同责任，所以合同管理必然是工程项目管理的核心。它作为其他工作的指南，对整个工程项目的实施起到控制和保障作用。 三、合同管理的任务 1、根据法律、法规和合同的要求，运用指导、组织、控制等手段，促进当事人依法签订、履行、变更合同和承担违法责任，减少和避免合同纠纷的发生，制止利用合同进行违法行为，保证项目顺利进行，保护自己的正当权益。 2、从合同管理角度，项目整个实施过程。可以概括为签订合同和履行合同两大阶段。 3、合同管理的中心任务就是利用合同的正当手段避免风险，保护自己，并获取尽可能多的经济效益。 四、 合同管理的主要工作 1、建立管理组织机构，落实管理责任 对业主一方一般成立专门的工作机构负责项目发包和合同管理工作，也可以委托监理单位对项目设计、施工等进行监理。 2、做好合同总体策划，规范合同风险 在项目的开始阶段，必须首先规划，确定带根本性和方向性的，对整个项目，对整个合同的签订和实施有重大影响的问题，这就是合同的总体策划。 3、建立合同实施保证体系 （1）建立专门的合同管理人员。 （2）将合同目标分解至具体部门、人员和项目活动。 （3）组织项目各有关人员学习、掌握合同、文件和合同分析文件。 （4）建立合同管理工作程序，规范合同管理工作，使合同管理工作有序、协调进行。 （5）建立合同文档系统，科学系统的收集、整理和保存有关事件和活动的一切资料、信息，有效利用这些文件。建立报告和行文制度，各种实施报告、书面文件、通知等均应有相应的交接手续、签证证据等。 4、实施严格、有效的监督和控制。 （1）现场监督本单位各部门或协作人的工作，给他们以合同方面的帮助。 （2）对合同的另一方当事人进行合同监督，协调与他们的合同关系。 （3）对各种书面文件作合同方面的审查和控制。 （4）经常性解释合同，对工程中的出现的特殊问题进行合同扩展分析。 （5）收集、整理、分析、保存各种资料。 （6）进行合同跟踪，了解实施状况，分析差异及其原因，对合同履行进程和结果进行观察、检查并提出处理措施。 5、积极进行有效的反索赔 对各方的索赔要求和报告，按照合同规定，进行有效的反驳，反击对方的索赔，达到弥补损失，保护自身正当权益，提高经济效益的目的。 6、及时、合法的处理合同争议和纠纷 应通过协商和合同约定的调解、仲裁、诉讼等方式，及时处理发生的争议和纠纷。 五、合同总体策划 1、总体策划的内容 （1）将项目合理分解成立几个独立的合同，并确定每个合同的范围。 （2）选择合适的委托方式和承包方式 （3）恰当的选择合同种类、形式及条件。 （4）确定合同中的一些重要条款。 （5）决策合同签订和实施过程中的一些重大问题。 （6）协调相关各个合同在内容、时间、组织、技术上的关系。 2、合同的策划依据 (1)项目要求：管理者或承包者的资信、管理水平和能力，项目的界限目标，企业经营战略，工程类型、规模、特点技术复杂程度，工程质量要求和