2014学院会活动策划方案.docVIP

合作、发展、梦想--管理学院 酒店管理专业冷餐会实践汇报展暨2014新春年会 为了总结回顾2013年度各项工作，对2014年工作做出安排和部署，迎接2014年元旦佳节的到来，增进学院内部员工及学院对外的交流和沟通，促进管理学院的文化建设，展示酒店管理专业实践教学成果，经学院领导研究，决定于节前举办年会。 基于“年会”活动所应考虑和彰显的严肃程度与正统模式，此方案突破了以往的设计惯例，将正统严肃的年终大会与现代流行的冷餐会活动进行了统筹策划，现本着“易行从简”的原则，将本次年会活动方案策划如下： 年会地点 大会地点：中原工学院体育馆形体室 二、活动内容及时间 拟订于2013年12月30日（周一） （一）年会时间：下午14：30-16:00。 （二）座谈时间：16：20—17:30 三、年会参会人员 青岛黄海学院主要领导、管理学院全体教师及管理学院各专业校企合作单位主要负责人（参会人员暂按120人计，包括校领导、书记、各二级学院及职能部门领导、院长、副院长）。 四、年会前的准备 （一）成立学院年会筹备小组 本次年会的总统筹为学院办公室，承办为旅游酒店专业教研室。 总负责人：李岳 贾绪红 （1）节目组 王钊 任务：钢琴演奏演员、萨克斯演奏演员等准备，背景音乐准备 （2）宣传组 李小方 ???? 任务:a、制作年会背景版、横幅、及各种宣传影像制作??? b、准备好摄影人员，现场摄影及DV摄像 （3）外联组 李元 关相鑫???任务:a、确定晚会邀请的嘉宾并且及时送出请柬; ?? ?b、物品购买和赞助物品（年会小礼品及请柬等） （4）服务组 姜梅梅 任务：a、餐饮服务 b、礼仪工作 （二）会场布置 （1）会议会场布置 1、在体育馆挂上横幅； 文字内容：合作、发展、梦想--管理学院酒店管理专业冷餐会实践汇报展暨2014新春年会 在门口设置好签到处，负责人：李小方 布置好主席台及会场座位安排 准备事项：名牌、横幅、音响设备、礼仪人员、水、纸杯、鲜花、 文件材料、签到表、笔 （2）休息会场布置 会场内： 1、会场内悬挂烘托气氛的红灯笼； 2、会场门口内侧两侧放置易拉宝各2个； 会场外： 入口处学院专业简介 2、酒店内放置指示牌； 　　五、年会流程与安排 本次年会的流程安排分别包括以下三个部分： 14：30-15:00 全体参会教职工提前到达指定会场。（会堂播放入场背景音乐） 大会进行第一项。主持人宣布教职工大会开始，向参会的全体来宾介绍出席年会的主要领导同志，并领掌欢迎；（员工欢迎礼毕）请管理学院院长致《开幕辞》、青岛黄海学院领导代表致《祝贺辞》。 15:00—16:00大会进行第二项。冷餐会开始 16:00-16:20 企业代表移步一号教学楼二楼会议室召开年终校企合作座谈会 六、餐会食品区域 酒水区：鸡尾酒（待定）、热饮（热巧克力、咖啡等）、冷饮（果汁、汽水等） 甜品区：糕点、餐包等 干果区：花生果、果脯等 水果区：沙律、果盘等 七、年会准备及相关注意事项 （一）年会的通知与宣传：办公室于近期内向各部门发出书面的《关于做好2013年度年终工作总结的通知》，对学院本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。 （二）条幅的制作：提前联系制作员工大会及宴会专用横向条幅：红底黄字条幅两条，条幅具体尺寸视具体情况进行量制。(条幅规格：长XX米、宽80公分)。 （三）发言稿的撰写：起草教职工大会院长上专用的《开幕辞》和宴会上专用的《祝酒词》及《教职工家属感谢信》。年会前，与领导及各有关人员最后确定讲话的具体时间及内容。 （四）物品的采购：提前采购教职工大会及答谢晚宴上所需的物品。（准备教职工大会主席台上主要领导同志的姓名台卡、纸、笔及矿泉水等；准备答谢晚宴上专用的领导席位卡、员工席位卡以及游戏专用的气球、细线等道具用品。）具体物品见预算表。 （五）所需协助的注意事项：与会堂、酒店、负责人沟通有关费用时，应提前向对方说明我们需要对方协助办理的注意事项。（如对方向我们报送主席台挂条幅的长度、尺寸数据及请对方帮助我们悬挂条幅等等） （六）时间的控制：大会及宴会主持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。 （七）现场录像机拍照：提前安排好相关人员携带录像机或数码相机，做好大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为历史资料在学院内部局域网上共享。 （八）会务人员的工作安排：年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人；各个会务支持人员应主动向总协调人进行汇报。最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人。例如：现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置、物品的采购与运