Lzoyzm关广播电视大学办公自动化系统应用的探讨.doc

生命是永恒不断的创造，因为在它内部蕴含着过剩的精力，它不断流溢，越出时间和空间的界限，它不停地追求，以形形色色的自我表现的形式表现出来。－－泰戈尔 (甘肃广播电视大学 甘肃 兰州 730030) [摘要] 国家现代远程教育工程的实施和电大系统开放教育的深入发展，给电大的教学和教学管理工作提出了新的要求，提高办公自动化水平更是广播电视大学进行远程教育和现代化管理的内在要求。(OAS) 建设 应用 一、对电大信息化历史发展进程的回顾 广播电视大学在20多年的发展历程中，始终把最先进的技术手段应用于电大的教学和教学管理过程中，在近几年的开放教育中尤为明显。在电大成立之初，中央电大就制订了加速发展电视、广播等现代化教育手段的措施，多快好省发展教育事业。如今，录音、录像、电视频道、网络、卫星IP传送等现代化手段已在电大全面应用。 随着计算机数字和网络的发展，利用信息化手段发展电大教育已是必然趋势。计算机信息化如一场巨大的浪潮，已波及和渗透到电大教育的方方面面。包括教学资源建设管理、教务管理、教学服务支持，教学课件制作和授课，办公自动化的公文管理、档案管理、信息管理等都离不开计算机数字网络的信息化。目前电大系统以形成了较好的计算机网络设备环境、网络通信环境和网络应用环境，而基于此的各大软件系统已在和正在应用实施。电大信息化正在以前所未有的姿态和势能向前迈进。 二、对电大办公自动化系统特点的认识 现代化离不开信息化，信息化是覆盖现代化建设全局的战略举措。以信息化带动电大现代化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展，实现电大的跨越式发展。正如电大以前对以卫星电视、广播等的认识一样，如今基于计算机数字网络信息化的认识同样也应该完全清醒。而信息化已和传统电视广播等设备工具应用的概念完全不同，作为信息化工程，完全不是那么简单的一回事。正如开放电子公务OPEN OA 竭力所呼的“建设、软件、实施（服务）、市场、文化”等五方面工程体系一样，它具有非同一般的工程实施规律和内涵[1]。 电大信息化软件系统目前的主要内容可理解为“1+3+X”，包括“1个办公信息平台，3个教务教学信息平台：教学资源建设管理系统、教务管理软件系统、远程教学服务平台，两大资源库：数字图书馆、考试组卷系统，还有网上考试系统、远程接待处理等”。办公平台是电大办公自动化系统中的基础设施软件平台，同时它一直也是组织信息化的重点和难点。办公自动化应用包括针对于收文、发文、签报的公文无纸化流转，文档一体化、档案管理及电子档案查阅管理，包括公告通知、论坛研究、网上硬盘等公共信息管理，电子邮件系统，以及日常办公、领导办公、业务办公、会议办公等。 办公自动化的实施建设给我们带来的效益将是十分明显和直接的，不仅可以充分利用硬件资源，增强软件应用和信息服务，而且在以下方面产生积极影响和显著效益：一是普及计算机应用知识，提高信息化水平。二是节约人力、物力和时间。包括节约纸张；节约手工文件整理、统计、查找等劳动力；节约文件传阅审批及公告发布的时间等。三是提高办事效率和管理水平，促进政务公开和廉政建设，增强办事的透明度和公正性。四是增强组织协作工作能力。电大系统通过统一的办公自动化平台，集成公文、档案、公告、论坛、邮件等，可大大拓展成员协同和交流空间。五是便于支持领导决策，方便提取各类综合信息。六是增强电大系统整体综合实力，扩大现代远程开放教育的影响。七是其它方面的影响和效益等。 三、电大办公自动化系统实施建设 1、领导重视，统一思想是实施办公自动化的前提。办公自动化是一项领导工程、全员工程，也是一项庞大的系统工程，它需要领导下大决心，集中力量组织实施。办公自动化的实施实际上就是对工作、管理方式的改革，它对于各部门和各人员的分工必然发生改变，或者说是一场革命，这需要领导关注、重视和支持这项工作，因为，各级领导既是办公自动化工作的组织者和领导者，也是具体的运用和操作者。办公自动化不是简单说说就应用起来的，单凭办公室、技术中心或业务部门的行动，是不能很好组织实施的。为加强对办公自动化工作的组织领导，我校首先成立了办公自动化工作领导小组，由校领导牵头常抓这项工作。通过人人重视、统一实施，在相对集中的人力、时间中发挥最大的效率，推动我校办公自动化建设不断前进。 2、建立完善的激励机制是实施办公自动化的动力。办公自动化系统的实施是对计算机网络进行全面的应用，将需要人人普及和提高计算机的基本应用水平，这些会给实施培训及维护部门带来更多的工作量，同时它还有可能对某些观念相对保守人员和计算机应用相对较差的人员造成某些不适应，这些问题的解决会涉及到更深层次的问题。于是优化实施办公自动化的内部激励机制，真正从体制上发挥部门和人员实施办公自动化的积极性显得尤为重要。 3、创造环境，具备必要的硬件设施是实施