jexcel表格中评估中的应用.doc

当前位置：评估技术 评估实战 经验交流 资产评估工作中的Excel应用技巧 资产评估工作中的Excel应用技巧 [ 张春展 2003年7月9日，阅读人数1127人 ] 资产评估工作中处理大量数据时，微软公司的电子表格软件Excel是多数人的首选。但软件应用深度不同，工作感受也各异。 如能深入学习并应用软件所提供的丰富功能，面对海量的原始数据与分析、计算、汇总任务，完全可以把基本操作降到最低限，尽享评估工作中思考与创造性劳动的快乐。 这里介绍几项资产评估工作中用到的Excel功能与技巧。 一、使用页眉与页脚 Excel生成的表格，既可将标题内容放在页面的单元格内，手工加入边框线成表；也可以将标题设置在页眉页脚中，直接使用系统自动网格线。前者屏幕浏览直观，后者打印输出规范。资产清查评估表要求好的打印效果、充足的屏幕编辑空间，因此，本应首选在页眉页脚中设置标题。然而一些评估机构却将标题全部或部分地放到页面单元格中，然后再花费许多时间去设置各种边框线。究其原因，有的属于不掌握后一种方法，更多的却是因为，当他们试图按照91号文所规范的格式，将表的名称、评估基准日，资产占有单位名称、编号、页数及填表人员、评估人员等内容输入页眉页脚时，总是遇到系统提示：“总长度不得超过255个字符。……”而不得不放弃设置。更令人困惑的是，键盘实际输入的字符数（每个汉字2个字符）只有一百多个。 问题出在：系统所识别的255个字符不仅有人工输入的中英文字符，还包含了一些不可见的打印设置信息，如字体、字号及回车等。中文Excel中单元格默认字体为宋体，而页眉与页脚中的数字却默认为Times New Roman体，如输入“评估基准日：2001年12月31日”，就会在三个数字与三个汉字前各加上一串字符来定义字体，再用连接符把六项连起来，使短短二十几个字符变成上百个了。再有，每个回车又需花费十个字符，因此，很容易就会超过总长度了。解决方案：“自定义页眉页脚”，输入文字并全部选中，进入“字体菜单”选择“宋体”，根据需要定义字号然后确认。左、中、右的页眉页脚各如法操作一次下来，可节省大量字符，不仅规定格式内容全部输入，甚至能在页脚扼要地给申报人员列上几条填表要求呢！ 设置Excel中自动网格线操作步骤：首先清除页面上的所有边框线，然后在菜单“工具—选项—视图”，将“网格线”选中；最后在“页面设置—工作表”将“打印—网格线”选中。 二、设置单元格格式 Excel的基本构成单位是单元格，设置恰当的单元格格式，会使工作轻松，快捷。 例1：缩小字体填充 当单元格中输入字符过多时，超出格宽的文本会被右面单元格内容所遮盖，数字则会改变为多个#”号或科学计数法表示。保持这种格式，表面上打印得很整齐，拿到现场就看不懂是什么了；调整列宽，页面会随之变宽无法打印；按比例缩小页面或改用小号字，不仅浪费调试时间，还增加辨认难度；逐个调整超长单元格，工作量更是惊人。 解决方案：选中除表头以外的所有数据行，打开设置单元格格式”菜单，选中“对齐”卡片上“缩小字体填充”项，然后确认。假如原来的表宽是调整好的，就可以放心直接打印了——内容超长的单元格内字体已自动改为较小号，其余一切未变，既不丢失信息，又保持了打印格式。 例2 ：使用条件格式 多数人看到异常的色彩显示，会很自然地集中起注意力，所以评估人员经常用格式来记录或传递一些信息，例如把有疑问数据所在的单元格涂上颜色，将重点内容设为粗体字……。 假使我们要重点关注账面原值高于一百万元设备，不妨定义该列单元格的条件格式为：“单元格数值大于1000000时，红色字、字型加粗、背景变黄”。试一下，在单元格内输入5000，一切如常；输入1200000，立即变为红色粗体字、黄色单元格了，十分醒目。 操作步骤：选择区域，主菜单—格式—条件格式，弹出条件格式菜单，对字体、边框、图案等进行设置后确认。 每个单元格可以设三个条件格式，每个条件格式都可独立编辑或删除，既可以本单元格的内容为条件，也可以编写涉及多个其它单元格的公式。 例如：房屋类固定资产，设置“建筑物名称”列的条