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通告 作用：「通告」主要用來發布或傳遞消息。政府部門有一些跟政策、措施或重要事項有關的消息要發放，都可以使用「通告」一類的文書。政府部門的「通告」除了用作內部溝通，又可以向市民或外間團體發布消息。 寫作要求：由於「通告」以公布事項、傳遞信息為主要目的，對象比較廣泛，因此行文宜簡明清晰，多把資料點列或加入小標題等，以方便閱讀。 檔號： □□署總務通告第XX號 非吸煙政策[1] 眾所周知，不論吸食香煙還是吸入香煙煙霧，均對人體有害。因此，行政署長已於一九九七年七月十五日發出總務通告第35/97號，宣布由一九九七年八月一日起，所有政府辦公地方一律禁止吸煙，以保障僱員健康。[2] 非吸煙政策[1] 為嚮應[3] 政府的政策，本署總辦事處和各分區辦事處所有地方[4]，由一九九七年八月一日起，一律列為全日二十四小時禁止吸煙區。[5] 各辦事處可因應需要，在窗戶可開啟或設有獨立通風系統的地方，或其他適當地方，劃出吸煙區，供吸煙的員工使用。署方會在當眼地方貼上標貼，標明吸煙區的所在及範圍。 政府人員出席公眾場合、接客或接待市民[6]，均不應吸煙[7]，以貫徹政府的政策。 實施要點 非吸煙政策[1]由各分處主管負責執行。各主管應勸喻屬下員工為他人著想，不要吸煙，並在政策實施前，在禁煙區張貼「請勿吸煙」及「吸煙區」告示[8]。有關標貼可致電XXXXXXXX向總務室△△△小姐索取。 吸煙的員工不得藉詞前往吸煙區吸煙，乘機偷懶[9]。否則，主管可視為行為不檢事件，按照一般紀律程序處理。 遇有訪客吸煙，接待員或護衛員應向他們解釋是項政策，並請他們弄熄香煙或帶領他們前往適當的地方吸煙。 各級人員如對本通告有任何問題，可向所屬分區秘書查詢。分區秘書如有疑問，可撥電XXXXXXXX與△△△先生聯絡。[10] □□署署長 (△△△ 簽名 代行) 一九九七年七月十日  [1] 問題： 建議： 「非吸煙政策」一語不夠明確，因為通告所涉及的不是全面禁止吸煙，而是在工作間實施非吸煙政策。[詞語運用] 標題和內文都應該針對通告內容，寫得比較明確；可考慮把「非吸煙政策」改寫為「非吸煙工作間政策」，使人一看就知道這是在工作間範圍內實施的非吸煙政策。 [2] 可取： 清楚說明政府辦公室非吸煙政策的制訂原因、頒布日期、施行日期、施行範圍，以此作為通告的背景，放在首段，相當合適。 [篇章組織] [3] 問題： 建議： 「嚮應」的「嚮」是一個別字。[字詞運用] 正確的寫法是「響應」。 [4] 問題： 建議： 所謂「所有地方」到底包括哪些地方，並不清晰；例如洗手間是不是包括在內？[篇章組織] 最好清楚說明「所有地方」包括甚麼地方，例如「包括走廊、茶房、洗手間在內」。 [5] 可取： 問題： 建議： 實施日期及時間交代得很清楚。[篇章組織] 如何確保員工都清楚知道有關政策已開始實施，這裏交代得不夠詳盡。[篇章組織] 交代署方的措施，如「署方會在當眼處貼上告示，提醒員工不得在該等地方吸煙。」這樣就會顯得署方在行政安排方面設想周到。 [6] 問題： 建議： 「接客」一詞在日常生活中包含負面的引申義，而且口語味道比較濃，不宜在這裏使用。[語體修辭] 而「接待」則有招待的意思，公務員為公務而面見市民，不會有招待成分，反而前面說的客人可以用「招待」。[詞語運用] 此外，政府人員如果離開了辦公地點，以私人身分出席公眾場合，是否也要受到有關政策的限制？這裏並沒有清楚說明。[篇章組織] 可考慮把句子改寫為「政府人員如以公職身分出席公眾場合、接待訪客或面見市民」。 [7] 問題： 建議： 公務員出席公眾場合或接待客人，有時候基於應酬需要，可能要吸煙，因此這裏只能用建議、提醒的口吻，希望公務員能在何時何地都貫徹政府的政策，語氣宜婉轉一些。[詞語運用] 可考慮寫成「均宜避免吸煙」。 [8] 問題： 建議： 有「請勿吸煙」和「吸煙區」字眼的應該是標貼而不是告示。 [詞語運用] 「告示」一詞應改為「標貼」。  [9] 問題： 建議： 「乘機偷懶」屬於口語表達，不適宜在正式公文中出現。 [語體修辭] 可考慮把「乘機偷懶」改為「擅離職守」。 [10] 可取： 問題： 建議： 清楚交代多種查詢渠道和層次。[篇章組織] 沒有說明分區秘書所找的△△△先生是甚麼身分，不方便聯絡溝通。[篇章組織] 最好說明△△△先生的職位，如「非吸煙工作間政策部門協調人員助理主任秘書△△△先生」。 便箋 作用：便箋是政府內部使用的簡短文件，主要用來作為內部洽談公事、處理事務、互通消息之用。 寫作要求：便箋行文宜簡明扼要，客套的話語、不必要的信息及祝頌語等都可以省略。格式方面，則與英文Memo相若；