拟办涉及价采购业务的培训讲义.doc

拟办单填报及涉及询价、采购、验收业务工作的要点汇总 行政部 2014年3月 一、拟办单签批流程 1、申购部门填写《拟办事项单》，部门经理签字确认，主管副总审核签字； 2、询价专员根据所需购买物资进行询价，询价单经行政部负责人签字确认； 3、财务部根据行政部询价单，签字确认同意款项支出； 4、常务副总或总经理签批； 5、联系询价单上所确定供应商是否有现货或备货时长，若不能满足我公司要求的，则需及时与询价专员沟通，变更供应商，保证物品供应； 6、到确定供应商处查看物品或查看所送样品，是否与申报标准一致，若不一致，要求供应商更换物品或样品，如该供应商不能按要求供货，则与询价专员沟通选择备选供应商并共同在询价单上做备注说明； 7、由确定供应商送货或采购专员到供应商处取所购物品； 8、物品采购到位后由申请部门、行政部、仓库联合验货、办理入库手续。 二、相关程序文件 1、行政部关于《提高询价速度》的申请（2012年1月3日获批后下发执行） 2、关于拟办事项签批流程时间控制的通知（2013年6月10日下发执行） 3、郑州银基商贸城合同条款约定工作执行规范（2013年11月15日下发执行） 附件一、 行政部关于《提高询价速度》的申请 （2012年1月3日获批后下发执行） 根据实际工作需要以及公司日常计划外的事项比较多，需协助询价的事项也就比较多，这样事必会影响到正常各部门拟办事项申请单的询价工作，继而造成了部分询价延后也给工作造成了一定的被动。为了解决此项问题提高询价速度，建议如下： 一、需采购物资或材料总金额在200.00元以下的拟办事项申请单，不询价三家直接在原供应商处（择优选择供应商）进行采购； 二、常用物资或材料单项单价在100.00元以下数量在5以内，不询价三家直接在原供应商处（择优选择供应商）进行采购； 三、常用物资或材料单项单价金额在50.00元以下数量在10以内的拟办事项申请单建议在原先供应商处（择优选择供应商）采购。 四、可在就近正规大型超市或正规商场采购到的物资或材料，直接就近采购；一来减少询价次数，二来可方便采购，提高采购速度； 五、能在正规网站上进行采购的（如京东商城、淘宝网、苏宁电器等）直接在网站上进行采购，提高采购速度。 附件二 关于拟办事项签批流程时间控制的通知 （2013年6月10日下发执行） 针对近期出现的拟办事项办理时间过长、影响公司正常工作开展的现象，对拟办事项签批流程的时间节点做以下要求： 一、拟办事项单发起至部门经理审批结束在当日完成； 二、主管副总对发起部门的拟办事项审批在24小时内完成； 三、除月度计划，一般常用物资的询价在24小时内完成，须到市场调研或带回样品的询价在三日内完成，大宗物资的采购或需签订采购合同的询价在一周内完成； 询价结束至财务经理审批在24小时内完成； 五、拟办事项申请单的传递由需求部门进行，需求部门须及时将拟办事项申请单传递至下一审批环节并做好沟通解释工作； 六、各审批责任人的签批要表明审批意见并注明时间（要具体到时刻）。审批责任人不在公司的，由工作接受人（职务代理人）电话请示后代签。审批责任人于回公司后及时补签，不得因此拖延签批时间（固定休不在期限内）； 附件三 郑州银基商贸城合同条款约定工作执行规范 （2013年11月15日下发执行） 一、关于“预付款”条款的约定 《工程改造类合同》原则上不支付预付款，首付款必须依据工程进度及材料进场进度决定； 二、关于“定金”条款的约定 （一）《订制采购类合同》等公司有特殊要求的产品加工、制作合同，如水箱采购、工装制作，需要支付定金的，支付比例一般不超过20%； （二）《设备采购类合同》、《材料采购类合同》等涉及的大型设备采购、大宗材料采购，如水泵、电缆、精密仪器的采购根据谈判进展情况决定定金的支付比例。 三、关于“质保金条款”的约定 （一）必须留取质保金的合同 1、公司确定的《工程改造类合同》，留取质保金比例不少于5%，质保期不少于1年； 2、总金额超1万以上的《设备设施维修类合同》，留取比例不少于5%或最低1000.00元，质保期不少于6个月； 3、其他行业惯例需要验收合同执行效果的合同，如：防水工程合同； （二）根据实际情况可以免收质保金的合同 1、涉及配电班组需求电气元件、设备设施的《采购合同》、《维保合同》； 2、涉及办公后勤类供应的电器《采购类合同》，诸如电脑、服务器、交换机、办公家俱类； 3、《营销服务类合同》、《管理服务类合同》，如清洁服务、消杀服务、网站服务、管理咨询、车辆维修保养等； 4、在京东商城、淘宝网等网站、省内大型商场、卖场的采购物资，签订的合同； 5、采购格力、海尔、联想、IBM、HP等知名品牌电器，签订的《购销合同》以及后续的《维保合同》； 6、