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中国和美国的档案信息系统 档案信息系统的定义 ??? 档案信息系统所要处理的（包括产生、组织、计算、检索、展示和交流）是关于案形成过程的信息，关于档案资源所处位置、条件、状态和利用等方面的信息。如果我们认为档案系统是一个制造系统，那么，机关、企事业单位、公共机构和组织所做的工作就是提供处理成为文件的原料，而文件的内在价值以及文件内容的信息价值和证据价值就是用户所需要和要求的成品，其他的一切则是为了能够生产出这些成品而设计的管理系统或基本设施。就这个特定意义来说，“档案信息”不涉及档案室内文件的信息内容（尽管本术语确实可以使用于那方面的含义）所以在这篇文章里，我们认为，档案信息是关于档案形成过程的信息，信息能帮助我们分析、了解和有效地改善档案形成过程，从而把成品提供给档案用户。在这些信息中，有一些是前端的(1)文件产生者（机关、企事业单位、公共机构、组织所需要的，这些单位的工作反映在文件中）；有一些则是后端的(2)利用者所需要的（利用者包括形成档案的来源单位、其他的国家和私营企业、学者[包括外国学者]、个别公民等）；档案信息系统的管理者为了更有效地管理好该系统，必须了解所有这些信息。 档案信息系统的阶段 我们已经对档案信息系统的定义作了如上的表述。该系统具有相互联系的几个阶段或几个方面，用以反映从文件最初设计和立卷归档起直到提供咨询利用为止的整个制作过程的不同阶段和不同方面。各个阶段是相互依存的，要想使这种生产线有效地工作，就必须对生产线的每个阶段都给予足够的投入(3)。档案信息系统为三个方面的“顾客”服务。(4)第一，文件的来源单位；第二，档案形成系统的管理者；第三，文件的最终用户（这时文件已经不再受到来源单位的现行利用而被接收进档案馆永久保存）。每个方面的“顾客”对信息系统的主要兴趣都是不同的。来源单位最关心的是过程的开始，即从立卷到把文件移交给档案馆，此外也关心过程的终结，因为来源单位出是最终用户。档案形成系统的管理者关心整个档案信息系统，但是他们对档案形成过程的中期投入最多，而产品的消费者或最终用户则对档案形成过程的最后阶段或“下游”最感兴趣，他们要在这里得到需求的信息。??? 由此可见，在档案信息管理系统里将有三种不同的信息服务或信息共享形式存在。对档案形成过程的有效管理至少要求在过程的两端有某种程度的信息共享，为使来源单位和最终用户获得中期档案信息，而进行有效管理的现象是非常罕见的和不大必要的。但是，档案管理者在他们之间以及他们与全国系统其他档案工作者和档案管理者之间分享信息，特别是关于过程中期的信息，以便分析和改善该国的档案形成过程，是至关重要的。 中美两国档案信息系统之间的区别 很多人研究了中美两国的档案信息管理系统，他们知道中国的档案信息管理系统则基本上属于集中式的，而美国的档案信息管理系统则基本上属于分散式的。因此，人们对两国的档案信息管理系统存在这种差异并不感到惊讶。??? 我们还可以用其他方法来考察中美两国档案信息管理系统的区别。中国档案信息管理系统的建立，首先是为形成文件的工作单位服务（包括国家级的，它可以被看作是一种“超工作单位”），其次是为其他的政府官员服务（包括市民取证以及类似情况），第三才是为比较普通的用户，如学术研究者们提供服务。美国档案信息管理系统的建立，如果是为以上三类用户服务，那就会比较一视同仁地为文件形成单位、其他官员和普通公民用户服务。美国的档案信息管理系统在档案工作的每个阶段上，即从鉴定和编制保管期限表直到提供利用和出版，都要考虑到所有三类用户的需要和愿望；在美国的档案信息管理系统里，要严格遵循“信息自由法”有时，广泛的公众最终用户的需要和愿望甚至会对工作单位（一般考虑像行政或办公室工作）的文件产生和形成系统有巨大的影响。这就是说档案形成系统和档案信息管理系统的设计者们试图使他们的系统能够为用户提供有效的服务，并根据用户的需要改变该系统的成份。??? 中国的档案信息管理系统对每个阶段的规划投入受各特定阶段需要的影响较大，投入相对集中但覆盖面狭窄。因此最终用户对文件的立卷归档、鉴定和挑选出来永久保管没有多大影响，来源单位和最终用户对档案管理的“中期”，包括对档案的整理、著录、保护以及其他档案工作环节也没有很大的影响。然而，中美两国档案信息管理系统的最大区别是在最后的环节。公正地说，在中国的档案信息管理系统中，档案工作者本身以及来源单位，他们作为最终用户（其中包括国家的“超级用户”）的需要和愿望对于设计和管理“最终产品”的移交来说，比一般用户诸如学术研究人员和一般公民的需要和愿望更加重要。当然，这并不是说在中国，一般用户的需要和愿望在该过程中完全不加考虑，而是说对该过程的投入和影响与美国相比较要低得多。??? 研究档案信息管理系统的学者们会说：中国的档案信息管理系统是“封闭式”的，