起步X5-档案管理-用户手册.doc

档案管理 简单地说就是对档案的管理功能，包含全宗设置、类目设置、档案提交、档案查询、档案借阅和档案销毁等功能。用户可以在这里自由的创建属于自己的全宗和类目来管理日常工作中产生的档案资料。 基础设置 全宗设置 功能介绍 在此设置全宗信息。 权限说明 管理人员中拥有此项功能权限。 操作说明 界面如下： 注：界面左侧列表中，如果全部类目被选中，则表明该全宗已经包含所有的类目。 界面左侧信息：全宗列表 点击，添加新的全宗。 点击，保存所有新增的全宗。 选择某条记录后，点击，则删除此全宗。只能删除未启用的全宗，启用的全宗不允许删除。 点击，则启用当前全宗，启用后该全宗即可以被其他功能所引用。 点击，则停用当前全宗，停用后该全宗不能再被其他功能所引用。停用后可再启用。 点击，将所有状态为“未启用”的记录置为启用。 界面右侧信息：当前选择记录的类目列表 点击，弹出类目选择对话框选择类目添加到选择的全宗中。 点击，保存类目。只能在删除类目后，才能使用。 选择某条记录后，点击，则删除此类目。 类目设置 功能介绍 在此设置类目信息。 权限说明 管理人员拥有此项功能权限。 操作说明 界面如下： 注：图标，未启用类目；图标，已启用类目；图标，已停用类目。 界面左侧信息：类目树 点击，添加新的类目。 选择某条记录后，点击，则删除此类目。只能删除未启用的类目，启用或停用的类目不允许删除。 点击，保存类目。 点击，则启用此类目，启用后该类目即可以被其他功能所引用。 点击，则停用此类目，停用后该类目不能再被其他功能所引用。停用后可再启用。 点击，将所有状态为“未启用”的记录置为启用。 界面右侧信息：当前选择记录的类目信息 档案提交 功能介绍 在此管理件信息。 权限说明 管理人员拥有此项功能权限。 操作说明 界面如下： 注：图标，已归档件；图标，未归档件。 点击件主题，弹出件信息对话框，对件信息进行修改。 点击，弹出件信息对话框来添加新的件。 选择某条记录后，点击，则删除此件。已组卷的件不允许删除。 档案管理 功能介绍 在此管理案卷和案件信息。 权限说明 档案管理人员拥有此项功能权限。 操作说明 档案管理界面主要由案卷管理标签、未组卷档案标签、未归档档案标签组成。 界面左侧：全宗类目树 选择全宗类目树记录，界面右侧将对应显示此全宗或类目下的案卷和件。 界面右侧：案卷管理标签 该界面显示所有的案卷和案卷下件的信息。 界面如下： 注：图标，未立卷案卷；图标，已立卷案卷；图标，已封卷案卷。 点击主题，弹出案卷信息对话框或件信息对话框，对案卷信息或件信息进行修改。 点击，弹出案卷信息对话框来添加新的案卷。 选择某条记录后，点击，则删除此件。只能删除未立卷的案卷，已立卷或已封卷的案卷不允许删除。 界面右侧：未组卷档案标签 该界面显示所有已归档但未组卷的件。 界面如下： 注：点击件主题，弹出件信息对话框，对件信息进行修改。 选择某些记录后，点击，弹出案卷列表对话框来选择添加到的案卷。 界面右侧：未归档档案标签 该界面显示已保存但未归档的件，功能与档案提交界面功能类似。 界面如下： 注：点击件主题，弹出件信息对话框，对件信息进行修改。 数据校验：当件信息中全宗或全宗和类目都被启用时，校验通过；反之，校验不通过。 点击，弹出件信息对话框来添加新的件。 选择某条记录后，点击，则删除此件。 选择某些记录后，点击，则将此件归档。未校验通过的数据不能进行归档。 档案查询 功能介绍 在此管理案卷和案件信息。 权限说明 登录系统人员都可以拥有此项功能权限。 操作说明 界面如下： 注：点击主题，弹出案卷信息对话框或件信息对话框，查看案卷信息或件信息。 列表中，案卷下的件是包含在此案卷中的件，最上方的件是未组卷的件。 档案借阅归还 档案借阅申请 用户可以根据档案查询查找自己需要的档案，对需要借阅可以提出借阅申请，通过档案室审批后，即可领取阅览。 流程图如下： 档案借阅申请 功能介绍 在此借阅案卷和件。 权限说明 登录系统人员都可以拥有此项功能权限。 操作说明 界面如下： 档案借阅说明 〔借阅部门〕：默认为当前系统登录人所在部门，并允许用户修改。点击下拉菜单选取。 〔借 阅 人〕：默认为当前系统登录人，并允许用户修改，可下拉选取。 〔借阅时间〕：默认为当前系统日期，并允许用户修改。 〔利用目的〕：用户借阅档案的利用目的。 〔流转状态〕：系统随流程进行将自动修改，不允许用户修改。 〔借阅原因〕：用户借阅档案的原因。 〔利用效果〕：用户使用借阅档案的产生的效果。 〔提交部门〕：默认为当前系统登录人所在部门。 〔提 交 人〕：默认为当前系统登录人。 〔提交时间〕：默认为当前系统日期。 借阅明细说明 点击按钮，弹出档案列表对话框，选择需要借阅的档案。 〔借阅方