2013相关函件的书写格式销售类.docVIP

相关函件的书写格式 投标书 投标注意要点 1.1投标文件应严格按规定格式制作，如开标一览表，投标函，投价表，资格声明，授权书等，包括银行保函格式亦有统一规定，不能自己随便写。 1.2技术规格的响应:投标人应认真制作技术规格响应表，主要指标有一个偏离即会导致废标。次要指标亦应作出响应；认真填写技术规格偏离表，优多少，差多少。 1.3价格的选择:应报出有竞争力的价格。 1.4服务维修网点与承诺，一定要写齐，包括配件供应与价格，有的报几年内不变。 投标书编制要点 2.1注意签字与加盖公章 2.2正本每页小签 2.3报价不能缺项 2.4正本与付本数量 2.5修改地方要签字 2.6打印，装订成册，密封 2.7开标一览表与投标保函单独封存 2.8提前送交投标文件 在制作投标书的时候，有一些项目很细小，也很容易做，但稍一粗心大意，就会影响全局，导致全盘皆输。这些细小项目主要是：①投标书未按照招标文件的有关要求封记的；②未全部加盖法人或委托授权人印签的，如未在投标书的每一页上签字盖章，或未在所有重要汇总标价旁签字盖章，或未将委托授权书放在投标书中；③ 投标者单位名称或法人姓名与登记执照不符的；④未在投标书上填写法定注册地址的；⑤投标保证金未在规定的时间内缴纳的；⑥投标书的附件资料不全，如设计图纸漏页，有关表格填写漏项等；⑦投标书字迹不端正，无法辨认的；⑧投标书装订不整齐，或投标书上没有目录、页码，或文件资料装订前后颠倒的等。 贺信 贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。 标题——贺信的标题通常由文件名构成。如在第一行正中书写“贺信”二字。 称谓——顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称，如 “先生、小姐、女士”等，称呼之后要用冒号。 正文——贺信的正文要交待清楚以下几项内容： 3.1结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。 3.2概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信 ，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清祝贺的原因。 3.3表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写 些鼓励的话，提出希望和共同理想。 3.4结尾——结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”等 。 3.5落款——写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。 例文： 感谢信 感谢信是用来感谢行政机关、企事业单位、社会团体或个人的关心、支持、帮助的一种专用书信。它的基本格式是由标题、称呼、正文和落款组成。 标题 1.1单独由发文文种名称组成，如《感谢信》。 1.2由送达方和发文方构成，如《致XXX客户单位的感谢信》。 称呼 感谢信的称呼应放在开头顶格写清楚感谢机关、单位、团体的名称，或个人的姓名。 正文 感谢信的正文通常由感谢事由，意义和感谢语构成。 3.1感谢事由。按照叙述要素，叙述所感谢事件的前因后果。 3.2意义评点：在叙事的基础上特别要指出受文者的关心、支持、帮助对整个事件成功的重要性以及他们所体现的可贵的精神，所产生的深远影响。 3.3诚恳表示向对方致谢、向对方学习等愿望。最后用上“此致敬礼”结束用语。 3.4落款：感谢信的落款署上发文单位或个人的姓名，及成文日期。 例文1： 例文2 催款函 催款信可以通过邮寄或传真发送，目的是为了追回过期未付的款项。写催款信要讲究技巧，既要有分量，又要和客户保持友好的业务关系。一封好的催款信不会冒犯对方，却又能使他们感受到你的坚决态度。催款信的语气应该坚决、有说服力，却又亲切、公正有理、不失礼貌，绝不能让人觉得你咄咄逼人、粗鲁无礼，也不要使用嘲讽或带侮辱性的语言。 催款函要注意的几个细节： 客户所欠金额 拖欠的时间 客户应采取的行动 鼓励对方迅速回复，与你取得联系 例文： 报价函 1、报价函的概念：报价，是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。 2、报价函的结构及写作方法。 报价应包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等内容。报价不同于国际贸易中的报价。报价起通知买方价格的作用，对卖方没有约束力，可更改。 例文： 客户名称：江苏准提机械制造有限公司 发件单位：人本集团上海轴承有限公司 传真电话：0510-6351337 传 真：021收 件 人：李艾光 部长 发 件 人：张三 江苏准提机械制造有限公司： 感谢贵司长期以来对人本集团工作的大力支持和对人本轴