g1文件管取理程序.doc

文件管理程序 1目的 为了对与质量、环境和职业健康安全管理体系（以下简称体系）有关的文件和资料进行控制，使有关场所获得文件的有效版本，建立本程序。 2适用范围 适用于本公司体系有关的文件和资料的管理与控制。 3职责 3.1 质量保证部负责建立并保持本程序。 3.2 质量保证部负责公司体系文件的保管、发放、更新等管理。 3.3 技术中心负责制定施工技术文件的管理规定并保持。 3.4 商务管理中心负责对合同文件的控制管理。 3.5 总经理办公室负责对与公司体系活动有关的行政文件、外来文件的控制管理，负责对公司所有需要存档的文件进行管理。 3.6 各部门负责建立和保持本部门相应程序文件及其支持性文件，负责本系统适用的法规、规范、标准、规程等技术资料的收集、识别、保管等管理。 3.7项目部负责与公司体系文件和资料的接收、登记、发放、回收等控制管理,并保证及时将有关信息传达到相关岗位。 4程序 4.1文件的构架及分类 4.1.1公司体系文件的构架 4.1.2文件主要分为以下几类 a) 体系文件：主要包括质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件等； b) 技术文件：主要包括工程规范、施工图纸、施工组织设计、施工方案，施工规范、验收标准、作业指导书等； c) 合同文件； d）国家、地方上级业务部门及行业协会的有关法律法规及其他要求； e）与管理体系有关的行政文件。 4.2文件媒介 采用电子文档与书面文档相结合的方式。 4.3文件编号方法 4.3.1手册编号法 ZYA/QEO/A-01 4.3.2程序文件编号法 ZYA/ QEO / B - XX 程序文件附表编号法 B- XX- XX 4.3.3各部门文件编号法 C- XX- XX 顺序号，分别用01、02、03表示 各部门文件附表编号法 C- XX- XX- XX 附表顺序号，分别用01、02、03表示 顺序号，分别用01、02、03表示 部门代号：质量保证部（ZB）、安全保卫部（AB）、工程管理部（GC）、集采管理部（JC）、技术部（JS）、设计部（SJ）、信息部（XX）、总经理办公室（BG）、人力资源部（RL）、市场部（SC）、大客户管理部（KH）、专业市场拓展部（TZ）、合约部（HY）、投标报价部（TB）、工程结算部（GJ）、分包管理中心（FB）、党群工作部（DQ）、纪检监察部（JJ）、社会部（SH）、企业策划部（QH）、法务部（FW）、国际部（GJ）、财务部（CW）、资金部（ZJ）、审计部（sj）。 4.3.4施工技术文件的编号管理执行《施工组织设计管理办法》、《技术文件管理办法》的有关规定。 4.3.5与体系有关的行政文件，执行公司行政文件管理办法的规定。 4.4文件编制、审核、批准职责 文件和资料发布前，发文单位必须请有关人员（见下表）对文件和资料的适用性、发放范围进行审批。 分类 体系文件 编号 编制、更改 审核 批准 A 管理手册（QEO） ZYA/QEO/A-01 质量保证部 管理者代表 总经理 A 方针 董事长 A 公司（QEO）目标、 指标 质量保证部 管理者代表 总经理 B 程序文件 ZYA/QEO/B-XX 主管部门 部门经理或 主管领导 管理者代表 B 程序文件附表 B-XX-XX 主管部门 部门经理或 主管领导 管理者代表 C 各种支持性文件 C-XX-XX 主管部门 部门经理 主管领导 C 支持性文件附表 C-XX-XX-XX 主管部门 部门经理 主管领导 C 技术文件 执行《施工组织设计管理办法》、《技术文件管理办法》 C 行政文件（与 体系活动有关） 执行公司行政文件和资料编号规定 主管部门 部门经理 主管领导 4.5文件的状态 4.5.1 文件分受控和非受控文件。 4.5.2受控文件为工作文本，它的批准、发放、使用、更改、作废、回收等均应纳入此程序，并按规定管理。 4.5.3 受控的体系文件包括： a）质量环境职业健康安全管理手册及其附录（方针目标、法律法规清单等）； b) 程序文件及支持性文件； c) 项目管理手册、施工组织设计、关键过程/特殊过程运作的专项方案及施工技术措施、作业指导书； d) 施工标准、规范、图集等； e) 工程施工图纸。 4.5.4 受控文件的标识 a) 公司质量环境职业健康安全管理手册、程序文件由质量保证部在发放前，在封面加盖“受控”章，并编排分发号，分发号分别用001、002、003等表示； b) 各部门制定的支持性文件由责任部门在发放前，到质量保证部加盖“受控”章