2016活动项目的组织与管理.ppt

会议活动的策划与组织  ——从平凡到优秀 我们的目标 认识并掌握活动项目管理的系统知识 使组织和管理活动更专业、更高效，更成功。 故事两则 袋鼠与笼子 小事做精品 我们如何达到目标 掌握有效的活动管理流程 学会使用活动项目管理工具 模拟活动项目筹划管理 我们将会听到什么 第一部分：活动会议项目管理的流程 1.活动项目筹划 2.活动项目实施 3.活动项目评估 我们将会听到什么 第二部分-活动会议管理指南 1.新品上市会 2.新闻发布会 3.开幕典礼 4.招待酒会 5.研讨会 6.展览会 7.年会 我们将会听到什么 第三部分-案例模拟与分析 活动项目管理的要旨 (1,2) 以项目中心 整合人力、物力资源优势 活动项目管理的要旨 完善项目管理，提高效率 明确目标 规范分工，减少内耗 活动项目管理的要素 “PC” 要素 什么是“PC” ，P----person，C----cost 活动项目管理的要素 对经费的管理 对时间的管理 对团队的管理 对场地等的管理 一项活动的成功与否取决于该项目的组织管理是否有序，是否合理。 第一部分 活动会议项目管理的流程 前期： 活动项目筹划 中期： 活动项目实施 后期： 活动项目评估 一、项目的筹划 一份完整的项目筹划书应涵盖以下几个方面： 活动____、____ 、 ___ 、 ____ 、 ____ ____观众 活动__ __安排 ____宣传 活动执行___表 、 ____费用 (备选 ____ ) 实例-活动项目计划书 （年产600吨葡醛内酯开工典礼） 筹划项目注意事项 明确目标 确保时间 、地点 的不冲突性 留出充裕的时间（有足够的时间选择场地、人员、供应商、合作伙伴） 筹划项目注意事项 如有合作伙伴或——单位，应签注项目备忘录，明确各自—— 告之同事，获得更多创意和—— 筹划书应有附录： 项目预算表、项目进程表、项目任务表 二、项目的实施 从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项目。以下为项目实施过程中重点把握掌控的几个环节： 经费管理、 时间管理 项目组团队管理 场地安排 媒体—— ——支持 1、项目经费的管理 项目的经费管理有两个重要的环节： 经费预算 经费—— 2、项目时间的管理 项目的时间管理主要手段是设立——，在该项目实施过程中紧扣时限。 3、项目组团队管理 项目团队的管理主要采用以下三阶段三种形式： 前期项目介绍会 定期召开项目碰头会 活动前召开项目执行会 A. 前期项目介绍会 向所有参与项目者详细介绍项目并分配任务： 项目名称 项目目的 项目时间 活动地点及路线—（踩点） 参与对象 参与人数 执行计划表 B. 定期项目碰头会 核对——进程 发现—— 解决——（修改方案） C. 活动前执行会 活动详细流程 嘉宾 名录 备选方案 预排 4、场地安排 A、场地选择 场地的选择应体现活动本身的目的，选择场地时应考虑： 符合项目——（地理位置、淡旺季等） 交通—— 有充足可用—— 可提供所需—— 周边——重大活动 应检查： ——通道 ——（消防/搭建/收发货等） ——间 ——等设备 嘉宾—— B. 场地