中建八局ERP资流程操作步骤.doc

3-1 ERP系统物资业务流程操作 §1采购需求计划 （采购申请） △登陆→项目需求计划→申请→“采购申请”录入界面 ▲需求计划录入操作 1、头信息。说明→审批组：一人兼两个以上项目岗位的，要选对项目 →2、行信息。类型：货物→物料→数量→价格→日期 →3、分配→项目→保存—编号→关闭 →4、单击“行”，自行信息“类型”开始重复2至3的步骤，以编制第二行计划 →5、审批→附注→确定 注意： 1、说明：如输入“钢材需求计划”，以备遗忘编号时便于查找申请单。 2、价格：务必填0！ 3、日期：做计划当天的实际日期之后的某一天。 4、物料查找——% ①输入法要用英文方式 ②模糊查找，统配符； ③输入%后打开的第二个对话框中，可输入两个%，中间夹汉字（具体品种中的部分字眼），以快速查找物料。如“%红砖%”。 5、一份计划中，同一品种规格的物料，其它信息相同时，不要做成两行，除非时间不同，否则会出错！ ▲首选项操作步骤 1、进入“采购申请”录入界面 →2、工具→首选项 →3、需要日期→项目信息→项目—确定→关闭 注意： 1、进入申请编制界面，未做任何操作前使用首选项！ 2、只选择日期、项目，不选别的！项目信息中，只选项目，不要动其它的。 首选项UPK，见“单据快捷输入”→材料计划要配 ▲查找申请单步骤 申请汇总→输入“%+单据号后3位” →查找 △带“汇总”的功能项，均为可实施查询的。 ▲查询单据状态步骤 查找→选择行→工具→历史活动记录 §2 采购合同管理 （一揽子采购协议=采购合同，采购订单之一） △登陆→项目采购合同管理→采购订单→“一揽子采购协议/采购合同/采购订单”录入界面。 ▲采购合同/一揽子采购协议操作步骤 1、头信息。供应商→说明→“全局”前打钩→审批组 →2、行信息。类型：货物→物料→价格 →3、协议/条款 →4、保存—编号 →5、单击按钮“行”，自行信息“类型”开始重复2至4的步骤，以编制第二行物料 →6、附件 →7、审批→附注→确定 注意： 1、供应商：注意右边的地点，确保为“材料供应”！否则会导致财务费用类型错误。 2、说明：如输入“钢材合同”，以便与供货计划区分；或输入项目名称+系统外实际合同的合同编号。 3、不选全局，会导致后面的流程中无法引用。 4、物料编码要与需求计划的一致。 5、协议/条款/附件：非必须项。 ①协议，限定数量、合同金额，慎用；条款，限定有效期。非必要时，此两项建议不用。 ②附件，用来附加系统外的合同文本、有关情况说明等资料。 ▲采购合同加附件的步骤 针对整份合同加附件： 1、光标点在合同录入页面的头信息处→点附件图标→是→类别：至审批人→来源：文件 →2、GFM加载页→浏览→选择要添加的文件→提交→关闭GFM加载页 →3、是否加载成功：是 针对某一行加附件： 1、光标点在合同录入页面某一行处→2、（以下步骤同上）。 ▲查询采购合同状态 查询→历史活动记录 §3 供货计划 （标准采购订单/供货计划，采购订单之一） △登陆→项目供货计划→自动创建→“标准采购订单”录入界面 ▲有计划有合同的供货计划操作步骤 1、申请单号→查找 →2、选择行→“自动” →3、全局协议：合同号→创建 →4、说明→审批组→确定→编号 →5、审批→附注→确定 △说明：如“钢材供货计划”，以便与采购合同区分。 △一份采购申请的一行，只能引用一次！ 由于一份采购申请的一行，做供货计划时只能引用一次。当一个合同对应多次进货即需要做多次供货计划时，采购申请里同一规格的材料也要有不同日期的多行，与多个供货计划中的相应规格对应。故采购申请要细，要能满足不同验收批次需要。 ▲有计划无合同的供货计划操作步骤 1、申请单号→查找 →2、选择行→“自动” →3、创建→编号 →4、价格 →5、说明（同上）→审批组 →6、供应商：注意地点！ →7、审批→附注→确定 注意： 1、在输入价格前，若供货计划的数量需要改动，则提交审批前，“发运”中的数量也要改动。数量无需改动的，按上述流程执行。 2、供应商：业主供料的，选供应商时选用业主全称。 ▲供货计划状态查询/供货计划检查步骤 △查找供货计划单据→打开 1、发运→状态 “已开单”，指财务已进行三单匹配的数量；“已取消”，指已退货的数量。 2、参考文档：合同号（即采购订单号）。 3、发运→分配→其它：计划号（即申请号） 4、行信息里，价格为灰，说明引用了合同。 §4 接收 △登陆→项目材料接收管理→接收→材料“接收”录入界面 或在供货计划录入界面下，用功能切换按钮直接切换到“接收”录入界面。 ▲接收操作步骤 1、采购订单（指供货计划）：输入编号→查找→关闭题头（小bug） →2、选择行→“子库存”：工程材料→货位：默认项目货位 →3、批次-序列→批号→数量→完