（办公室功能.ppt

办公室及其功能 （一）办公室的含义 1、含义 第一种：办公室是组织为完成组织目标或组 织成员履行其职能时的工作场所。 第二种：是组织设立的办理行政性事务的办 事机构，是直接为领导服务、沟通 上下、联系左右的综合部门。 2、办公室的分类 （1）按照性质分 ●党政机关、社会团体、事业单位、企业等系统的办公室 （2）按照办公室的规格、级别分 ●党务系统：中央机构、地方机构、基层机构 ●行政系统：部级办公厅、局级办公厅、处级办公室、 科级办公室 （二）办公室的基本功能 1.基本功能 （1）从社会组织的整体来看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位，为领导决策活动提供建议意见，处理社会组织的内部事务。 （2）从社会组织的结构看，是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。 （3）从社会组织的外部看，办公室是社会组织面向社会的门窗，处于窗口地位。 2.基本功能的特征 （1）基本功能的行使具有综合性 （2）基本功能的行使具有程序性 （3）基本功能的行使具有终局性 3.办公室管理与秘书工作的区别 （1）办公室管理是对一个组织机构的管理，是社会 组织行政管理的一部分； ● 秘书工作是社会组织内部的一种管理活动， 其直接动因是领导活动的需要。 （2）办公室管理表现出某种赋予性，根据组织自身 的需要，赋予其内部机构不同的工作内容； ● 秘书工作各环节之间存在一定的逻辑联系，体现了某种科学意义的组合。 二、办公室管理的实施维度 z 技术和资源 计划 o 现场的方式 组织 会议的方式 实施 文件的方式 控制 评估 y 办公室管理的维度 x （一）办公室的性质 1、从属性 原材料 进行加工 制成品或服务 2、补充性 提供的所有的服务一定是组织内其他部门活动的必要补充 3、管理性 是实施内部管理的唯一机构 （二）办公室的管理职能 1、计划 分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展 2、组织 把全部经济资源组合成可控的组织单位 3、控制 保证工作成果尽可能与组织的计划一致 4、协调 动员组织员工，使组织目标得以成功实现 （三）办公室事务 ● 辅助决策、组织会议、公文起草 ● 信息管理、协调关系、规章制度制定 ● 日常事务管理、接打电话、归档管理 ● 统计管理、对外管理、自身建设 三、如何提高办公室的工作效率 （一）办公室的七大效率杀手 1、空气杀手 （1）温度 在22-26摄氏度的恒温状态下，人的工作效率是最高的 （2）湿度 在正常温度下，办公室理想的相对湿度在40%-60%之间 （3）清洁度 表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。 （4）流速 在正常的温度下，空气的流速为0.25米/秒时，人的热量散发正常 2、光线杀手 光源的布置应自然合理，避免使坐着的人直接面对光源，凡是光源直接照射到人的，就应该考虑重新设置。 还得注意： 1）电脑是否面对光源造成严重反光 2）办公桌面是否反光或者搁置不必 要的玻璃 3、声音杀手