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党委机关会议文件的处理 马 丽 蓉 一、会议文件的含义 二、会议文件的处理 三、要注意的几个问题 一、会议文件的含义 这里指的会议文件是指一个会议所印发材料的总称。包括领导讲话、会议形成的决议、提交会议讨论的文稿、在会上进行交流(发言)的经验材料、供会议代表学习参阅的资料、会议简报以及会议须知等。根据其性质,分为“会议文件”、“会议学习文件”、“会议材料”(发言材料、交流材料)、“简报”等种类。 二、会议文件的处理 主要包括校核、印制、分发、归档等环节。 （一）校核 文稿经领导审签后，在交印刷厂排版前应进行校核。一是协助领导保证文件的质量，二是确定文件的类型和格式。 （二）印制 主要包括排版、印刷、装订三个环节。 1.排版 按要求的格式进行排版。会议文件的格式应符合公文格式的规定要求。 纸张格式 纸张幅面规格为16开型(260mm×184mm),版心为194mm×138mm,每页排20行，每行25个字。60～80克胶版纸或复印纸（封面可用稍厚的纸张）。 文面格式 (1)会议文件 主要由会议标识、密级、标题、正文、印制版记组成。 文面格式（1） 会议标识 用3号楷体字顶格标注于文件的左上方。 密级 文件如有密级，应用3号黑体字在会议标识之下左顶格位置标注,两字间空1字。(密级文件应编份号。) 文面格式（2） 标题 用2号小标宋体字在会议标识下方空2行居中位置标注。 讲话人姓名和日期 用3号楷体字标注于标题下方居中位置。 正文 用3号仿宋体字。文中一级标题用黑体字,二级标题用楷体字。 文面格式（3） 印制版记 由文件制发机构、日期和份数组成,位于文件最后一面(封四)的最下方,用4号仿宋体字。左空半字标注制发机构,右空半字标注印发日期,上下各有一条横线。印发份数位于印发日期下一行,右空2字,左右加圆括号。 文面格式（4） (2)会议发言材料 会议发言材料、会议交流材料等的格式，除会议标识外，其他部分均与会议文件相同。 文面格式（5） (3)简报 简报主要由总期数、会议名称、版头、组别、期数、行文机构、成文日期、横隔线、标题、正文、印制版记组成。 合订本材料应有封面、目录、文章、印制版记。 封面 包括会议名称、材料名称、会议时间(地点)。会议名称和材料名称用小标宋体字,字号根据字数多少而定,成文时间用2号楷体字。 文面格式（7） 合订本目录 文面格式（8） 文章 标题在第三行居中位置用2号小标宋体字标注。行文单位用3号楷体字。 正文同会议文件正文。 印制版记 同会议文件印制版记。 2.印刷 颜色要求：会议文件采用单色（黑色）印刷（有特殊要求除外）。 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。 印刷要求：文字着墨均匀，墨色饱和，笔划清晰、不白、无断划。双面印刷，正反套印准确，版心重合(上下左右误差不超过2mm)。 3.装订 左侧装订，可采用骑马订、平订或包封，折页时两页对折后版心重合、页码重合，装订不掉页、不错页，包封文件的封面与书芯不脱落。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。 印制会议文件应做到准确、及时。准确，即印出的成品文字准确、排版准确、装订准确。这就必须把好两关：一是付印前的清样校对，这是对录入、排版、校对、改样的最后把关，确保付印的清样文字忠实于原稿，格式排版符合要求。二是对成品的检查，检查字迹着墨是否均匀、清晰，页面是否整洁，装订有无错页、漏页。及时，即确保文件在规定时限印出。 （三）分发 分发文件同样必须做到准确、及时，发什么文件、什么时间发，都要根据领导指示和会议日程安排，不能少发多发，早发迟发。文件的分发形式有以下几种: 装入文件袋分发：将文件装入文件袋，在会议报到时分发给代表。（主要是会议交流材料、学习材料、提交会议讨论的文稿和会议须知、会场座次表等。） 会场分发：开大会前，将文件摆放在每位代表的座位上。文件摆放的顺序要与会议的议程一致，原则上只摆当前会议使用的文件。文件摆放完后一定要进行检查，特别是主席台上的要仔细检查。大会结束后，要检查会场，对遗失的文件和其它物品，应及时设法交还失主，对涉密文件要对文件编号和发现地点进行详细登记后退还失主。 散会时分发：大会散会时,工作人员在会场门口分发。 （四）管理 会议文件主要印发到会代表。对因工作需要的工作人员，可适当发给部分文件，但应实行归口分发，只对机构，不对个人。密级文件只发代表,绝密级文件用后必须清退。(分发绝密级文件时,应对照文件份号登记收文件人的姓名，以便清退。） （五）归档 会议文件应按机关公文归档要