第四章UO报表管理.ppt

第四章 UFO报表管理 通过本章的学习，使学生理解报表管理系统的基本术语，掌握报表格式设计、报表公式编辑及报表管理 。 基本内容框架 第一节 UFO报表管理系统概述 会计报表是以日常会计核算资料为主要依据，总括反映企事业单位财务状况及其经营成果的书面报告文件。编制会计报表可以将账簿中分散的资料集中起来，总括反映企事业单位的财务状况和经营成果。利用报表处理软件可以完成会计报表的自动编制工作。 一、报表处理系统主要功能 二、报表处理系统基本概念 （一）格式状态与数据状态 在格式状态下设计报表的格式：如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单位、关键字、可变区等。 在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。 （二）单元及单元属性 报表中由表行和表列确定的方格称为单元。单元时组成报表的最小单位。 单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。 单元类型有数值型、字符型和表样型。 （三）区域与组合单元 区域也叫块，是由一组相邻的单元组成的矩形块。 组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。 （四）表页 一个UFO报表最多可容纳99999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标“。 （五）关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。一般包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。 第二节 报表格式设计 定义一张报表，首先应该定义报表数据的载体——报表格式。不同的报表，格式定义的内容也会有所不同，但一般情况下报表格式应该包括报表表样、单元类型及单元风格等内容。 一、自定义报表格式 （一）启动UFO表 在使用UFO报表系统处理会计报表之前，应首先启动UFO系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础之上设计报表的格式。 （二）设计表样 设计表样主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。 报表表样设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性等。启动UFO报表系统,进入格式设计状态。 1、设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。 2、定义报表的行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列的列宽。 3、?划表格线 报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所以为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。 4、?定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。 5、输入表间项目 报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 6、定义单元属性 单元属性主要指单元类型、数字格式、边框样式等内容的设置。 7、设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。 （三）设置关键字 关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。可以根据自己的需要设置相应的关键字。 【说明】 （1）每张报表可以同时定义多个关键字。 （2）如果关键字的位置设置错误，可以执行“数据”菜单“关键字”|“取消”命令取消后再重新设置。 （3）关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张报表中不能有重复的关键字。 （四）编辑公式 在UFO表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式，报表主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。 【说明】 （1）单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式输入错误而不能被保存。 （2）账套号和会计年度如果选择默认，以后在选择取数的账套时，需要进行账套初始工作。如果直接输入，则不需再进行账套初始。 （3）如果输入的会计科目有辅助核算，还可以输入相关辅助核算内容。如果没辅助核算，则“辅助核算”选择框呈灰色，不可输入。 （4）审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行审核公式。 （五）保存报表 报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。 二、使用报表模板调整制作报表格式 （一）套用报表模板 系统中提供了16个行业的标准财务报表模板。报表