行政专员的工作内容.doc

行政专员的工作内容： 组织办好会议主持、做好会议纪要等；协助制定、监督、执行公司行政规章制度；组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；管理公司参考书籍及光盘等资料；做好公司人员考勤和处理各种假期；管理公司的公共卫生；发放日常福利、节日福利；公司的宣传资料以及其他物品的管理工作；购买、管理和维修公司固定资产；定购机票、预定酒店等外联工作。完成直属上司交办的临时性工作。修订日期： 岗位名称 行政专员 汇报对象 行政经理 所属部门 行政部 职类职级 行政专员 编制 晋升方向 行政主任/经理/相关适合岗位 编制日期 2005-11-20 批准人 岗位 / 部门的核心价值 规范管理,提升公司形象；控制成本；后勤保障 岗位工作目标 协助行政部经理提供强有力的后勤保障工作，实现规范管理、成本控制，体现自身价值 主要岗位职责 工作标准 结果输出协助行政部经理跟踪、监督总部及分公司各项制度的贯彻执行情况并进行督查和推动实施 CE-AD-901-[2005]0729-A 总部文件管理规定，CE-AD-902-[2005]0729-A 公司制度体系管理规范及其它相关规章制度 规章制度的较好实施负责分公司发文、图书、行政部相关资料归类管理 CE-AD-902-[2005]0729-A 公司制度体系管理规范及其它相关管理规定 完整、清晰、易查的资料档案负责日常资产管理工作，包括资产调配、维护、盘点、报废，保障公司日常工作的正常开展 CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度及其它相关管理规定 资产盘活，成本控制负责对各部门办公用品的申购、申领表进行审核，并进行审核、汇总、分析，编写分公司月申购汇总表； CE-AD-907-[2005]0801-A 公司办公用品管理制度及其它相关管理规定 后勤保障，成本控制负责根据总部采购标准执行分公司资产、办公用品、耗材等物资的采购、验收、出/入库，并提出采购合理化意见或建议； CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度，CE-AD-907-[2005]0801-A 公司办公用品管理制度，CE-AD-914-[2005]0801-A 公司印刷品管理制度，CE-AD-908-[2005]0801-A 公司计算机管理制度，CE-AD-906-[2005]0801-A公司库房管理制度等 保障物资需要，成本控制负责总部寄送物资的验收、入库、分发等工作，月底库房的盘点工作； CE-AD-914-[2005]0801-A 公司印刷品管理制度及相关制度 保障宣传品需要负责各类行政费用收集、整理、审核、分析； CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度，CE-AD-908-[2005]0801-A 公司计算机管理制度 及时、准确提交行政费用负责各类行政报表数据的收集、整理，包括基本状况表、资产物料表、信息费用表等 公司相关规章制度 完整、清晰、准确、及时的各类报表负责库房管理，包括所有物资的出入库、建帐和每月对库房物资进行的盘点（包括礼品） CE-AD-906-[2005]0801-A 公司库房管理制度及其它相关规章制度 完善的库房管理负责办公环境的改善、维护、监督 CE-HR-201-[2005]0801-A 员工手册 及其它相关规章制度 良好的办公环境负责人员离职时资产清理工作 《个人工作资产保管卡》内容 资产完整负责协助各类会议、活动工作 根据相关要求 高效、优质完成行政经理交办的其它事务 根据相关要求 高效、优质完成工作权限 1、监督员工行为规范的执行情况，监督办公环境；2、审核供应商资料，选择合适供应商；3、审核供应商提供各类票据；4、监督公司资产的合理利用 任职资格 1、大专学历以上，行政管理、企业管理或具备相关工作经验者等优先； 2、熟悉资产管理、采购工作，有基本的财务知识，熟练操作计算机，熟悉各类行政文书的起草； 3、1年以上行政管理工作经验，熟悉资产、采购、后勤管理工作 考核指标 关键业绩考核指标（KPI）1. 物资采购的计划性与及时性2. 行政成本控制3、相关任务的完成率3. 服务满意度 服务承诺 用心服务，认真执行，获得认可，体现价值承诺人： 工作流程 工作1 办公用品： 申购入库出库盘点 1.每月5日前各部门提交当月办公用品申领表报于行政专员； 2、行政专员审核各部门申购需求及库存情况，汇总当月申购清单，填写月办公用品申购表； 3、行政专员与供应商联系询价，并将取得的规格及报价分析后汇报行政经理； 4、行政经理审核申购汇总表，并提交总监审核批准； 5、行政专员采购批准后的申购办公用品； 6、库管组织验收采购办公用品并填写入库单；