文件编制管理标准.doc

题 目 文件编制管理标准 编 码 JHY/MS01003-00 共5页 第1页 制 定 审 核 批 准 制定日期 年 月 日 审核日期 年 月 日 批准日期 年 月 日 颁发部门 行政部 颁发数量 份 生效日期 年 月 日 分发单位 总经理 副总经理 各部门 一、目 的：制定本公司管理体系文件的编制规定，规范本公司管理体系文件的编写格式及文件的制定（修改）、审核、批准、印制程序。 二、适用范围：适用于公司所有管理体系文件的制定（修改）、审核、批准和印制的全过程。 三、责 任 者：公司全体员工。 四、内 容： 1、标准类文件编写格式 1.1每一份文件的首页格式如下： 河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件 题 目 编 码 JHY/XXXXXXX-XX 共 页 第 页 制 定 审 核 批 准 制定日期 年 月 日 审核日期 年 月 日 批准日期 年 月 日 颁发部门 颁发数量 份 生效日期 年 月 日 分发单位 一、目 的： 二、适用范围： 三、责 任 者： 四、内容： 1.2每一份文件首页之后的每页文头格式如下： 河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件 题 目 XXXXXXXXXXXX 编 码 JHY/XXXXXXX-XX 共 页 第 页 1.3文件标准格式说明： 1.3.1题目栏填写文件的正式名称。 1.3.2行政部将文件统一按《文件编码管理标准》编码。 1.3.3本文件的总页数填写在“共 页”栏，本页的页数填写在“第 页”栏。 题 目 文件编制管理标准 编 码 JHY/MS01003-00 共5页 第2页 1.3.4目的：简要说明制定本文件的目的是什么。 1.3.5适用范围：本文件适用于哪些范围和应用领域，必要时还应说明不适用的范 围和应用领域。 1.3.6责任者：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行本文件负有责任。 1.3.7从第四项起开始写内容。 1.3.8产品生产工艺规程、验证方案、HACCP计划等文件不受以上格式的制约，另行规定如下： 产品生产工艺规程、验证方案、HACCP计划等要求有封面、目录，除封面外每页页面底端中心处设置五号阿拉伯数字页码。 2、记录格式： XXXXXXXXXXXXX（记录名称） JHY/RDXXXXX-XX NO. 2.1公司对外记录要在记录名称前或上部加公司名称。 2.2公司记录一般应采用以上格式，特殊情况可另行设计格式。 3、文件排版格式要求： 3.1公司所有文件除记录外文字排版要求： 3.1.1页面设置：采用A4打印纸，左装订样式；左边距25mm,右边距25mm，上边距35mm，下边距20mm；页脚0mm，页眉18mm，页眉内容为以上格式中要求的内容。 3.1.2段落设置：行间距1.5倍；首行缩进：2字符或8 mm。 3.1.3字体设置：全文采用小四号宋体字，但图表字号可根据实际设计需要设置；字间距：标准。所有页眉内容采用五号宋体字，字形：倾斜。 3.2公司所有记录类文件排版要求： 3.2.1页面设置：可以根据需要设置适宜的纸张规格；一般采用左装订样式，参考左边距25mm,右边距25mm，上边距20mm，下边距20mm；如果上装顶则参考尺寸为左边距20mm,右边距20mm，上边距30mm，下边距20mm 。 3.2.2段落设置：行间距1.5倍；首行缩进：2字符或8 mm。 题 目 文件编制管理标准 编 码 JHY/MS01003-00 共5页 第3页 3.2.3字体设置：全文采用宋体字，字号可根据实际设计需要设置；字间距：标准。 3.3以上格式为一般要求，如果文件有特殊需要可自行设置排版。同类记录尽量采用相同字号，记录印制前要求职能部门设计记录实样（包括字号、纸张规格、排版要求等具体内容）并注明要求，或者书面说明设计要求经部门负责人审核，主管领导批准后制作。 4、文件的编制、审核、批准程序： 4．1编制程序： 4．1.1本职能部门的标准及记录类文件一般由本职能部门指定符合条件的人员编制； 4．1.2跨职能部门的标准文件由主管经理指定符合条件的人员编制； 4．1.3在重大策划期间可由总经理指定符合条件的人员或小组编制文件。 4．1.4编制人员根据相关法律、法规、法定标准、行业管理文件以及本公司的规定和要求编制标准文件。必要时编制起草说明，详细说明有关内容的依据、内容的解释和其他未尽事宜等。 4．2审核程序： 本部门内