系统操作说明书完整版.doc

在使用本软件时，需要对IE作如下设置： 需设置工具-Internet属性-浏览历史记录-设置-设置检查所存网页的较新版本为第一项“每次访问网页时”，如图所示： 2）把“格安信息协同工作”网站加入可信任站点：工具-Internet属性-安全-可信站点-站点-加入该站点IP，如图所示： 系统使用流程 立项：市场部人员点击导航栏-项目管理-填写立项选项，申请一个新的项目立项，下面的附件管理可以添加该项目立项所需附件，在确认立项前可以修改相关内容，如图所示： 注意：在填写新的立项时一定要设置状态为“立项”，否则该项目无法进行确认。 确认立项：填写完立项后，执行部门的部门经理就可以对项目进行确认了。如果没有问题，点击导航栏-项目管理-确认立项选项，然后点击提交审批，在审批过程中，可以点击下方的查看审批进度和查看财务审核进度查看项目进程。如图所示： 审批：总经办人员对项目进行审批，点击导航栏-项目管理-立项审批或从首页提示中直接点击进入，如图所示，同意立项则点击审批按钮。 财务审核：财务人员点击导航栏-项目管理-立项财务审核或从首页提示中直接点击进入，财务人员可以根据项目情况选择下面的修改项目信息对该项目进行修改，该项目无问题后，点击下方“财务审批”按钮进行审核。 部门经理制作预算：首先点击导航栏-项目管理-收入预算，对该项目预计收入进行添加， 注意：此处预算与员工报销时的费用密切相关，必须仔细且与财务名目一致，如果细类不准确，如办公费预算不足了，即使总预算未超，员工也无法进行该项费用报销 然后点击导航栏-项目管理-估算经费，对该项目预计花费进行添加， 最后点击导航栏-项目管理-提交预算审批，对该项目预算进行提交，等待审批。 预算审批：预算审批人员对预算进行审批。 预算财务审核：财务人员对预算进行审核。 指定项目经理：该项目承接部门负责人指定项目经理, 点击导航栏-项目管理-指定项目经理，选中被批准过的项目，点击选中该项目，在弹出的界面选择下面的添加，指定项目经理及其任职时间。 项目经理指定项目成员：点击导航栏-项目管理-指定项目人员，选中被批准过的项目，点击选中该项目，在弹出的界面选择下面的添加，指定项目人员及其在项目的时间。 项目信息全部填写完毕后，员工在系统中每日记录各种信息： 出车记录： 员工选择员工自助-》我的出车记录，点击下方添加按钮，对每日出车记录进行更新。添加完毕并检查无误后，点击下方的确认按钮。项目经理选择项目管理-》出车记录确认，对出车记录进行确认。（员工最终车辆费用报销时，财务会核对此出车记录表） 项目考勤记录： 员工选择员工自助-》项目考勤记录，点击下方添加，对当日考勤情况进行添加，添加完毕并检查无误后，点击下方的确认按钮。项目经理选择项目管理-》项目考勤记录确认，对项目考勤记录进行确认，如果考勤记录有问题，则不进行确认，员工可以对未确认的考勤进行修改，删除。当项目经理确认过考勤后，员工可以点击下方的转到费用登记，自动进行补助的登记。 4）费用登记（必须登记后才能报销）：员工登陆系统后，在左边“导航栏”中点击“员工自助”-“费用登记”。 在弹出来的对话框中，选择一个所在的项目。点击项目，然后点击下方的“选中该项目”。 点击下方的“添加”按钮，按照要求，填写各项内容，然后点击“保存”。 等待项目经理确认即可。 注意： a) 发生日期必须与票据实际日期一致； b) 发生地点必须与票据实际地点一致； c) 对于开办费，招待费用途一栏必须填写详细，如“买XX月XX日办事处购买两台电风扇，每台100元”； “XX月XX日在XX地招待XXX”。 5) 项目经理对登记的费用确认后（项目经理进入系统后，点击项目管理-）费用确认，选中自己负责的项目后，对员工登记的费用进行确认或否决），员工即可添加报销单了。点击导航栏中，“员工自助”-“报销单”。点击添加 按照说明，填写“选择项目”，“描述”，（费用总额是由前面的登记费用关联而得，不需填写），按保存按钮后看到报销单申请状态为等待提交审批。 然后选中该条申请，点击下面的“报销审批单”，在弹出来的对话框中，点击“添加”，选择已经被项目经理确认的款项，点击确定，关联已登记费用。 报销单填写好后，点击“提交审批”。 各级审批者点击“日常管理”-“报销审批”，点击“等待审批”的报销，可点击下面的查看报销审批单按钮，查看报销内容，确认后，点击“审批”，确认报销，或拒绝，并在备注中写明拒绝原因，拒绝该报销申请。（若审批通过，则申请者可看到状态为“等待财务审核“；若拒绝，则看到状态为已退回，点击查看审批进度按钮，可查看被谁退回的和退回的原因）。