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应用文写作讲义后半 第三节 事务文书 一、事务文书的特点和种类 事务文书是党政机关、企事业单位，社会团体在处理日常公务活动中用来传递信息、拟定计划、总结经验、调查情况、指导工作的文书。事务文书具有较强的政策性、规范性和针对性但不同于法定公文，比较其异同，可看出如下特点： 1、从作者的身份看，公文是为党立言，代国家说话的，体现党政机关的意志，其法定作者是各级机关、单位或其领导人；而事务文书不一定是机关意志的体现，往往是具体职能部门对公务处理的反映和意见，作者可以是具体职能部门，也可以是机关工作人员。 2、从格式规范看，公文有国家规定的严格统一的法定格式，有严格的制作权限、行文规则和处理程序，而事务文书的格式是约定俗成的，也没有公文那样有一套严格规范的制作权限、行文规则和处理程序。 3、从实际作用看，公文用以发布党和国家的方针、政策、法令、法规，收文者都要认真贯彻执行或实施办理，具有很强的权威性和约束力。而事务文书是用来处理实际事务的，只有参考和指导作用，不具有法定作用。 4、从行文方向看，公文可以单独形成文种，用“红头文件”直接发布，具有固定的行文方向；而事务文书常借助某种公文作为载体或通过新闻媒体发布，行文方向也十分灵活。 5、从表现手法看，公文以说明为主，兼用叙述和议论，切忌使用抒情，描写、渲染、夸张等手法，而事务文书在结合运用上述三种表现手法的同时，可适当灵活运用描写等手法，使语言生动、活泼，以增强文章的感染力。 事务文书的主要种类有：调查报告、总结、简报、计划等。 调查报告 就是经过实地调查和分析研究写出的反映客观事物，揭示其本质，规律的书面报告。调查报告是一种常见的事务文书，也是一种新闻体裁，一般用第三人称写，它可以是向上级机关领导部门汇报工作的材料，为上级制定方针、政策、办法、措施，提供参考和依据；也可以在报刊上公开发表，起澄清事实、纠正错误认识、宣传正确主张的作用。　 总结 就是通过对本人或本单位的工作、学习、生活实践的回顾，找出经验或教训，归纳出规律性的东西，用于指导下一阶段实践的书面文体。总结一般用第一人称写。 简报 是党政机关、群众团体、企事业单位编发的反应情况、传播信息、交流经验、指导工作的一种摘要性的内部文件，也可称“情况交流”、“情况反映”、“内部参考”、“简讯”、“动态”、“信息”等。以交流情况为目的。　 计划 是为在一定时间内完成某项工作，作出的部署、安排的文件。计划是一种通用名称，还可以用规划、纲要、要点、方案、设想、打算、措施、安排等称之。　 二、常用事务文书的写作 1、调查报告的写作要求 ①深入调查，充分地掌握材料 调查是写好调查报告的基础和条件。调查研究也是一门学问。要走出办公室，到基层去，到群众中去，越深入就越能找了丰富的第一手材料。掌握材料越充分全面越好。为此，在调查过程中，直接的间接的、历史的现实的材料都要尽量掌握。只有这样，才能全面地了解客观事物，并作出比较。 要搞好调查研究，调查者一定要端正态度，不带先入为主的成见。热情对待调查对象，要留心观察，恰当提问，仔细倾听，详细记录。要不辞辛苦，深入一切可能蕴藏材料的地方，深入细致地了解情况。还要使用恰当的调查方法，如开调查会、个别交谈、发放调查问卷、民意测验、实地勘察等，还应恰当使用计算机统计、数据分析等现代技术和方法。 ②认真研究，科学分析材料 调查的目的是为了研究问题，得出科学的结论。因此对于调查来的材料，要进行科学的分析和综合研究，去粗取精、去伪存真，鉴别主次，明辨是非，使其系统化、科学化。 进行分析和研究，应该从实际出发，坚持实践是检验真理的唯一标准的原则，正确、敏锐地观察现象、分析原因、寻找规律。 ③确定主题，精心地选择材料 选择材料的原则，主要是围绕主题，突出主题，实现观点和材料的统一。 要选择典型的材料。即有代表性的，能贴切有力准确说明观点的材料；要提供确切数据。精确的数字可以增强对事物界定的精确度和可比性，还可以增强报告语言的准确性和说服力。 第三，运用对比材料。调查报告往往需要说明事物的今昔不同，前后的发展变化，而说明这些最有效的方法是使用对比材料。这样的材料是调查阶段需特别注意搜集的。　 ④合理布局，恰当地安排材料 这里谈的是结构问题。调查报告的结构，有一些基本的写作要求。 标题。调查报告的标题常常直接点出文章的主题，讲明调查对象和内容，因此，要求写得朴实，具体，明确。有两种类型，一种是公文式标题，另一种是新闻式标题。即根据调查报告的内容概括出标题。其中有的是单标题，有的是双标题：除正标题外还加副标题，一般是正标题点明文章的主题，副标题讲清被调查的对象。 正文。这是调查报告的主体，一般分三个部分： 开头部分，要求开门见山，提纲挈领，紧扣主题。有的是点出调查的目的，要调查和解决什么问题；有的是简要介绍被调