2015如何承办一个成功的活动.ppt

陈 琳 2012.03.22 * 如何承办一个成功的会议活动？ Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 适用范围 所有的会议团队 无会议，但客房数量达到8间（含）以上 无会议，但用餐数量达到3席（含）以上 无会议，但温泉人数达到20人（含）以上 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 意 义 承办一个成功的会议活动， 不单给酒店带来可观的经济效益、 良好的宣传口碑， 更是作为酒店服务工作者的职业荣耀！ 我们所付出的一切， 归根结底就是为了客户的满意！ 我们的口号是： WE SERVE YOU BETTER全心为您！ Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 会议承办六步曲 接单：营销部 下单：营销部 准备：营销部及各部门 迎接：营销部及各部门 服务：营销部及各部门 送别：营销部 总结提升：营销部、行政人事部及各部门 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 接 单 营销人员第一时间与会议活动组织者接触，全面了解会议活动需求： A 日期、人数，参加活动的VIP名单 B 客房数量、类别，入住及退房时间，鲜花、水果及其他要求 C 用餐餐次、形式及菜单标准 D 会议形式及茶点、鲜花、横幅、水牌、背景板、接待台、台卡、音 响麦克风、投影机等相关要求 E 温泉人数、使用次数 F 抵店方式及车辆安排 G 签单范围、付款方式 查询酒店场地是否支持本次活动的接待 A 酒店场地已满（同时间的活动已被确认）：建议改期 B 酒店场地已预留但未确认：协调前一个预订先确认 C 酒店场地未有预订并可满足本次活动全部需要，下预订单预留客房、餐厅、会议、温泉场地 按承诺给客户的回复时间范围内以最快的速度书面报价 A 报价书囊括上述客人需求的全部，标明价格，区分付费及免费项目 B 报价书体现客户本次活动的整体行程安排 C 报价书明确定金条款、付款条款、场地预留时间及取消条款 D 根据客户需求提供菜单及酒店地图 E 报价书的有效期限、标准文本格式及书面签署 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 接 单 跟进活动确认 A 谈判价格（关注竞争酒店报价） B 带领客户组织者现场踩点（记录踩点过程中与客户确认的有关细节安排） C 修正客户活动需求变更 D 客人提出特殊要求，上报部门或管理层批准后再答复客户（如付款方式） E 在报价书约定的有效期限内持续跟催活动的确认 F 确认最终需求及付款方式 G 按承诺给客户的确认时间范围内以最快速度提供本地活动书面确认书及延迟 付款协议 活动确认 A 确认第一步：客人回签确认书及菜单 B 确认第二步：客人支付定金并确认到帐 C 确认第三步：再次与预订部确认活动场地全部预 活动取消 A 第一时间通知预定部取消全部预留 B 查找取消原因，营销部统计取消的活动清单每周发送一次报管理层 C 总结分析 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 下 单 营销人员根据活动确认内容下团队接待单或宴会通知单： A 必须在团队客人抵店前两日下单（含菜单） B