hqp-02记录管理程序.doc

版本 日 期 修 改 摘 要 (Excerpts) 備 注 A 2008/7/1 首次制定。 B 2009/1/13 修改文件中「文件增、修、補、變更申請單」為 「文件發行申請單」 C 2012/06/18 公司場地變更修訂相應內容、修訂流程圖 修訂履歷 (Revision Notes) 會簽相關單位： 會簽意見： 會簽相關單位： 會簽意見： □ 管理者代表 □ 工程部 □ 管理部 □ 塑模部 □ 財務部 □ 注塑部　　 □ 品保部 □ 冲模部 　　 □ 資材部 □ 冲壓部 □ 組裝部 □ 機設部 □ 加工部 □ 核 准 審 查 制 (修) 訂 年 月 日 年 月 日 年 月 日 公佈實施日期： 年 月 日 表單編號：FK-DCC-001C 目的 為確保全公司營運、各項作業之相關記錄得以受到管制，證明產品符合規定要求及管理系統之有效運作，及作為日後追溯之用，相關記錄得以有效之管理保存。 範圍 本公司系統檔包括；內部控制制度、內部稽核制度、品質/環境系統….等。凡與此四項管理系統相關連之各項記錄均適用之。 權責 3.1 管理部負責管理：員工人事資料、教育訓練資料等資料。 3.2 文管中心負責管理：品質/環境系統內部稽核記錄、管理審查記錄、記錄作廢、銷毀處理申請之審核資料。 3.3 MIS負責管理：公司ERP、mail server通訊記錄、備份管理。 3.4 品保單位負責管理：品質目標及計畫記錄、供應商評鑒記錄、量規儀具校驗記錄、流程監督與量測記錄、產品監督與量測記錄、不符合品記錄、客訴報告等記錄。 3.5 業務單位負責管理：顧客需求鑒定及審查記錄，顧客滿意度調查記錄。 3.6 工程單位負責管理：設計管制記錄。 3.7 資材單位負責管理：採購記錄、發包記錄、生產排程記錄、物料儲存管制記錄、成品儲存與出貨管制記錄。 3.8「內部控制制度」「品質系統」相關各單位，各單位檔管制員負責這個系統於該單位內所使用之資料記錄(含統計及改善)，鑒別、搜集、索引、建檔、儲存及維護。 名詞解釋 表格、表單：空白之記錄格式、單據。 記錄：填有資料之表格、表單或為磁片備份，記錄可以是任何型式，如紙張、磁片、磁帶、磁片、照片、影帶…等。 4.3 相關記錄為提供識別及查驗，記錄時需使用不易塗改之書寫工具，如原珠筆、鋼筆、簽字筆等書寫，不得使用鉛筆。 4.4 記錄于修正錯誤時，可將錯誤處用修正液或劃橫線刪去，於其旁修正資料並簽名確認之。 流程圖 「內控制度」「ISO品質系統」記錄管理流程圖 流程說明 記錄保存單位 文管中心 使用表單 整理列管之表單記錄，由主管鑑別申請管制，文管中心編號 各單位建檔 文管中心發行 文管中心匯總品質記錄保存期限儲存、維護 各單位自行建立索引以便查詢 相關單位作廢申請提出 文管中心確認保存年限規定 各單位自行銷毀處理 作業結束 「文件發行申請單」 「部門表單一覽表」 「表單總覽表」 相關表單 「文件發行申請單」 「文件發行申請單」 碎紙機或其他方式銷毀 作業內容 6.1品質記錄之鑒別、搜集、索引、建檔。 6.1.1 各部門之品質記錄，為管理方便建立一覽表，並力求各別分類建檔，切勿混合集 於同一檔案中，以一種表格建一檔案為原則。 6.1.2 業務部門之檔歸檔方式應以客戶別建立各檔案，以力求資料的完整及方便性。 6.1.3 檔案夾應求統一，切勿使用過多種類之檔案夾，以