中集集团公司档案管理制度.docVIP

中集集团公司档案 管理制度 发放编号：____________ 生效日期：2009-06-10 中国国际海运集装箱(集团)股份有限公司 CHINA INTERNATIONAL MARINE CONTAINERS (GROUP) LTD. 版次 编制 部门 审核 制度体系 管理部门 审核 专业系统 协管领导 审核 制度体系 协管领导 审核 签发 生效日期 A/00 郭华 郑源华 郑源华 李锐庭 李锐庭 麦伯良 2005-12-15 B/00 郭华 郑源华 郑源华 李锐庭 李锐庭 麦伯良 2009-06-10 1 总则 为规范和加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，促进企业知识积累、共享与交流，为公司决策和经营管理提供信息支持服务；维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌，特制定本制度。 2 适用范围 集团总部、车辆集团总部的档案管理，集团其它企业可参照执行。 3 释义与分类 3.1释义 档案是指自公司成立以来，在各项经管理活动中形成的，具有利用和保存价值、并按照科学系统的方法组织起来的各种载体形式的文件材料。 3.2 档案类型 公司档案分为7种类型，包括按文件内容来区分的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案；按载体形态来区分的声像档案、电子档案、实物档案。 3.2.1 文书档案 公司在各项经管理活动中形成的，具有利用和保存价值的公文、法律文书、规范性文件等，包括： a)各类通用公文，包括请示、报告、批复、批示、决定、决议、通知、通告、通报、公告、函、议案、会议纪要； b)发展策略及规划、工作计划、工作总结、汇报材料； c)备忘录，领导重要会议、重大活动上的演讲/致辞稿、发言记录等； d)各类制度、规定、办法、细则、指引、ISO质量体系文件等规范性文件； e)公司章程、各类合同、协议、意向书、授权书、任命书、证明书、公证书等法律文件； f)各类可行性研究报告、评估报告、调研报告、商业计划书、项目建议书、方案书、研究论文； g) 有负责人或领导签字的文件会签、审批表单，文件及档案资料移交或销毁清单、清册； h) 大事记、重要名册、名单、名录、手册、汇编、统计报表。 3.2.2 科技档案 指在技术研发、产品设计、生产、设备、信息化建设、基建及其管理职能工作中形成的、具有利用和保存价值的文件材料。包括： 可行性研究报告、评估报告、项目建议书、设计文件、招投标文件、产品/设备使用说明、合同、协定、委托设计任务书、科技情报、科研计划、科研措施方案、科技资料、计算说明、计算方法、各类图表、照片等。 3.2.3 会计档案 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要证据和史料。 3.2.4 人事档案 员工服务于公司期间所形成的个人人事文件材料，包括员工在招聘、录用、转正、考核、调配、任免、职称、辞职、解聘、离退休、教育培训、奖惩等方面的记录、证件、文件。 3.2.5声像档案 公司在各项经管理活动中形成的，具有利用和保存价值的录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、DV、照片(含底片)、数码照片等声像材料及其说明文字。 3.2.6电子档案 公司在各项经管理活动中形成的，具有利用和保存价值的，存储于磁带、磁盘、光盘等载体，并可在网络上传送的各类电子文件及其支持软件产品和软、硬件说明。 3.2.7实物档案 公司在发展过程中形成或获得的，对公司具有珍藏价值的各种实际物品，包括荣誉奖品、证书、字画、工艺品及其它有纪念意义的物品。 4 管理组织/职责 4.1中心档案室 总裁办设立中心档案室，负责： 4.1.1制订和完善公司档案管理各项规章制度和操作规范； 4.1.2计划、部署、检查公司年度文件归档及其它档案业务工作； 4.1.3开展公司内部以至集团范围内档案业务培训、指导、交流与协作； 4.1.4接收和集中管理部门档案室以至集团成员企业移交来的档案目录和档案。开展档案的借阅、开发利用、统计、鉴定、销毁工作； 4.1.5规划和开展档案管理自动化系统建设，建设集中统一管理、交流共享的档案信息系统平台。 4.2部门档案室职责 各部门设立部门档案室，指定兼职档案管理员，负责： 4.2.1熟悉和掌握公司档案管理