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第2章第2节-Excel与Word的数据转换
§2-2 Excel与Word的数据转换 * * 第二节 Excel与Word的数据转换 Excel与Word的数据转换 在文件处理中,常常需要在Word文件中引用 表格数据,或对Excel表格数据加以文字说明。 利用Excel与Word之间信息交换,可以方便地把存储在Excel文件中的数据,与存储在Word文件中的文字进行数据转换,实现文、表结合。 例:将Word文档“关于课程的说明.doc”以文本框形式转入到Excel文件“课时统计.xls” 表格中。 Excel与Word的数据转换 关于课程的说明.doc 课时统计.xls 首先打开Excel文件“课时统计.xls” ; 选择“插入”菜单“对象”命令,选择文档文件“关于课程的说明.doc” 。 Excel与Word的数据转换 Excel与Word的数据转换 把关于课程的说明.doc插入到课时统计.xls中,调整其大小,移动到合适的位置。 反之,也可以把Excel文件插入到Word文档中。 邮件合并 我们有过同时给多人发信的经历,例如生日邀请、节日问候,或单位里写给客户的信件。 这些邮件通常不能“批量发信”了事,需要使用特定的称呼和问候语,使得信件有礼貌,避免尴尬。但如果分别给每个人写信,又实在太麻烦了。 邮件合并 利用Word邮件合并功能就方便多了。 邮件合并,首先要创建两个文档,并使之相关联。一个是“主文档”,是一组邮件内容都相同的主体部分;第二个是“收件人列表”,是收件人称呼、地址等信息,是一组邮件内容不相同的部分。 “合并”这两个文档,执行邮件合并就可以方便、快捷地群发邮件了。 [工具]-[信函与邮件],打开邮件合并对话框,显示邮件合并工具栏。 第一步:选择文档类型。撰写信函; 邮件合并 邮件合并 第二步:选择收件人。可以使用现有列表,编辑数据;或新建收件人列表,保存数据; 邮件合并 第三步:选择目录。选择[其他项目]-[插入合并域]-[地址域],分别选择并插入到主文档中。 邮件合并 第四步:选择邮件合并工具栏的[合并到新文档],选择合并记录范围[全部],预览合并,保存结果。 邮件合并-插入Word域 利用“插入Word域”[if…then…else(I)…]命令,可以有条件的把不同内容插入在邮件的不同位置。 例如:成绩通知单中,总分=260分时,显示获得一等奖学金。 邮件合并-插入Word域 第一步:创建“成绩通知单”文档和通讯录文件,并在Word文档中插入合并域。 第二步:点击“合并邮件工具栏”-“插入Word域”-[if…then…else(I)…]命令,选择域名,输入比较关系、比较对象和插入文字,点击[合并新文档]。 邮件合并作业 作业2:邮件合并 1.创建一个5人通讯录,内容包含:学院、姓名;拟写一份会议通知文稿(内容自定)。 2.用邮件合并给5个人发送一份会议通知。 3.作业要求:把“通讯录”,“会议通知文稿”,“邮件合并结果”三个文件放在同一个文件夹中,将该文件夹压缩以后,再提交。 * *
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