大型会议策划汇总.doc

2015年度中国高等教育秘书学专业研讨会策划书 一、会议名称：2015年度中国高等教育秘书学专业研讨会 二、会议主题：促进秘书学发展，展望美好新未来 三、会议目的和意义：进行学术交流和总结，介绍必威体育精装版的秘书学研究项目和成果，帮助学者了解必威体育精装版的学术动态。 四、会议组织： 主办单位：中国高等教育委员会 承办单位：中国高等教育秘书学专业委员会 协办单位：昆明会议中心，各高校 五、与会人员：企业公关代表、中国高教委员会领导、中国高教秘书学专业委员会领导、各高校秘书学专业教师、学者 六、会议时间：2015年8月8日—8月10日 七、会议地点：昆明市国际大酒店会议中心会务厅 八、会议议程： 1、委员会委员代表等发表报告，展示秘书学发展现状。 2、相关学者发表研究成果，展示必威体育精装版学术动态。 3、针对秘书学专业发展的困难，形成讨论小组，进行讨论和答辩。 4、专家进行会议总结，宣布会议结束，欢送与会人员。 九、会前筹备： 1、会议筹备组对相关人员进行分工合作，成立了工作小组 小组 职能 具体工作事项 小组成员 备注 会议筹备组 负责会议指挥、筹备工作 负责活动策划、做好会议传达工作，指挥协调各小组。 组长： 成员： 现场组 负责现场工作 布置会场、维持现场秩序、控制灯光。 组长： 成员： 接待组 负责公关接待 接送与会人员安排食宿、负责生活服务、交通疏导、医疗服务等。负责礼仪和主持 组长： 成员： 秘书组 负责会务资料相关事宜 拟写会议方案、打印嘉宾牌、签到、资料印发、会议记录的整理、会议通知、会议场地的选择和联系，联系与会人员、发布新闻、简报 组长： 成员： 宣传组 负责宣传工作 负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传。 组长： 成员： 财务组 负责财务事宜 做出会议预算、设备的租用和会议物品采购。付账工作。 组长： 成员： 后勤组 负责后勤相关工作 会议设备的维护和检查、保障会场清洁和会后清理会场、负责防火防盗，保障与会人员安全 组长： 成员： 场地组织 选择与会议规模适当的会议场所。 会议场所应考虑是否交通便利、设备齐全、费用合理。 下发会议通知。 1、由秘书组邮件方式下发会议通知，并做好回执人数统计. 2、秘书组会前（8月1日）进行电话确认。 附：会议回执单： 单位 人数共计： 人 姓名 性别 职务 联系电话 到达车次 到达车次 到达时间： 月 日 时 分 请于7月7日前讲回执寄至：云南省昆明市XX区秘书学专业委员会收。邮编：XXXX 经费预算： 名称 数量 单价/元 合计/元 备注 场地租用费 2天 4000 8000 设备租用费 3天 2000 6000 摄像机、音响多媒体设备等 会场装饰费 / / 3000 包括鲜花、横幅、锦旗等 交通费 100人 100 10000 会务费 100人 1000 100000 包括食宿、考察费用、会议资料、文具、工作证等 其他 / / 3000 包括医疗费用等 合计 / / 130000 准备会议资料与物品 类型 主要物品和设备 备注 会议必备用品和设施设备 桌椅、茶具茶水、扩音设备、照明设备、空调设备、通风机、安全通道、消防设施 会议特殊用品和设备 装饰物品如鲜花、绿色植物、天幕、会标、条幅。签到簿、指示牌、礼品、打印机、复印机 视听器材 计算机、投影仪、屏幕、录音设备、摄像设备 通讯设施设备 电话机、传真机、通讯网络设施等 文具、文件类用品 笔墨、文件袋、胶水、海报、会议通知、座位签、胸卡、餐券等 6、会场安排： （1）场地：昆明市国际大酒店会议中心会务厅 （2）座位排次： （3）席签：准备浅红色纸，黑色签字笔若干，签到备用。 （4）灯光音响：灯光的亮度要适宜，台上光线要比台下亮一些；话筒7个，音响和话筒要逐一调试。（电工要做好应急准备，音响和话筒要请专人负责） （5）空调及通风设备：开会前调好调好室内温度。保证室内温度适宜，空气清新。 （6）桌上摆放物品：所有会议桌上摆好茶水，矿泉水。另外，主席桌上摆好鲜花、记录用笔、笔记本、座位卡、姓名牌和会议资料。（会务人员务必检查会议资料是否齐全，印刷、页码及装订质量） （7）指示牌：在必要地方设置洗手间、安全出口指示牌、会议中勿打扰、禁止吸烟、签到处、接站处、指路牌、禁止大声喧哗牌。 （8）会场的装饰：用锦旗、工艺画装饰会场，突显出会场氛围 。 十、会中服务： 1、接站（8月7日-8月8日） 接站地点：昆明机场、昆明站、昆明汽车站 住宿安排：昆明国际大