unit 1外贸英语函电--信函格式.ppt

1-* 3. Preparation before Writing 1)Knowing and studying your reader’s interest 2)Planning what you will write and writing effectively. Think and write directly in English Draft an outline 3）Deciding to adopt the proper layout, tone and style. 4）Writing naturally and sincerely. 1-* Tips for Writing Principles and Language Features(应英文的写作原则和语言特点） 1-* Seven “Cs” 1) Completeness(完整） 2) Concreteness(具体） 3) Clearness(清楚） 4) Conciseness(简洁） 5) Courtesy(礼貌） 6）Consideration(体谅） 7)Correctness(正确） 本章小结 一、学习目的和要求 使应考者了解，商务信函犹如书面的“拜访” ，掌握传统的英文商务信函的格式就是掌 握书面的商务沟通的国际礼仪，从而在一定程度上有助于建立企业与沟通者个人的良好形 象。 能够用正确的格式撰写英语商务信件， 无论信件是以传统信函还是以电子邮件的形式出 现，是一位合格的国际商务人才所必须具备的基本条件。 二、课程内容 第一节 商务信函的 7 个主要部分（格式标准的商务信函中必须具有的部分） ： （一） 信头 Letterhead 本部分的内容主要是信函撰写方的企业名称、 联系地址等信息。 （二）年月日 Date Line 本部分为信函的撰写日期。 （三）封内地址 Inside Address 本部分为收信人或企业的姓名、地址等内容。 （四）称呼 Salutation 本部分为信函的开头，对收信人的称呼，主要为收信人的尊称 及姓氏。 （五）正文 Body 本部分是信函的主要内容，写信人欲传递的信息。 （六）礼貌结束语 Complimentary Close 本部分表示信函的内容到此结束，是写信人 对收信人的致意。 （七）署名 Signature 本部分包括写信人的签名和落款。 第二节 商业信函的 4 个可选用部分（根据具体需要可选用的部分） ： （一） （收信方的）经办人姓名 Attention Line （二） （正文的）标题 Subject Line （三）附件提示 Enclosure Notation （四）抄送提示 Copy Notation 四、考核要求 （一）7 个主要部分 1、识记：各个部分在传统信函中的具体位置。 2、领会： （1）信头是印制在公笺上的，应考者在复函时，须能根据来函信头中的名称地址和信 函署名部分的姓名职衔，书写封内地址。 （2）年月日的次序以及哪些内容应该用文字表示，哪些内容应该用数字表示，在什么 情况下应该使用逗号。 （3）根据所提供的信息准确、有序地书写封内地址。 （4）根据收信人的姓氏、性别，或收信人的职衔，准确使用称呼、以及标点符号。 （5）根据信函的内容准确划分正文的段落。 （6）根据称呼的内容，使用与其相称的礼貌结束语、以及标点符号和字母的大小写。 （7）同样根据称呼的内容，使用与其相称的署名和落款，并注意该部分中各项内容的 次序排列。 3、综合应用：根据信函撰写的具体要求，准确使用各个部分，并将各部分文字置放在 信函的相应位置上。 （二）4 个可选用部分 1、识记：各个部分在传统信函中的具体位置。 2、领会： （1）收信方经办人姓名在信函中的用途以及引导的文字。 （2）正文标题的用途以及引导的文字。 （3）附件提示的用途、不同的标示以及当信件在不同的传递方式下应选用的文字。 （4）抄送提示的用途以及标示。根据收信人的姓氏、性别，或收信人的职衔，准确使 用称呼、以及标点符号。 3、综合应用：根据信函撰写的具体要求、信件寄送的方式和寄发的对象，准确、灵活 使用各个部分，并将各部分文字置放在信函的相应位置上。 1-* Correspondence for Import and Export (进出口英语函电） 1-* Introduction of the contentsSep. 4, 2016(1st periods) Preface (前言） Unit 1 ： Layout and Presentation of Business Letters 商务英语信函的格式及语言特点和写作方法 3. Unit 2： Inquiries (询购、询