ERPv90采部操作手册.doc

１　目的 为使采购部各ERP操作人员能正确使用ERP管理操作系统，以加强公司的质量管理体系，更准确的得到相关采购信息，降低采购成本。 ２　适用范围 适用于采购部所有ERP管理系统操作人员。 ３　职责 ３.１采购部经理负责相应ERP资料的批核。 ３.２采购部相关ERP管理系统操作人员负责准确录入相应数据。 ４　操作流程 ４.１制作《采购报价单》（采购管理－采购报价单） ４.１.１做好产品/物料和供应商资料等基础资料设定后，根据平常的采购资料，以及供应商必威体育精装版的报价，相应人员须在ERP管理系统里录入相应物料价格资料，为日后的采购工作做参考并在采购前便于制作相关《采购订单》。《采购报价单》的操作如图（一）。 ４.２.２打开《采购报价单》－选择＜供应商＞－确认报价＜货币＞－选择＜产品＞确认＜最少订货量＞及＜单价＞－保存即可，系统自动生成相应的＜报价单编号＞。 ４.２.3采购部经理确认《采购报价单》数据无误后予以批核。 图（一） ４.２制作《批量生成采购订单》（采购管理－批量生成采购订单） ４.２.１当市场部完成了《销售订单》或PMC部门提交了审批的《请购单》，采购员明确采购任务后，系统可以从《请购单》中读取需要的产品物料，一次性向不同的供应商发出批量《采购订单》。打开《批量生成采购订单》模块，输入〈请购单编号〉、〈职员〉－点击〈读取请购单〉－选择需要下订单的物料，为每一行输入〈供应商〉－选择〈采购订单类别〉－点击〈开始批量生产采购订单〉即可。（如果有多项记录使用同一供应商同一货币，则系统会这些记录合并发出同一张采购订单）（图五） 　　４.２.２《批量生成采购订单》完成后，要在《采购订单》模块进行修改维护，打开批量生成的采购订单，根据MOQ更改要购入的买(数量)，点击读取物料参数读取产品的单位订价，更改到货日等，在[备注]页面，读取或输入付运方法等信息。最后储存并更新。（注意：有需要预先支付订金的，可直接在页面底部输入订金率%由系统自动计算；也可直接输入订金）（图二、三） 图（二） 图（三） 图（四） 图（五） ４.２.3采购员完成《批量生成采购订单》和《采购订单》数据维护后， 采购经理必须对《采购订单》所有数据进行审核后，予以批核。 ４．３制作《采购订单变更单》（采购管理－采购订单变更单） 　　４.３.１根据需要修改现有采购订单时，需制作《采购订单变更单》，打开《采购订单变更单》－选择或输入〈采购订单编号〉，读取一份需修改的现有采购订单－修改采购订单需要变更的内容（产品、数量、单位订价、到货日等）－进入〈变更原因〉页面－读取变更原因(在[备注]主文件中进行设定)或者手动输入变更原因－进入〈变更提醒〉页面－用户可选择是否提醒相关职员，如需提醒其它用户，选择提醒选项；如需提醒其它系统外的人员，可选择外部提醒选项。如图（六） ４.３.２采购员完成《采购订单变更单》数据录入后，采购经理必须对所有数据进行审核，确保无误后，予以批核。 图（六） ４.４当供应商根据《采购订单》做好货物，并将货物送到公司，仓库人员接到供应商的送货单后，必须在ERP操作系统中完成《进货单》数据输入，并且由仓库主管或其受权人批核。采购员可以通过查看《进货单》，清楚自己所购物料情况。 ４.５制作《采购退货》（采购管理－采购退货） ４.５.１当供应商提供的货物经我司品检部检验有质量问题或在生产过程中发现物料有质量问题时，相应人员作相应的退货处理并制作《采购退货》，如图（七）打开《采购退货》－输入或选择＜供应商＞、地点和产品－输入或选择进货单编号或供应商送货单编号读取产品数据时，系统会自动读取相关供应商和采购订单编号等栏位数据－根据需要调整数量－ 储存并更新。 ４.５.２注意：采购退货的库存影响与进货单相反。如果采购退货有采购订单数据，则将影响对应可用量数据(根据采购订单的到货日计算)；如果退货数量大于进货数据，储存时系统将弹出“退货量大于进货量”警告；如果退货数据与采购订单无关，则仅扣减库存数量。 ４.５.３采购退货完成后，授权人员确认无误后予以批核。 图（七） 4.6制作《委外加工报价单》（生产管理－委外加工管理） 4.6.1打开《委外加工报价单》模块，在上款部分，输入供应商、职员、货币 等必输栏位；在表体部分，双击产品，读取供应商报价产品，点击“确认”读取，输入最少订货量及报价,储存并更新。 4.6.2 采购主管或经理核对无误后，予以批核。 4.7制作《批量发出委外加工订单》（生产管理－委外加工管理） 4.7.1系统可以根据委外加工申请单，批量生成委外加工订单，打开此模块，设定所需读取委外加工申请的筛选条件，点击读取委外加工申请，输入职员、日期等必输栏位，勾选要发出委外加要订单的记录，填写供应商及货币，然后点击批量发出委外