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第八章 会议财务管理 第一节 会议财务管理概述 会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。会议财务管理的本质就是对会议资金的管理，其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。会议资金活动主要包括筹集资金、运用和分配资金。 一、会议的财务目标 会议财务管理的首要任务也是制定财务目标，会议财务目标分为营利性和非营利性两种。 二、会议财务活动的特点 第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。 第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的给用以及其他必要支出。 第三阶段的资金活动是会议的收入，会议举行前的几个月是会议收入的高峰期，通过注册费和企业赞助费的收入，形成会议的主要资金收入、 第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了70%～80%，从而保证了会议能够顺利进行。 第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资金。 每个阶段性的财务活动的特点都很鲜明，第一和第三阶段主要表现为资金的流入，第二和第四阶段主要表现为资金的流出，最后一个阶段是资金的分配，会议资金活动表现为两入两出一分配的特点。 三、会议财务管理的内容 （一）会议财务计划管理 会议财务管理首先是从财务计划管理开始的。 （二）会议日常财务管理 会议日常财务管理是按我国制定的财会政策和规定，根据组织委员会批准的会议预算，由财会部门和人员进行日常的财务管理工作，内容包括会议资金管理、费用管理和会议余款的处理 （三）会议财务分析 财务分析是对会议财务状况的分析和研究，在对流动资金的应用和费用开支的分析中，检查会议的财务状况和存在的问题，提出切实可行的改进意见。 四、会议财务管理人员 （一）财务管理人员 负责完成会议财务计划管理和会议的财务分析。 （二）财会管理人员 负责日常的财会工作 五、会议的经费管理（通常贯彻以下原则） 首先是要确定一位会议领导人负责会议全部支出 二是不能轻易改变财务管理的授权任何其权限范围，也不能轻易改变授权人的财务决定，以免引起混乱。 六、会议财会记账方式 我国的会计制度规定会议使用现金法记账，即当收入实际收到和费用实际支付时才记录下收入和费用。举办国内会议时的收费情况也比较简单，会议代表通常只采用银行汇款和邮局汇款两种方式，款到后即可入账。 第二节 会议财务预测 一、会议财务预测概述 （一）会议财务预测的目的 财务人员要根据会议财务活动的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况作出预先的推测和判断。根据预测得到的数据编制会议财务预算。 （二）会议财务预测的基本程序 1、确定预测目标和制订工作方案 2、搜集和整理资料 3、选择预测的方法 4、进行预测 5、分析预测的结果，提出预测报告 二、会议财务预测的主要内容 （一）会议规模的预测 会议预算是以会议规模，也就是参加会议的人数为最主要的基础数据编制而成的。 （二）会议固定支出的预测 会议支出有两类：固定支出和可变支出。 （三）会议保本人数的预测 保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出） （四）会议收入的预测 （五）经济环境的预测 第三节 会议预算编制 一、概述 （一）编制会议预算的目的 在会议财务预测的基础上，编制会议预算能够提供一个定量的会议财务计划，既反映出会议固定支出和可变支出可能是多少，也估算了会议收入是多少，预算总结反映了最终会议的盈亏。 （二）会议预算的组成 会议预算主要由会议收入和支出两部分组成，支出部分又分为固定支出和可变支出两大部分。会议预算可以采取多种形式编制，预算列表是常用的一种形式。预算列表可分成几级管理，常用的为两级管理。每级预算中都要进行项目分类，就是在预算列表总列出各项。最方便编制预算的表格形式是采用财务管理中最常用的损益平衡表的模式来制定。 （三）编制会议预算的程序 编制预算的先后顺序依次为编制会议的固定支出、可变支出、会议的收入和预算总结。 二、会议固定支出（Fc） 会议固定支出主要包括初期申办费用、市场宣传费、考察活动的相关费用、征文、通知印刷和邮寄的费用、特邀演讲人的参会费用、会议机构有关活动的费用、会场和设备的租金、基本办公费用、人工费用、会议工作人员的参会费用等项。 （一）申办费用 主要是指在申办和“竞标”会议时所支出的费用。目前我国申办国际会议时费用大部分来自行政事业费，因而在编制会议预算时经常不将这笔费用计入会议的总支出中。 （二）公关宣传费用 1、在国内外杂志刊登广告费用 2、会议通知、招贴画等宣传品的印刷、邮寄、散发费用。 第一轮、第二轮会议通知、招贴画等宣传品的印