如何进行高效工作.docVIP

如何进行高效的工作 ----- 魏靖 1.制定合理的工作计划 1.1.为什么要制定工作计划 通常我们可以看到积极的工作和消极的工作两种工作方式，消极的工作方式是一种救火式的工作，总是在灾难和错误已经发生后再赶快处理，是一种被动的工作方式。积极的工作方式是一种防火式的工作，总是尽可能多的预见灾难和错误，并提前准备，消除隐患。做工作计划实际上就是对我们自己将要进行的工作进行一次梳理、盘点。 1.2.工作计划能解决的实际问题 在很多时候，我们不是不愿意主动工作，愿意主动工作却不能主动工作的常见原因有以下几种： ● 由于没有工作计划不知道自己要做什么。 ● 手头要处理的事情太多，没有工作计划而不知道如何下手。 ● 工作遇到困难不知道到哪里找到可用资源或寻求帮助。 制定工作计划能使自己对工作清清楚楚、明明白白，是我们走向积极工作的起点。从而解决以上提到愿意主动工作却不能主动工作的问题。 1.3.工作计划的重要元素 其实采用什么样的形式并不重要，关键是能不能将工作项、工作项要达到的要求以及要达到要求所采用的操作步骤，用简单、明了的语言表达清楚，避免用华丽的词藻和空洞的语句，因为内容远比形式更重要。一般来说，工作计划应包括以下重要元素： ● 工作内容 ● 工作方法 ● 资源分配 ● 工作进度及交付物 1.3.1.工作内容 很显然，工作内容就是我们要做什么？这是我们在展开工作之前首先要明确的。也只有明白了我们要干什么，才能为干好这些事情去有目的的进行工作准备。 1.3.2.工作方法 在明白我们要做的事情之后，我们就要解决如何做的问题，也就是要考虑为了完成工作我们要采用的工作方法是什么或要完成工作要经历哪些关键的步骤，使我们对如何展开工作心中有数。 1.3.3.资源分配 在明白了要做的事情及做事情的方法之后，我们就要考虑要完成我们所要做的事情，所要用到的资源，包括人员、设备、时间等。以便做事情的方法得到有效运用。 1.3.4.工作进度及交付物 有了以上这些还不够，我们还要充分考虑我们对工作进度以及我们在每个工作阶段所要提交的工作产物，以便我们对不同的工作阶段的工作效果进行考察，同时也是我们进行工作阶段转移的一个检查标准。因为没有工作产物的工作是没有任何意义的。 1.4.制定高效的工作计划的关键步骤 1.4.1.工作驱动源的收集 要制定可行的工作计划，我们首先就要进行工作项的收集整理。 1.4.1.1如何收集工作任务项 为了提高工作效率我们必须要把我们未来将要产生的工作任务尽可能多的收集过来，这些工作项可能是我们日常工作必须进行的、也可能是来之于我们上级部门或兄弟部门的。为了得到他们的工作支持，我们应该让他们明白我们做这项工作的目的是尽可能高质量的为他们做好工作配合。我们可以在每个月末的最后一周的第一个工作日向他们发出通知，请他们将他们在下个月将需要我们协作完成的工作项以及工作要求在本月最后两个工作日之前以任务单的形式提交。并告知他们我们将对他们提交的工作协作项优先进行计划安排，没有提前提出协作需求的工作项可能会被作为临时工作进行安排，这样将会极大地降低协作质量。相信明白利害关系后，肯定能得到他们的工作支持和配合。 建议：将自己的工作进行抽样提取，将自己规律化的工作单独提取出来，这些可能是每天都处理得工作或处理方式相同的工作。做为规律性工作计划。 1.4.2.工作项排序 工作项排序就很简单了，我们只需将收集来的工作项按时间要求的顺序进行排列，生成一个工作项列表。 1.4.3.工作资源分配 在得到工作项列表之后我们所要做的就是为每个工作项进行资源安排了。当然此时我们要对我们手头的资源做到心中有数，我们可以先不考虑资源问题，而是在工作项列表中为每个工作项进行最理想的资源配置。 1.4.4.资源协调 由于我们是对每个工作项进行的都是最理想化配置，结合手头资源难免会出现资源不足或资源冲突。所以在有了配置资源后的工作项列表后，我们还需要对这个列表进行最后的审查调整，找出由于资源冲突而导致资源不足的工作项。把这些工作项的相关部门的人员集中起来，使大家站在顾全大局的角度进行问题分析，对工作项进行优先级排序并对资源分配情况进行调整，得到一个公认的资源配置表。到此为止我们就完成了我们的工作计划制定。 2.工作计划的有效推进和跟踪 有了工作计划，我们还需要保证计划的有效进行才能保证工作的工组的正常开展。在这里给大家提一个建议就是为每个工作计划符上一个执行计划（可能这么叫不太恰当），用来对计划的执行进行有效的跟踪和有效调整。具体做法是： ● 执行计划按天进行（计划中连续几天处理一个事情的安时间段划分）。 ● 每天都将工作计划中落在当天的工作项提取出来