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HR-201201-01傲基公文规范管理制度
编号:
HR-ZD-201201-01 深圳市傲基电子商务有限公司
公文规范管理制度 版本号:第 1 版
拟订时间:2012.01 总则
为规范公司文件管理,明确文件收文、行文、发文及管理等流程,充分发挥公文在公司各项工作中的指导作用,特制定本制度。
本规定适用于公司各部门。
公司类文件的收发、综合处理由人力资源部负责,文件处理必须及时、准确、安全、必威体育官网网址。
公司内部发文规范
发文是指以公司或部门的名义行文并发至相关部门的文件。
文件分类
5.1 按级别分为:公司级文件和部门级文件。具体界定如下:
5.1.1 以公司名义行文并发布的文件,简称公司级文件。主要包括:涉及重大决策、机构调整、部门负责人以上人员的人事任免、总经理奖惩、重要制度、重要奖惩、重要精神等重大事项的文件;
5.1.2 以部门名义行文并发布的文件,简称部门级文件。
5.2 按文件性质分为:制度类和非制度类文件。具体界定如下:
5.2.1制度类:以公司或部门名义行文并发布,要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。受文对象为全体员工,且所有员工需遵守并执行文件内容,不可随意改动、持续性使用、规范性操作的文件。
5.2.2非制度类:以公司或总部相关部门名义行文并发布,除制度类以外的文件。如:关于ⅹⅹⅹ工作安排的通知、关于ⅹⅹⅹ的任免决定等文件。
5.2.3 制度类和非制度类的确定由行文部门、人力资源部确定。
5.3 文件分类说明:以级别分类和以性质分类,互为交集。即文件分为两类,制度类、非制度类。
文件管理归口明确
各部门在拟订内部文件时,不能与公司框架性制度相冲突。若发生冲突时,以公司制度为准。
制度类文件管理
人力资源部负责公司制度的统筹规划及管理,公司制度发布均须报辖管总监复核,总经理签批,否则视为无效;
非制度类文件管理
非制度类由人力资源部负责的统筹规划及管理,非制度类文件发布均须报总监复核、人力资源部复核、总经理审批,否则视为无效。
文件签批规范
文件签批规范
9.1公司级文件签批流程:拟文—审核—批准—复核—签发—发文
9.2 部门级文件签批流程:拟文—审核—批准—复核—发文
9.3如文件的受文对象涉及到多个部门时,由拟定部门决定应组织会签。会签格式见附件四。
各类文件签批责任人
签批流程
文件分类
拟文人
部门负责人
直属总监或直属副总
总经理
发布
公司级制度类
公司级非制度类
部门级制度类
部门级非制度类
备注: 是指必须签批环节, 是指非必须签批环节。
各级签批责任人职责
拟文:拟文人根据业务或管理需要,拟制文件。拟定时应符合公司章程、制度、行文规范;并负责呈送给各级领导签批。
审核:部门负责人审核、检查文件的符合性、有效性、适宜性,并与拟文人修正文件;
复核:直属总监或副总与人力资源部确定文件内容是否符合公司规章制度、是否符合公司文化、是否符合文件的行文规范等;涉及制度类和奖惩类统一由人力资源部复核;
批准/签发:是指对文件的内容及发布表示同意;
11.5 发文:文件统一由人力资源部发布。
第五章 文件行文规范
文件用纸规范
12.1 公司级文件:使用“深圳市傲基电子商务有限公司文件”专用红头文件格式(文件模板详见附件一)
12.2 部门级文件:使用“深圳市傲基电子商务有限公司普通文件”格式(文件模板详见附件二)
12.2 具体行文规范:
公文名命名规范
13.1 制度类公文,应明确ⅹⅹⅹ的制度、规定、办法、章程等制度命名;非制度类管理公文订为关于ⅹⅹⅹ的通知,或根据公文的实际内容,明确命名。
13.2 如公文为初建版本,应该注明第X版,拟定时间,格式为年月;如公文为更改修订版本,更改版本号,注明修订时间,格式为年月。(版本号用阿位伯数字1、2、3表示),
第六章 公文的发布及存档
公文的发布及存档:
14.1 公文以完成纸质版本的形式进行发布,发布时应注意签批纸质内容与电子版保持一致;在文尾部分只显示拟文、审核、批准的名字,不显示复核以及会签人员的名字。
公司发文归口:公文统一由人力资源部发布、编号、管理;
公文存档:公司级及部门级制度类非制度类公文原件统一由人力资源部存档,公司级制度类保存复印件;
14.4 公文公共平台上传
14.4.1 公文统一由人力资源部进行发布,制度文件发放复印及予各部门,部门进行签收,并在公告栏及公共平台进行发布;
14.4.2 在公共平台发布时应分门别类,制度类管理统一发布到制度类管理的相关部门公文夹,非制度类管理分别上传到非制度类管理的相关部门公文夹。
第七章 外来公文管理
外来公文管理:
外部公文统一由人力资源部查收、登记,其它部门收到外部公文后应送交人力资源部。业务类外部公文由
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