5寰球工程公司建立新型文控體系推动工程项目顺利执行.doc

建立新型文控体系 推动工程项目顺利执行 寰球工程公司 随着寰球公司向国际型工程公司的转型，项目执行模式和项目管理理念日趋国际化，公司日益认识到文件控制工作的重要性。寰球公司于2002年设立了与国际工程公司接轨的文控专业，并通过几年的努力培养了一支专业化的文控队伍，建立起一整套有效的文控管理体系，对工程项目的顺利推进、工程建设经验的积累与知识共享、项目各参与方合法权益的维护都起到了至关重要的作用。 一、构建文件控制专业体系，实现文档一体化管理 树立“文件是金”的管理理念。要使项目规范有序运作，维护好项目各参与方利益共同体和分担、分享关系，用什么来提供保障呢？最主要的是文件。“写你做的，做你写的”，任何会议都要求有纪要，任何事情都要求有文字记载。此外还有内部条件、备忘录、会议纪要、master copy、初步设计、基础设计、MR文件、现场设计变更；厂商的报价文件、设计文件、检验文件、合同文件、计划、各类程序、月报、周报、图纸状态表、采购状态表、现金流量表、现场开工报告、施工方案、施工日志、标准规范、双方往来传真和信件，现场24小时通知、现场日志、现场日计划、HSE计划、周滚动计划、月滚动计划等等。文件管理好，资料齐全，与业主、合作方、供货方等工作界面的沟通就顺利。一个项目如果没有严格的文控程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别并及时接收、发送，这个项目将注定是失控的，项目的执行结果将不堪设想。“文件是金”是我们在多年实践中得来的宝贵感悟，并在工作中牢固树立、不断强化的理念，从公司高中层领导、项目各级管理者直至所有项目参与者逐步形成了共识，高度重视文件控制工作，为文控专业的发展奠定了坚实的基础。 贯彻“文档一体化”的管理方法。与国内很多只控制项目档案验收的公司不同，寰球公司在上个世纪末开始学习国外工程公司先进的项目管理理念及方法，不再只注重档案验收阶段的结果控制，而是着眼于全过程，在项目执行过程中实施全过程的“文档一体化”控制和管理。文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合，有效地加强工程项目文件的前端控制，激活传统的静态档案管理，使两者相辅相成，相互促进。一是文控人员与档案人员管理一体化。2006年公司成立了文控部，对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责，文控人员直接配置到各项目部，贴近项目实施文控管理。二是纸介质项目文件与档案管理一体化。将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中去，文控人员在项目运行过程中按照档案的验收、分类、组卷、编号、整理等方法进行文件控制，逐步达到项目结束后文控人员直接归档入库上架的效果。三是电子文件与档案管理一体化。我们一方面实现过程文件全部电子化、网络化，另一方面优化文件控制和档案管理两个操作系统，利用网络和计算机技术将两个系统实现无缝链接，自主开发了文档一体化软件，使电子文件从产生到归档实现了一体化控制和管理。 强化文件控制完整性、及时性、准确性的责任意识。一体化文件控制对我们提出了全新的要求。一是确保文控的完整性。文控人员深入项目，从项目启动之初的文控体系策划，到项目执行中的过程控制，直至终交的全部文件存档、验收、入库，真正做到统一、完整管理。二是确保文控的及时性。通过流程化、程序化的管理，同时通过文控专业负责人对文控人员的合理调度，按文件类型并结合实际操作进行分工，使文件的传输脉络清晰流畅，节省了人工时，提高了效率。三是确保文控的准确性。我们建立了文控程序、文件编号系统与版次规定，使文控准确性有了前提条件；我们对文控工作人员提出了“想项目之所想，急项目之所急，确保项目文件高效快捷标准化输入输出”的要求，同时坚持定期对项目文件控制的质量进行抽查、整改，保证了文控最终结果的准确性。 夯实制度建设专业发展基础。通过与国际工程公司的长期合作，我们学习、借鉴了先进的标准规范体系，并结合寰球公司项目执行的特点，编制并执行了一套由35个体系文件、作业文件组成的完整的、可操作性强、符合自身工作实际的标准规范，成为指导文控工作的法律文件。为保证公司的文控专业整体水平和工作质量，我们还非常注重操作手册的编制，目前我们已编制了“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”，“采购文件管理手册”、“厂商文件管理手册”等，形成了完整的操作手册体系，使一切工作有章可循、一切问题有据可查，对提高文控专业人员的专业水平及技术能力起到了很好的效果。“规范就是权威，细节决定成败”已根深蒂固地扎根于文控人员心中。 二、强化全过程文件有效控制，保障项目有序推进 项目初始阶段及早着手文控体系的策划。要想对项目全过程的文件进行有效控制，就必须在项目初始阶段做好文控体系的策划工作。一是介入合同谈判。文控专业人员介