_办公中的桌面信息管理概述.ppt

《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 办公中的桌面信息管理 【本章内容介绍】 在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。 本章介绍利用Outlook组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述其基本功能和具体操作，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议进行事务管理以及日记、便笺的创建与应用。 【本章主要知识点】 联系人的创建与维护 E-mail创建、收发与管理 任务的创建与应用 利用日历创建约会 利用日历安排会议 日记和便笺的使用 7.1桌面信息管理及其OUTLOOK软件简介  Office办公软件中的Outlook可以用于组织和共享桌面上的信息，并与他人进行通信，利用它可以管理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打开和查看文档以及共享信息等。具体来讲，用户利用Outlook可以完成如下工作： 管理收件箱，维护日历并安排与其他人约会 组织联系人，并保持个人和商务信息的实时更新 管理任务并组织个人和商务代办事项列表 保存日记以记录和跟踪各种类型的重要活动 编写便笺以记录、备忘问题、想法、指示和其他事情 将Outlook与Internet协同使用来查看Web页，在电子邮件中发送超级链接和Web页，并共享日历和联系人信息 7.2利用OUTLOOK创建联系人 创建“联系人”的操作步骤如下： 1．正确配置Outlook，然后正常启动后，单击“文件”／“新建”／联系人”命令，打开 “未命名－联系人”窗口。 2．在“联系人”窗口逐项输入联系人的资料信息。 3．输完一个人的所有信息，选择窗口中的“文件”／“保存”命令，即可保存对应联系人的信息，按照同样方法依次输入其他人员信息，最后单击“保存并关闭”按钮退出“联系人”的创建。 7.3 电子邮件的使用 7.3.1创建、发送和接收电子邮件 1．创建邮件 （1）启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令 （2）在空白邮件窗口中作如下操作： ①“收件人”文本框：输入收件人的E-mail地址。 ②“抄送”文本框：输入其他收件人的?E-mail地址，注意多个抄送人员邮件地址中间用“，”或“；”隔开。 ③“密件抄送”文本框：也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与“抄送”文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的。 ④“主题”框：输入简短的邮件主题文字。 ⑤“正文”框：在主题的下半部分，输入邮件内容并可根据需要进行适当的格式编排，也可以添加“附件”格式的文件内容。 2．发送邮件 单击窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。 3．接收邮件 单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。 7.3.2管理邮件 1．邮件排序 2．邮件筛选 3．邮箱管理 7.4 任务的创建和使用 1．任务的创建 （1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，打开“任务”窗口。 （2）选择单击“文件”／“新建”／“任务”命令，弹出所示的“未命名-任务”窗口。 （3）在所示的窗口中，进行如下操作： ① 在“主题”文本框输入任务名称：“星期天外出参观”。 ② 单击“开始/截止日期”下拉列表框的“▼”，选择开始和截止的日期 。 ③ 单击“状态”下拉列表框的“▼”选择任务的状态（未开始、进行中等）。 ④ 单击“优先级”列表框的“▼”选择任务级别（低、普通和高）。 ⑤ 选择“提醒”复选框，设置提醒时间和声音（单击“”可选提醒的声音） （4）单击“保存并关闭”按钮，将其保存。 2．任务的分派 任务的分派是将已建立的或新建的任务作为电子邮件内容向其他人发送，以分派给任务承担者具体任务。操作步骤如下： （1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，在右侧的“任务列表”框中双击要分配的任务主题，将任务打开或者新建一任务。 （2）单击窗口的“×××-任务”窗口中“动作”菜单下的“分配任务”命令或常用工具栏中的“分配任务”按钮，弹出窗口。 （3）在“收件人”文本框中输入任务接受者的E-mail地址，对话框中的主题、截止时间、开始时间等均已填好，若有变动可以修改。 7.5 日历的使用 7.5.1 利用日历创建约会 下面以实例问题说明如何利用日历创建约会,问题情形如下：为海天公司的董事长John先生，开一个生日Party，时间：2004年5月31日，下午7：00，地点：西花园西餐厅。 要利用“日历”安排以上的约会，操作步骤如下： 1．在Outlook面板中，单击“日历”图标，选择“文件”／“新建”／“约会”命令，弹出