行政办公室部门职责说明书.docVIP

行政职责说明书 1.基本资料 部门名称 办公室 直接上级 主要岗位 管理权限 协调各部门工作，行使公司日常行政管理 部门职能 2.主要职能 负责公司来往信件、文电的收发处理工作； 负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的起草及发送工作； 负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备，做好会议记录并形成会议纪要整理和下发，对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实； 负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作； 负责公司车辆管理工作； 负责公司办公用品的管理与发放； 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作； 负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。 3、主要工作及要求 3、文字材料的起草及发送工作 3.1、 发文类别：发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发的文件，包括集团公司的上行文，寻甸公司的下行文，以及其他个别需要发出的文件、资料； 3.2、公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。由文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管领导审核； 3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保证质量，做到准确、规范清晰、美观。 3.4、撰写文字材料语言畅通，言简意赅，确保及时下发或上报； 3.5、高质完成制文工作；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误； 4、会议室管理及会议纪要整理下发 4.1、会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领导和重要来宾； 4.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管理科共同负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责；大厅接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境； 4.3、做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。 6、文件管理和归档工作 6.1、对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全； 6.2、上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避免漏传、误传和延误； 6.3、办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的，要履行登记手续；其他单位需借阅的，需出具单位证明，并履行登记手续； 6.4、传真文电需要立卷归档的应保存复印件； 6.5、用现代档案管理技术整理、保管归档，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作。 7、车辆管理 7.1、办公室应管理好车辆，公司各部门人员有用车需要时要及时派车 7.2、驾驶员要随时待命，严格按照要求准时出车 7.3、驾驶员要坚持学习政治理论和交通法规，提高思想觉悟和法制观念；定期对车辆进行检修、保养，保证车况良好； 7.4、车辆发生故障或车辆发现异常情况要及时向分管领导报告。需要维修时，报经批准后，到指定维修点及时维修，不能影响公司用车； 7.5、严禁公车私用，驾驶员必须严格遵守必威体育官网网址制度，自觉遵守交通规则，树立良好的对外形象； 7.6、及时跟进车辆保险。 8、办公用品管理 8.1、低质易耗的办公用品采购工作，统一由办公室负责，其它大宗办公用品采购按报批程序批准后报供销部统一采购； 8.2、定期进行办公用品库房盘点，确保帐实相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给； 8.3、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省； 8.4、批量购入的办公用品应适时入库存储，并在公司《入库验收单》上如实填写物品的名称、规格、单价和数量，并签字； 8.5、物品领取时，领取人先在《领料单》上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项，然后由领取人所属分厂、部门（科室）负责人签字，最后送办公室主任审核，审核时应坚守原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要； 8.6、领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器）应列入移交，如重复申领，应说明原因或损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领； 8.7、办公用品要物有所值，物尽其用。复印纸应用于复印，不得用作草纸，包装纸；大头针、曲别针等可反复使用；纸张应双面利用，充分发挥办公用品的最大使用效率。 10、商业保险工作 10.1、每月25日——30日，对人员变动情况进行汇