哈尔滨市城市建设电子档案归档标准.doc

哈尔滨市城市建设档案馆 建设工程电子档案归档要求 一、基本要求 1、建设档案电子文件归档应遵循如下规范： （1）《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001 （2）《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T ll7-2007 （3）《电子公文归档管理暂行办法》GB/T 18894-2002 （4）《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理要求》GB/T17678.l-1999 （5）《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第二部分：光盘信息组织结构》GB T 17678.2-1999及其它相关标准。 2、建设档案电子文件应与纸质文件一并向市城建档案移交归档。电子文件不完整，不准确和不一致的，市城建档案馆（连同纸质文件）不予接收。 3、电子档案与纸质档案一致性。具有保存价值的电子文件， 必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，要求内容一致、文件名一致、目录（编排）一致。 4、真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。能真实准确，与工程实际相符合。 5、完整性：电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。 必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 6、有效性：长期完整显示，可读可用。电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性、易检索性等。 7、安全性：电子文件应集中存储到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。记录载体要求为只读光盘CD-R或DVD-R。 二、文件格式 1、文本文件：DOC、XML、RTF、TXT 2、表格文件：XLS 3、图像文件：JPEG、TIF、PDF，当一份资料扫描件在两张及以上时，应当转换成一个PDF格式文件。 4、图形文件：DWG 5、影像文件：MPEG-2、AVI 6、音频文件：WAV、MP3 7、软件产生的特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件，如不能转换，应将专用软件或相关程序（如补丁程序、格式转换程序等）收集并刻入光盘。 三、扫描要求 1、前期文件和竣工验收报告在扫描时必须为彩色模式，其他文件可以为黑白模式； 2、竣工图纸的扫描要求消蓝； 3、扫描分辨率不低于300dpi。 四、审查规范 1、归档前应由电子档案形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。 2、对归档电子文件的基本物理技术条件进行检查检测，内容包括： （l）记录载体有无划痕，是否整洁，每片光盘均有方形透明薄塑料盒保护。 （2）数据库可用性核查。 （3）核实归档电子文件的真实性、完整性。 （4）与纸质文件一致性。 （5）文件无加密、无压缩，有无病毒、木马感染。 （6）电子文件格式。对特殊格式电子文件，应核实其相关的阅读软件、版本、操作手册或说明等是否完整或齐全。 （7）光盘背面及包装信息。应包括建设项目名称、光盘编号、光盘内容、制作（施工）单位、制作日期。 （8）光盘内容、数量。 3、光盘内容： （1）文件编排。 光盘根目录下存放说明文件、档案移交目录、以及以工程名称为名的文件夹。” 说明文件为.DOC或.TXT格式，内容注明建设工程名称，建设单位名称，建设单位联系人及联系电话。 档案移交目录为纸质的报送目录的电子版。文件名标明项目名称。 一个建设工程由多个单位工程组成时，文件夹应按单位工程名称命名。文件夹内按移交目录建立文件夹并存放相应专业的电子文件。 （2）刻盘要求 选择质量优良的国际名牌光盘。 在容量许可的情况下，一个单体工程的资料不要分刻在两张光盘上。 五、归档时间 建设档案电子文件应与纸质文件同时归档。 哈尔滨市城市建设档案馆 二0一二年