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宁波江东区档案局数字化建设项目 用户手册 （RJ-Archive User Manual） 浙江榕基信息技术有限公司 地址：浙江杭州玉古路173号中田大厦5-EF座 电话：(0571传真：(0571网址：WWW.RONGJI.COM 印刷：2006年9月 阅读指南 〖手册目标〗 通过阅读该用户手册，您将能了解到以下内容。 如何使用RJ-Archive，完成各个立档单位档案室档案的采集、管理、利用和维护。 〖阅读对象〗 RJ-Archive是榕基档案综合管理系统，为了更好的帮助您更好的使用本系统，以下人员应该认真阅读该手册。 档案馆管理员 单位档案管理员 〖手册构成〗 本手册基本上由十二章组成： 第1章，基础知识介绍，主要介绍RJ-ARCHIVE，了解榕基档案综合管理系统，以及使用RJ-ARCHIVE应当了解的基础知识。 第2章，使用前准备，主要介绍在使用RJ-ARCHIVE前，需要做的一些准备，主要包括客户端的硬件配置、网络环境、浏览器设置等。 第3章，系统概述，主要介绍系统的功能结构、系统用户的角色和功能划分，以及使用本系统的几点说明。 第4章，系统认证，主要介绍如何登录RJ-ARCHIVE系统。 第5章，数据管理，主要介绍档案录入、归档、查询、数字化等常用操作的操作方法，是本手册重点。 第6章，全宗管理，主要介绍全宗的统计和管理。 第7章，馆藏管理，主要介绍档案的利用，以及对相应模块的管理。 第8章，系统维护，针对系统管理员介绍标准制定以及如何管理系统用户，档案库管理，日志管理等。 第9章，其他，介绍安全退出系统及如何获取更多帮助 〖手册约定〗 RJ-ARCHIVE是基于WEB浏览器的应用系统。因此，熟悉使用Internet Explorer将是使用本系统的关键之一。当然，如果您很少或还没有使用过浏览器，您只要认真阅读本使用手册，也就能在今后使用本系统的过程中“轻车熟路”。 下面我们将本手册的特点说明如下。 在手册中我们为了您的方便，使用了一些符号标识。 〖 〗——功能模块、单元描述。如，〖档案年检〗等。 本手册主要针对RJ-ARCHIVE的标准版编写，系统中的扩展功能将另外结册说明。 我们希望本手册成为您在使用RJ-ARCHIVE的好帮手，给您的工作带来方便、愉快！当然，如果您在使用本系统中，有什么建议和意见，您可以与系统维护人员、系统管理人员取得联系。在本手册的编写过程中，可能存在错误或不妥之处，敬请批评指正。 目 录 阅读指南 I 1 基础知识介绍 1 1.1 RJ-ARCHIVE解释 1 1.2 档案 1 1.3 用户 1 1.4 机构 1 1.5 功能角色 2 2 使用前准备 2 2.1 客户端运行环境 2 2.2 建立网络连接 3 2.3 浏览器设置 3 3 系统概述 4 3.1 功能结构 4 4 系统认证 4 5 数据管理 5 5.1 〖档案库〗 6 5.1.1 数据操作 6 5.1.2 业务操作 9 5.2 〖档案〗 13 5.3 〖资料〗 14 5.4 〖不归档文件〗 14 5.5 〖回收站〗 14 6 全宗管理 14 6.1 〖全宗名称更改历史表〗 15 6.2 〖档案数量登记表〗 15 6.3 〖全宗登记册〗 16 6.4 〖全宗登记册〗 17 6.5 〖全宗登记册〗 17 6.6 〖档案借阅统计表〗 18 6.7 〖全宗开放审卷情况登记表〗 18 6.8 〖开放档案统计〗 19 6.9 〖档案馆病历档案登记表〗 19 6.10 〖库存档案检查情况登记表〗 20 6.11 〖病档统计〗 21 6.12 〖全宗介绍〗 22 7 馆藏管理 22 7.1 〖借阅利用〗 22 7.2 〖全文检索〗 26 7.3 〖档案保管〗 26 7.4 〖统计与分析〗 30 7.5 〖档案鉴定〗 32 7.6 〖全宗维护〗 34 7.7 〖借阅历史记录〗 34 7.8 〖档案征集〗 35 7.9 〖档案收进移出统计〗 35 8 系统维护 36 8.1 〖标准制定〗 36 8.2 〖用户管理〗 45 8.3 〖档案库选择〗 48 8.4 〖日志管理〗 49 8.5 〖数据备份〗 50 8.6 〖辅助字典〗 51 8.7 〖修改密码〗 52 9 其他 53 基础知识介绍 RJ-ARCHIVE解释 RJ-ARCHIVE榕基档案综合管理系统（简称“RJ-ARCHIVE”）是以档案管理理论为指导，以“文档一体化”和“馆室一体化”为原则，符合国家相关档案标准规范,并参照各地标准，采用了必威体育精装版的软件复用技术-“领域相关软件体系结构”（DSSA），根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解，建立起档案管理的通用业务模型，